Płatności online za rezerwacje i zajęcia
Mieszkańcy płacą przez Przelewy24 na rachunek jednostki, a gotówkę, dopłaty i zwroty pracownik odnotowuje w tej samej rezerwacji.
Mieszkaniec, który zarezerwował salę albo zapisał się na zajęcia, płaci od razu przez Przelewy24. Status płatności zmienia się w rezerwacji po potwierdzeniu z bramki, więc pracownik nie sprawdza wyciągu. Gotówka w kasie i zwykły przelew nadal są możliwe: pracownik odnotowuje je w tej samej rezerwacji.
Pieniądze na rachunku jednostki
Każda jednostka przyjmuje wpłaty na swój rachunek, na podstawie własnej umowy z Przelewy24.
- Konfiguracja dla każdej organizacji. OSiR, dom kultury i urząd mają osobne dane sprzedawcy. Jednostka bez umowy z Przelewy24 przyjmuje tylko płatności na miejscu.
- Tryb testowy. Jednostka sprawdza płatności na testowym serwerze Przelewy24, niezależnie od innych jednostek, zanim zacznie przyjmować prawdziwe wpłaty.
- Płatność online przy ofercie. Przy każdym obiekcie, zajęciach i wydarzeniu jednostka decyduje, czy mieszkaniec może zapłacić przez internet.
- Bez pośrednika. ZAJMIJ.TO nie przyjmuje pieniędzy mieszkańców. Umowę z Przelewy24 zawiera jednostka, a prowizje operatora nie są częścią abonamentu.
Jak płaci mieszkaniec
Płatność to jeden krok po potwierdzeniu rezerwacji, bez zakładania konta.
- Płatność po potwierdzeniu. Mieszkaniec potwierdza rezerwację linkiem z wiadomości e-mail i przechodzi do Przelewy24.
- Status z bramki. System sprawdza podpis powiadomienia z Przelewy24 i sam oznacza wpłatę. Płatności online nie da się oznaczyć jako opłaconej ręcznie, co chroni przed pomyłką w ewidencji.
- Dopłata z linku. Brakującą kwotę mieszkaniec dopłaca z podglądu rezerwacji, do którego prowadzi link w wiadomości.
- Nieudana płatność. Gdy płatność się nie powiedzie, mieszkaniec dostaje o tym wiadomość e-mail.
Wpłaty na miejscu i w częściach
Nie każda wpłata przychodzi przez internet, a wszystkie widać w jednej rezerwacji.
- Gotówka i przelew. Wpłatę w kasie albo przelew poza systemem pracownik odnotowuje w panelu. Gdy mieszkaniec przerwał płatność online i zapłacił na miejscu, pracownik anuluje oczekującą płatność online i wpisuje wpłatę ręcznie.
- Płatność w częściach. Na przykład zaliczka przy rezerwacji i reszta przed wydarzeniem; system pokazuje, ile zostało do zapłaty.
- Termin płatności. Ustala go jednostka. System nie odwołuje nieopłaconej rezerwacji, bo w wielu miejscach mieszkaniec płaci na miejscu; o zaległości decyduje pracownik.
- Przypomnienie. Przed terminem płatności mieszkaniec dostaje przypomnienie e-mailem, a nieopłacone terminy widać w raporcie należności.
- Kaucja. Osobna wpłata obok czynszu, online albo na miejscu, z potwierdzeniem w PDF. Po zwrocie obiektu system potrąca z niej należności z protokołu i przygotowuje zwrot reszty.
Potwierdzenia i zwroty
Każda wpłata i każdy zwrot mają dokument i ślad w historii rezerwacji.
- Potwierdzenie płatności w PDF. Z numerem w formacie RCH-rok-numer, unikalnym w danym roku. Mieszkaniec dostaje je e-mailem, a jednostka ma je w panelu.
- Zwrot pełny albo częściowy. Przez Przelewy24, do kwoty pierwotnej wpłaty, albo przelewem lub gotówką. Po zwrocie mieszkaniec dostaje wiadomość, a potwierdzenie zwrotu w PDF jest w panelu.
- Zwroty przygotowane przez system. Przy odwołanych zajęciach, odwołanym wydarzeniu i blokadzie obiektu system sam wylicza i zakłada zwroty za opłacone terminy.
- Rezygnacja mieszkańca. Zwrot za odwołany termin czeka na potwierdzenie pracownika. Po terminie bezpłatnej rezygnacji termin może odwołać tylko administrator albo kierownik, a o zwrocie jednostka decyduje indywidualnie.
Ceny i VAT
Mieszkaniec widzi cenę brutto, a pracownik także netto, VAT i historię cen.
- Sześć stawek VAT. 23%, 8%, 5%, 0%, „zwolniony” i „nie podlega”; cenę brutto system liczy sam.
- Cena zapisana w rezerwacji. Zmiana cennika nie zmienia rezerwacji przyjętych wcześniej.
- Cennik indywidualny. Osobna stawka dla stałego klienta, na przykład klubu sportowego.
- Zniżki. Cena uwzględnia uprawnienie mieszkańca, na przykład seniora albo posiadacza Karty Dużej Rodziny; zniżki się nie sumują.
- Najniższa cena z 30 dni. Przy cenie w portalu, zgodnie z ustawą o informowaniu o cenach towarów i usług.
Czego płatności nie obejmują
System nie wystawia faktur w imieniu jednostki i nie wysyła ich do KSeF: faktury za wynajem jednostka wystawia w swoim programie księgowym. Nie obsługujemy karnetów ani abonamentów dla mieszkańców ani połączenia z systemem finansowo-księgowym jednostki. Wpływy, zwroty i należności zestawiają raporty CSV.
Na prezentacji pokażemy płatność i zwrot na przykładowych danych.