ZAJMIJ.TO

Funkcje systemu rezerwacji dla gmin, OSiR-ów i szkół

Wszystko, co działa w systemie już dziś: od rezerwacji obiektu po raporty.

Co potrafi ZAJMIJ.TO?

Od pierwszego pytania o wolny termin do rozliczonej rezerwacji.

Panel jednostki: grafik jednego dnia trzech obiektów z rezerwacjami klubów i mieszkańców, na przykładowych danych
Panel jednostki: grafik dnia obiektów. Ekran aplikacji na przykładowych danych.

Rezerwacje obiektów online

Sale, boiska i świetlice z opisem, zdjęciami i godzinami dostępności. Mieszkaniec rezerwuje bez zakładania konta i potwierdza rezerwację e-mailem.

Płatności online

Zarządzanie zajęciami

Terminy zajęć na wiele tygodni naprzód, limit miejsc, prowadzący i odwoływanie pojedynczych terminów.

Zapisy na zajęcia

Panel administracyjny

Pracownicy jednostek obsługują rezerwacje w jednym panelu, z rolami i dostępem tylko do własnych organizacji.

Raporty i statystyki

18 raportów w plikach CSV: rezerwacje, finanse, obłożenie i klienci, a do tego pulpit z bieżącymi liczbami.

Raporty i statystyki

Wielojęzyczność (PL, EN, UA)

Portal dla mieszkańców w wersji polskiej, angielskiej i ukraińskiej.

Portal dla mieszkańców

Reklamacje i zgłoszenia

Reklamacja zakończonej rezerwacji i korespondencja z pracownikiem w jednym wątku, z załącznikami.

ZAJMIJ.TO to jeden system dla wszystkich jednostek organizacyjnych, które udostępniają obiekty albo prowadzą zajęcia: urzędu, OSiR-u, domu kultury, szkół i bibliotek. Każda z nich pracuje na swoich obiektach, cennikach i rachunku płatności, a mieszkańcy widzą jedną, wspólną ofertę. Poniżej opisujemy wszystko, co system robi dziś, w jednym abonamencie, bez modułów.

Obiekty i grafik

Wszystkie sale, hale, boiska i świetlice w jednym grafiku, z zasadami ustawionymi przy każdym obiekcie.

  • Katalog obiektów. Opis, galeria zdjęć, adres z mapą, pojemność, powierzchnia i udogodnienia, na przykład parking, szatnie i dostosowanie dla osób z niepełnosprawnościami.
  • Obiekty złożone. Kompleks może mieć części: hala podzielona na boiska albo budynek z kilkoma salami.
  • Zasady przy obiekcie. Godziny, w których można rezerwować, termin, do którego jednostka przyjmuje rezerwacje, i termin bezpłatnej rezygnacji.
  • Harmonogram w panelu. Widok dnia, tygodnia i miesiąca dla kilku obiektów naraz, z kolorami klientów; harmonogram do pobrania w PDF.
  • Blokady terminów. Na remont, awarię albo imprezę lokalną. Przed zapisaniem widać, których rezerwacji dotyczy blokada i jakie kwoty trzeba zwrócić.
  • Kategorie. Z ikoną i kolorem; wyłączenie kategorii na sezon ukrywa jej obiekty i zajęcia, a przy ponownym włączeniu można wybrać, co wraca.
  • Regulamin obiektu. Plik regulaminu i dokumenty do pobrania przy każdym obiekcie.
  • Warunki najmu. Kaucja, opłata za sprzątanie, wymóg ubezpieczenia OC, czas na przygotowanie i sprzątanie sali przed rezerwacją i po niej oraz lista kontrolna do protokołu wydania.

Rezerwacje

Mieszkaniec rezerwuje sam, o każdej porze, a pracownik dostaje gotowe zgłoszenie zamiast telefonu.

  • Rezerwacja bez zakładania konta. Mieszkaniec wybiera jeden lub kilka terminów i potwierdza rezerwację linkiem z wiadomości e-mail; do tego czasu terminy są wstrzymane dla innych.
  • Rezerwacja przez pracownika. Zgłoszenie przyjęte telefonicznie albo w urzędzie pracownik wpisuje w panelu.
  • Decyzja pracownika. Pracownik potwierdza albo odrzuca rezerwację i zatwierdza jej cenę; o zatwierdzonej cenie mieszkaniec dostaje wiadomość.
  • Rezygnacja z części terminów. Odwołanie pojedynczych terminów z rezerwacji, z przeliczeniem ceny i zwrotem.
  • Podgląd po kodzie. Mieszkaniec sprawdza status rezerwacji, płaci i odwołuje termin z linku w wiadomości, bez logowania.
  • Załączniki. Do rezerwacji można dołączyć pliki, na przykład skan pisma albo podpisaną umowę.
  • Klienci. Osoby prywatne i firmy z NIP i REGON; stałego klienta system rozpoznaje po adresie e-mail albo NIP i pokazuje jego historię i saldo.

Najem sal i świetlic

Wynajem świetlicy na przyjęcie wymaga więcej niż rezerwacji godziny: umowy, kaucji, kluczy i spisu stanu sali.

  • Umowa najmu online. Przy obiekcie jednostka wskazuje wzór umowy. Mieszkaniec czyta ją w formularzu rezerwacji, akceptuje i dostaje PDF e-mailem; rezerwację przyjętą w biurze podpisuje się na miejscu.
  • Kaucja. Osobna wpłata obok czynszu, przez Przelewy24 albo na miejscu, z potwierdzeniem wpłaty i zwrotu w PDF.
  • Protokoły wydania i zwrotu. Lista kontrolna, uwagi, zdjęcia i przekazanie kluczy; pracownik zatwierdza protokół w panelu.
  • Rozliczenie kaucji. Należności z protokołu zwrotu, na przykład za sprzątanie albo szkody, system potrąca z kaucji i przygotowuje zwrot reszty.
  • Czas na przygotowanie sali. Przerwa przed rezerwacją i po niej blokuje obiekt dla innych i nie zmienia ceny.

Zniżki i ulgi

Jednostka opisuje, kto ma prawo do niższej ceny, a system liczy ją sam przy każdej rezerwacji tej osoby.

  • Grupy uprawnień. Na przykład senior, posiadacz Karty Mieszkańca albo Karty Dużej Rodziny; przy karcie zapisuje się jej numer i datę ważności.
  • Reguły zniżek. Procent, kwota albo cena stała dla całej oferty, kategorii, obiektu, zajęć lub wydarzenia, także w wybranym okresie.
  • Cena liczona automatycznie. System wybiera zniżkę najkorzystniejszą dla mieszkańca; zniżki się nie sumują, a po wygaśnięciu karty obowiązuje cena podstawowa.
  • Wniosek mieszkańca. Mieszkaniec prosi o uprawnienie przy rezerwacji albo w panelu klienta i dołącza dokument; pracownik zatwierdza wniosek albo go odrzuca.
  • Zestawienie zniżek. Rezerwacje ze zniżką w wybranym okresie: cena podstawowa, kwota zniżki i cena po zniżce.

Zajęcia i wydarzenia

Grafik zajęć na cały sezon ustawia się raz, a zapisy i wolne miejsca system liczy sam.

  • Harmonogram na wiele tygodni. Z jednej definicji, na przykład poniedziałki i środy o 17:00 do końca czerwca, system tworzy wszystkie terminy.
  • Limit miejsc. Maksymalna i minimalna liczba uczestników; mieszkańcy widzą, ile miejsc zostało.
  • Prowadzący. Trener albo instruktor przypisany do zajęć, z ostrzeżeniem o kolizji jego terminów; grafik prowadzącego do pobrania.
  • Odwołanie zajęć. Uczestnicy dostają wiadomość, a system sam zakłada zwroty ich wpłat.
  • Wydarzenia jednorazowe. Turnieje, koncerty i spotkania z zapisami, z limitem miejsc albo bez limitu.
  • Dostęp kodem PIN. Prowadzący sprawdza swoje zajęcia, a stały klient swoje rezerwacje bez konta w panelu, kodem zatwierdzonym przez administratora.

Płatności i rozliczenia

Pieniądze trafiają na rachunek jednostki, a każda wpłata i każdy zwrot mają potwierdzenie i historię.

  • Przelewy24. Płatności online na rachunek jednostki: osobna konfiguracja dla każdej organizacji, a w razie potrzeby dla obiektu lub zajęć.
  • Płatności ręczne. Gotówkę w kasie i przelew tradycyjny pracownik oznacza w panelu.
  • Dopłaty. Kilka płatności częściowych do pełnej kwoty rezerwacji.
  • Zwroty. Pełne i częściowe, przez Przelewy24 albo ręcznie; przy odwołanych zajęciach i blokadzie obiektu system przygotowuje je sam.
  • Potwierdzenia płatności w PDF. Z numeracją roczną, wysyłane mieszkańcowi e-mailem.
  • Cenniki. Stawka za godzinę albo za udział, sześć stawek VAT, cennik indywidualny dla stałych klientów, na przykład klubu sportowego. Cena z chwili rezerwacji zostaje przy rezerwacji, więc zmiana cennika nie zmienia przyjętych zobowiązań.
  • Najniższa cena z 30 dni. Przy każdej cenie w portalu, zgodnie z ustawą o informowaniu o cenach towarów i usług.
  • Termin płatności. Ustala go jednostka; system nie odwołuje nieopłaconej rezerwacji, więc mieszkaniec może zapłacić na miejscu.
  • Kaucja. Osobna płatność obok czynszu, rozliczana po protokole zwrotu obiektu.

Portal dla mieszkańców

Strona jednostki, na której mieszkańcy znajdują obiekty, zajęcia i wydarzenia i od razu rezerwują.

  • Wyszukiwarka. Obiekty, zajęcia i wydarzenia z filtrami: kategoria, lokalizacja, cena, pojemność i udogodnienia.
  • Kalendarz wolnych terminów. Przy każdym obiekcie, w widoku dnia, tygodnia i miesiąca.
  • Trzy języki. Wersja polska, angielska i ukraińska; tryb jasny i ciemny.
  • Na telefonie. Portal działa w przeglądarce, mieszkańcy nie instalują aplikacji.
  • Adres i barwy jednostki. Subdomena zajmij.to, kolor i logo jednostki.
  • Opinie. Oceny od 1 do 5 i komentarze po wizycie, z moderacją.
  • Dostępność. Portal jest projektowany zgodnie z WCAG 2.1 AA; samoocena dostawcy (WCAG 2.1 AA) zakończona 2 listopada 2026 r. - bez stwierdzonych niezgodności.

Panel i organizacja pracy

Każdy pracownik widzi swoje obiekty i sprawy, a urząd ma wgląd w całość.

  • Jednostki organizacyjne. Urząd, OSiR, dom kultury, szkoła, biblioteka i inne, łącznie 22 typy, każda z własnymi pracownikami, obiektami, cennikami i płatnościami.
  • Trzy role. Administrator, kierownik i pracownik; pracownik obsługuje tylko obiekty, którymi zarządza.
  • Pulpit. Bieżące liczby: rezerwacje, płatności, zajęcia, reklamacje i opinie.
  • Powiadomienia. W panelu i e-mailem: nowe rezerwacje, płatności, reklamacje i zmiany.
  • Notatki wewnętrzne. Do klientów, rezerwacji, obiektów, zajęć i reklamacji, z historią zmian; mieszkańcy ich nie widzą.
  • Szablony dokumentów. Umowy i pisma w formacie DOCX wypełniane danymi rezerwacji, obiektu i jednostki jednym kliknięciem.
  • Ustawienia w panelu. Terminy, limity, płatności i dane jednostki administrator zmienia sam, bez informatyka.

Kontakt z mieszkańcem

Sprawy przed i po wizycie załatwia się w systemie, a nie w skrzynce pocztowej.

  • Wiadomości e-mail. Potwierdzenia, przypomnienia o rezerwacji i płatności, informacje o zwrotach i prośby o opinię wysyłane automatycznie.
  • Reklamacje. Mieszkaniec składa reklamację do zakończonej rezerwacji bez logowania i dostaje numer sprawy.
  • Jeden wątek. Korespondencja z mieszkańcem w jednym miejscu, z załącznikami (zdjęcia, PDF, filmy), priorytetem i opiekunem sprawy.
  • Prośba o opinię. Po wizycie system prosi o ocenę; średnia ocen widnieje przy obiekcie i zajęciach.

Raporty i statystyki

Dane do sprawozdania dla wójta, burmistrza i rady bez sumowania arkuszy.

  • 18 raportów w plikach CSV. Rezerwacje, finanse, obłożenie, klienci, prowadzący, opinie i reklamacje; pliki otwierają się w Excelu. Udzielone zniżki pokazuje osobne zestawienie w panelu.
  • Mapa popytu. Obłożenie obiektów w poszczególne dni tygodnia i godziny.
  • Rankingi. Obiekty i klienci według przychodu i liczby rezerwacji.
  • Zaległości. Lista nieopłaconych terminów potwierdzonych rezerwacji.
  • Filtry i historia. Okres, jednostka, obiekt, klient albo prowadzący; gotowy raport przychodzi e-mailem i zostaje w historii w panelu.

Bezpieczeństwo i dane

Jednostka zostaje administratorem danych mieszkańców i ma je zawsze pod ręką.

  • Osobna baza danych. Każde konto ma w usłudze własną bazę danych.
  • Logowanie. Jednorazowy kod e-mail dla wybranych kont, ostrzeżenie o podejrzanym logowaniu i blokada po nieudanych próbach.
  • Dziennik aktywności. Kto, co i kiedy zmienił, z wartością przed zmianą i po niej.
  • Dokumenty prawne. Wzory regulaminu portalu, klauzuli RODO i polityki cookies uzupełnione danymi jednostki, do zatwierdzenia w panelu, albo własne dokumenty jednostki w PDF; z wersjami i archiwum.
  • Eksport danych jednostki. Baza danych, zestawienia CSV i pliki do pobrania w panelu, bezpłatnie i wielokrotnie.
  • Anonimizacja. Dane osobowe zakończonych rezerwacji są anonimizowane po okresie, który ustala jednostka.
  • Utrzymanie. Aktualizacje i kopie zapasowe są w cenie abonamentu.

Wdrożenie i wsparcie

Od zgłoszenia do działającego portalu prowadzi kreator, a w razie pytań pomaga zespół ZAJMIJ.TO.

  • Kreator uruchomienia. Dane jednostki, barwy, jednostki organizacyjne, obiekty, Przelewy24, dokumenty i deklaracja dostępności, a na końcu „Uruchom portal”.
  • Import danych. Obiekty, cenniki i konta pracowników z arkusza albo obecnego systemu w ramach opcjonalnego, płatnego wdrożenia.
  • Wsparcie. W panelu („Pomoc ZAJMIJ.TO”) i e-mailem, w dni robocze w godzinach 8:00-16:00, w cenie abonamentu.
  • Katalog ofert na zajmij.to. Za zgodą jednostki jej obiekty, zajęcia i wydarzenia pojawiają się w katalogu na stronie zajmij.to.

Czego dziś nie oferujemy

Nie oferujemy karnetów dla mieszkańców, kontroli wejścia (bramek i kart dostępu), automatycznego sprawdzania kart w systemach Karty Mieszkańca (kartę i dokumenty sprawdza pracownik) ani wiadomości SMS: powiadomienia idą e-mailem i do panelu. Jeśli któraś z tych funkcji jest dla Państwa warunkiem, prosimy napisać o tym w zgłoszeniu.

Wszystkie funkcje w każdym pakiecie

Wszystkie opisane funkcje są w każdym abonamencie, bez modułów. Cena zależy tylko od pojemności - liczby obiektów, definicji zajęć i wydarzeń jednocześnie - a nie od liczby jednostek, kont pracowników i rezerwacji. Zapraszamy na bezpłatną prezentację: pokażemy system na przykładowych danych.