Zapisy na zajęcia online z limitem miejsc

Zajęcia w domu kultury, na pływalni czy w hali to coś innego niż wynajem sali: grupa spotyka się co tydzień przez cały semestr, ma prowadzącego i ograniczoną liczbę miejsc. ZAJMIJ.TO obsługuje zajęcia i wydarzenia obok obiektów, w tym samym panelu i w tym samym portalu dla mieszkańców.

Harmonogram zajęć

Cały sezon ustawia się raz, a potem poprawia tylko to, co się zmieniło.

Zajęcia i terminy. Zajęcia, na przykład „Joga dla początkujących”, mają salę, kategorię, opis, liczbę miejsc, cenę i regulamin. Każdy termin ma swoją datę, godziny, prowadzącego i poziom zaawansowania.
Terminy z jednego wzoru. Wzór „poniedziałek i środa, 18:00-19:30” tworzy do 100 kolejnych terminów; przy tworzeniu zajęć można podać do 10 takich wzorów naraz.
Pojedynczy termin. Zmiana albo odwołanie jednego terminu nie rusza reszty cyklu.
Zajęcia w portalu. Mieszkańcy przeglądają zajęcia i wolne miejsca bez logowania, z filtrami lokalizacji, kategorii i ceny.

Limit miejsc

System pilnuje liczby miejsc, więc pełna grupa nie przyjmuje kolejnych zapisów.

Najmniej i najwięcej uczestników. Pracownik ustawia minimalną i maksymalną liczbę uczestników, a mieszkaniec widzi, ile miejsc zostało w danym terminie.
Ostatnie miejsce dla jednej osoby. System wlicza do zajętych miejsc zapisy, które czekają na potwierdzenie linkiem z e-maila (domyślnie 15 minut). Niepotwierdzone miejsce wraca do puli.
Zamknięcie zapisów. Zapisy na termin kończą się wybraną liczbę godzin przed zajęciami.
Bezpieczna zmiana limitu. Limitu nie da się zmniejszyć poniżej liczby osób już zapisanych.

Prowadzący

Trener albo instruktor ma swój profil, grafik i dostęp do własnych zajęć.

Profil prowadzącego. Opis, specjalizacje i kolor, którym jego zajęcia są oznaczone w harmonogramie.
Ostrzeżenie o kolizji. Gdy prowadzący ma już zajęcia w tym samym czasie, system ostrzega pracownika; przy zajęciach łączonych ostrzeżenie można świadomie pominąć.
Grafik w PDF. Harmonogram prowadzącego w widoku miesiąca, tygodnia albo listy.
Dostęp kodem PIN. Prowadzący nie potrzebuje konta w panelu: prosi o kod PIN, a po zatwierdzeniu wniosku widzi swoje terminy.
Nowy uczestnik. Prowadzący dostaje wiadomość e-mail, gdy ktoś zapisze się na jego zajęcia.

Opłaty i zasady

Zajęcia mogą być bezpłatne albo płatne za każdy termin, z zasadami rezygnacji znanymi przed zapisem.

Płatne albo bezpłatne. Cena za udział w terminie; płatność online przez Przelewy24 na rachunek jednostki albo na miejscu.
Cena w portalu albo na zapytanie. Cenę zajęć można pokazać w portalu albo ukryć.
Zasady rezygnacji. Termin, do którego uczestnik może zrezygnować, i opis zasad, widoczne przy zajęciach.
Regulamin zajęć. Plik PDF dołączony do zajęć.

Odwołanie terminu

Choroba prowadzącego albo awaria sali to jedna czynność w panelu.

Wiadomość do uczestników. System anuluje zapisy i wysyła uczestnikom e-mail z nazwą, datą i godziną odwołanych zajęć.
Zwroty za opłacone miejsca. System sam zakłada zwroty wpłat za odwołany termin.
Nowy termin zamiast przywracania. Odwołanego terminu nie da się przywrócić; w razie potrzeby tworzy się nowy.

Wydarzenia jednorazowe

Koncert, turniej albo dzień otwarty: z zapisami albo tylko jako informacja w portalu.

Jedna data. Wydarzenie ma datę, godziny, opis i kategorię.
Z limitem albo bez. Liczba miejsc albo wydarzenie bez limitu.
Zapisy włączone albo wyłączone. Bez zapisów wydarzenie jest informacją w portalu, z opcjonalnym linkiem do zewnętrznej strony.
Odwołanie wydarzenia. Anuluje rezerwacje, zakłada zwroty i informuje uczestników tak samo jak przy zajęciach.

Uczestnik i kierownik

Uczestnik dostaje wiadomości bez zakładania konta, a kierownik liczby do sprawozdania.

Potwierdzenie zapisu. E-mail z numerem rezerwacji i kodem dostępu. Kodem uczestnik otwiera rezerwację, rezygnuje z terminu albo składa reklamację.
Przypomnienie i opinia. Dzień przed zajęciami przychodzi przypomnienie, a po nich prośba o ocenę od 1 do 5.
Lista zapisanych. Pracownik widzi, kto zapisał się na dany termin.
Statystyki prowadzących. Raport CSV z liczbą terminów, godzin i przychodów każdego prowadzącego w podziale na zajęcia.

Czego dziś nie obejmuje

Nie obsługujemy karnetów ani opłaty za cały semestr jedną płatnością: każdy termin ma osobną cenę. Nie ma listy rezerwowej, gdy brakuje miejsc, ani listy obecności. System nie odwołuje sam zajęć, na które zapisało się za mało osób: minimalna liczba uczestników jest informacją dla pracowników. Jeśli jednostka rozlicza dotacje na podstawie obecności, prosimy napisać nam o tym przed decyzją.

Na prezentacji pokażemy harmonogram zajęć i zapis na przykładowych danych.