Cennik systemu rezerwacji dla gmin i ich jednostek

Jak liczymy pule

• Obiekt - każdy obiekt w panelu, także część oferowana osobno: basen z 6 torami rezerwowanymi osobno i z ofertą całego basenu to 7 obiektów, hala z 3 sektorami i ofertą całej hali - 4. Obiekt liczy się także wtedy, gdy jest nieaktywny albo ukryty.
• Definicja zajęć - jedna grupa zajęć, na przykład joga we wtorki. Terminy i uczestnicy się nie liczą: 100 terminów jednej grupy to nadal jedne zajęcia.
• Wydarzenie jednocześnie - wydarzenie przyszłe albo trwające. Zakończone i odwołane zwalniają miejsce, więc w roku można zorganizować znacznie więcej wydarzeń, niż wynosi pula.

Miejsce po obiekcie albo zajęciach, które nie są już prowadzone, zwalnia archiwizacja w panelu: pozycja znika z portalu i list, a jej historia, płatności i raporty zostają. Obiekt z przyszłymi rezerwacjami można zaplanować do archiwizacji - system zarchiwizuje go po ostatniej z nich.

Panel pokazuje wykorzystanie każdej puli. Gdy pula się zapełni, nie można dodać kolejnego obiektu, zajęć albo wydarzenia - ale wszystko, co już działa, działa dalej: rezerwacje, zapisy, płatności i raporty. Nie wystawiamy rachunków za użycie ponad pakiet. Szczegółowe zasady zapisujemy w załączniku cenowym - jego wzór jest publicznie na zajmij.to, a administrator akceptuje go w panelu razem z umową.

Co obejmuje abonament

Wszystkie funkcje, w każdym pakiecie:

• rezerwacje obiektów z cennikami, blokadami i obsługą rezygnacji;
• zapisy na zajęcia z limitem miejsc i wydarzenia jednorazowe;
• płatności online przez Przelewy24, płatności ręczne i zwroty;
• raporty w CSV i pulpit ze statystykami;
• powiadomienia e-mail dla mieszkańców i pracowników;
• portal dla mieszkańców w wersji polskiej, angielskiej i ukraińskiej;
• reklamacje, opinie, dokumenty i dziennik zmian.

Bez limitu jednostek, użytkowników panelu, rezerwacji i terminów zajęć. Utrzymanie systemu, kopie zapasowe, aktualizacje, wsparcie i eksport pełnych danych jednostki są w cenie. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych również.

Dane przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG): serwer aplikacji stoi w Polsce (OVHcloud, Warszawa), a kopie zapasowe w innym regionie OVHcloud w EOG (Frankfurt). Pełną listę podprzetwarzających i miejsc przechowywania danych, kopii zapasowych i poczty zawiera umowa powierzenia.

Wsparcie jest w cenie abonamentu: zgłoszenia przyjmujemy w panelu („Pomoc ZAJMIJ.TO”) i e-mailem na pomoc@zajmij.to, w dni robocze w godzinach 8:00-16:00. Pierwsza odpowiedź przychodzi najpóźniej po 4 godzinach wsparcia przy sprawie pilnej, 8 godzinach przy wysokiej, 2 dniach roboczych przy normalnej i 5 dniach roboczych przy niskiej. Szczegóły zapisujemy w załączniku SLA do umowy.

Czego abonament nie obejmuje

• Prowizji Przelewy24. Każda jednostka, która chce przyjmować płatności online, zawiera własną umowę z Przelewy24 i rozlicza prowizje bezpośrednio z operatorem. Wpłaty mieszkańców trafiają na jej konto, nie do nas.
• Pojemności ponad zamówione pule. Więcej obiektów, zajęć albo wydarzeń - pakiety dodatkowe.
• Wdrożenia, importu danych i pracy wykonywanej za jednostkę, na przykład wprowadzania cenników czy kolejnych szkoleń całego zespołu. To usługa opcjonalna, opisana niżej. Zwykłe pytania i zgłoszenia błędów obsługujemy w abonamencie, bez limitu zgłoszeń.
• Funkcji, których system dziś nie ma, na przykład karnetów, kontroli wejścia czy powiadomień SMS. Nie budujemy płatnych funkcji na zamówienie jednego klienta: funkcja przyjęta do planu rozwoju trafia do wszystkich jednostek bez dopłaty.

Zgłoszenie i umowa

Zgłoszenie nie zobowiązuje do niczego. Konto jednostki uruchamiamy po sprawdzeniu zgłoszenia. Gdy zdecydują Państwo o korzystaniu z systemu, administrator jednostki włącza abonament w panelu i płaci za pierwszy okres. Po pierwszym zalogowaniu administrator jednostki akceptuje w systemie regulamin usługi, umowę subskrypcji, umowę powierzenia przetwarzania danych, załącznik SLA i cennik - z oświadczeniem o umocowaniu. Ta akceptacja zawiera umowę, bez podpisywania dokumentów; wzory wszystkich tych dokumentów są publicznie na zajmij.to; PDF zaakceptowanych dokumentów dostaje mailem i widzi na stronie „Abonament i faktury”. Jeśli potrzeba więcej czasu, na przykład na decyzję rady albo zmianę w budżecie, prosimy o wiadomość.

Do pracy na prawdziwych danych mieszkańców potrzebna jest umowa powierzenia.

Gdy abonament nie zostanie włączony

Jeśli abonament nie zostanie włączony albo wygaśnie:

1. Przez 30 dni konto działa tylko do odczytu. Wszystkie dane pozostają widoczne i można je wyeksportować: plik z danymi organizacji, obiektów, rezerwacji, klientów i płatności oraz załączone pliki. Płatności i zwroty rozpoczęte wcześniej zostaną dokończone.
2. Po tych 30 dniach konto jest archiwizowane: dane przenosimy do zaszyfrowanego archiwum, a baza danych konta zostaje usunięta. Przez kolejne 30 dni konto można jeszcze przywrócić z archiwum na wniosek, potem archiwum jest usuwane.

W każdej chwili przed archiwizacją można wrócić z trybu tylko do odczytu, włączając i opłacając abonament w panelu.

Płatność i faktura

• Z góry, w panelu. Abonament opłacają Państwo z góry za każdy miesiąc kalendarzowy, w panelu („Abonament i faktury” → „Zapłać”), przez Przelewy24. Nie wysyłamy faktur pro forma i nie przyjmujemy przelewów na rachunek. Prowizję operatora płatności ponosimy my.
• Faktura po wpłacie. Po każdej wpłacie wystawiamy fakturę VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF); PDF jest w panelu i w e-mailu.
• Nabywca i odbiorca. Nabywcą może być gmina, a odbiorcą urząd albo jednostka - według danych do faktury podanych w panelu.
• Pierwszy okres. Od dnia startu abonamentu do końca miesiąca, proporcjonalnie do dni; gdy w dniu zamówienia do końca miesiąca zostaje 14 dni albo mniej, pierwszy okres obejmuje też cały następny miesiąc - jedna płatność i jedna faktura. Kolejne miesiące są pełne.
• Kolejny miesiąc. 14 dni przed końcem opłaconego okresu przypominamy o płatności e-mailem i w panelu. Termin zapłaty to ostatni opłacony dzień.
• Brak zapłaty. Przez 7 dni po końcu opłaconego okresu konto działa w pełni, od 8. dnia tylko do odczytu. Zapłata do 30. dnia przywraca pełny dostęp od razu i obejmuje cały bieżący miesiąc, bez odsetek. Po 30 dniach abonament wygasa bez wypowiedzenia; potem obowiązują terminy z poprzedniej sekcji.
• Zmiana cennika. Obniżka obowiązuje automatycznie od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. O podwyżce albo mniejszych pulach zawiadomimy co najmniej 90 dni wcześniej; podwyżka nie przekracza wskaźnika cen GUS, a do jej wejścia można zakończyć abonament.
• Zakończenie. W każdej chwili, przyciskiem „Zakończ abonament” w panelu - ze skutkiem na koniec opłaconego miesiąca; do tego dnia można decyzję cofnąć.
• Po zakończeniu przekażemy Państwu eksport danych na zasadach z sekcji „Gdy abonament nie zostanie włączony”.

Czy potrzebny jest przetarg

Abonament to stała kwota miesięczna z cennika na górze strony (z pakietami dodatkowymi odpowiednio więcej), umowa jest na czas nieokreślony, opłacana co miesiąc z góry. O trybie zakupu decyduje jednostka, na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych i własnego regulaminu udzielania zamówień. Nie podajemy tu progów kwotowych ani gotowej interpretacji.

Wdrożenie i import danych

Opcjonalnie. Cenę wdrożenia minimalnego (praca na gotowych danych jednostki, w tym 2 godziny szkolenia zdalnego) i stawkę godzinową podajemy w cenniku na górze strony. Większy zakres (import, więcej jednostek, dłuższe szkolenia) wyceniamy według tej stawki: zgłaszają Państwo potrzebę w panelu, podajemy szacunek, a po wykonaniu prac - kwotę końcową (wyższa niż szacunek wymaga Państwa akceptacji). Przeniesiemy obiekty, cenniki i użytkowników z Excela albo dotychczasowego systemu, pomożemy w konfiguracji i przeszkolimy zespół. Za wdrożenie płacą Państwo po wykonaniu, przez Przelewy24 w panelu, i dostają osobną fakturę. Nie trzeba z niego korzystać, żeby zacząć. Szczegóły na stronie wdrożenie i import danych.

Abonament czy serwer w urzędzie

Przy instalacji na własnym serwerze urząd lub jednostka płaci za sprzęt i jego wymianę, a ktoś musi zająć się aktualizacjami, kopiami zapasowymi, certyfikatami i odtwarzaniem po awarii. W abonamencie te czynności są po naszej stronie, a koszt po stronie jednostki to stała kwota miesięczna. Warto porównać ją z obecnymi kosztami utrzymania podobnych systemów.

Najczęstsze pytania o rozliczenia

Czy cena zależy od włączonych funkcji? Nie. Wszystkie funkcje są w każdym pakiecie, a wyłączenie funkcji nie obniża ceny. Cena zależy tylko od pojemności: liczby obiektów, definicji zajęć i wydarzeń jednocześnie.

Co, jeśli pula się zapełni? Nie można dodać nowej pozycji tej puli, ale wszystko, co istnieje, działa dalej. Można zarchiwizować nieużywane obiekty albo zajęcia, albo dokupić pakiet w panelu - działa od razu po dopłacie. Nie naliczamy opłat za przekroczenie.

Czy liczba rezerwacji wpływa na cenę? Nie. Rezerwacje, terminy zajęć, uczestnicy i konta pracowników nie mają limitu.

Czy jednostki organizacyjne płacą osobno? Nie. Jeden abonament obejmuje wszystkie jednostki organizacyjne na koncie, a pule są wspólne.

Czy cena obejmuje płatności mieszkańców? Nie. Wpłaty mieszkańców za wynajem i zajęcia trafiają na konta jednostek, a prowizje Przelewy24 rozlicza się z operatorem.

Wyślij zgłoszenie - po sprawdzeniu zgłoszenia uruchomimy konto jednostki.