Załącznik cenowy usługi ZAJMIJ.TO

Załącznik cenowy usługi ZAJMIJ.TO - Basic, Pakiety dodatkowe i Wdrożenie

Wersja zalacznik-cennik-1.0. Usługę świadczy ZAJMIJTO (ZAJMIJ.TO). Ceny są jednakowe dla wszystkich Zamawiających i obowiązują od dnia wejścia tej wersji w życie (Umowa subskrypcji § 6 ust. 8).

§ 1. Abonament - jeden system, cena za zamówioną pojemność

1. ZAJMIJ.TO to jeden system: każdy Zamawiający korzysta ze wszystkich funkcji Usługi (§ 6), bez płatnych modułów i bez opłat za włączenie funkcji. Cena Abonamentu zależy wyłącznie od zamówionej pojemności - liczby obiektów, definicji zajęć, wydarzeń jednocześnie i miejsca na pliki (dalej „pule”). Warunków indywidualnych, rabatów ani cen negocjowanych nie ma.
2. Podstawą jest pakiet Basic: 499,00 zł netto miesięcznie (VAT 23%) za:

3. Większą pojemność Zamawiający zamawia sam w Panelu Pakietami dodatkowymi, najwyżej 20 Pakietów dodatkowych w każdej puli; większy zakres ZAJMIJ.TO ustala na wniosek Zamawiającego. Pakiet zwiększa jedną pulę i nie daje nowych funkcji; pule można zwiększać niezależnie od siebie:

4. Liczbę pakietów dobiera się do potrzebnej pojemności, zaokrąglając w górę do pełnego pakietu: potrzeba 31 obiektów przy pakiecie Basic z 30 obiektami i pakietach po 10 oznacza jeden pakiet obiektów. Cena miesięczna = cena pakietu Basic + suma cen Pakietów dodatkowych. Rabatu za łączenie pakietów nie ma.
5. Cena za pojemność, nie za zużycie. Abonament nie zależy od liczby rezerwacji, terminów zajęć, uczestników, użytkowników Panelu, jednostek organizacyjnych, mieszkańców ani od wartości rezerwacji. Niewykorzystana pojemność nie obniża ceny, a ZAJMIJ.TO nie pobiera opłat za użycie ponad zamówioną pojemność - po jej wyczerpaniu działa § 2 ust. 8.
6. Zakres i cenę Abonamentu Zamawiającego pokazuje Panel („Abonament i faktury”), a każdą zmianę - Potwierdzenie zamówienia.

§ 2. Zasady liczenia pul

1. Pule liczy się łącznie dla całego Konta Zamawiającego, we wszystkich jego jednostkach organizacyjnych. Przeniesienie pozycji między jednostkami nie zwalnia miejsca, a jednostki bez pozycji nic nie kosztują.
2. Obiekt. Liczy się każdy obiekt w Panelu, także obiekt podrzędny (np. tor, sektor, sala), niezależnie od tego, czy jest aktywny i czy jest widoczny na portalu. Przykład: basen z 6 torami rezerwowanymi osobno i z ofertą całego basenu to 7 obiektów; hala z 3 sektorami i ofertą całej hali to 4 obiekty. Zajęcia i wydarzenia nie tworzą dodatkowych obiektów - korzystają z istniejących.
3. Definicja zajęć. Liczy się każda definicja zajęć (np. grupa jogi), niezależnie od tego, czy jest aktywna. Terminy zajęć i uczestnicy nie zużywają puli: 100 terminów jednej grupy to jedna definicja zajęć. Dwie osobno utworzone grupy to dwie definicje, także przy tej samej nazwie.
4. Wydarzenie jednocześnie. Liczy się każde wydarzenie przyszłe albo trwające, także ukryte na portalu lub nieaktywne. Miejsce zwalnia zakończenie wydarzenia (data i godzina końca, czas polski) albo jego odwołanie. To limit równoczesnego kalendarza, a nie liczby wydarzeń w miesiącu: po zakończeniu wydarzeń można dodawać kolejne. Przesunięcie zakończonego wydarzenia na przyszłość wymaga wolnego miejsca w puli.
5. Pliki. Liczy się rozmiar przechowywanych plików przesłanych przez Zamawiającego i mieszkańców w jego procesach: zdjęcia galerii (jedna wersja główna po konwersji, bez miniatur), załączniki, regulaminy, szablony dokumentów, zdjęcia protokołów, pliki reklamacji i wniosków. Nie liczą się: baza danych, kopie zapasowe, logi, pliki tymczasowe, wygenerowane raporty, potwierdzenia i faktury oraz załączniki zgłoszeń do pomocy technicznej ZAJMIJ.TO. 1 GB = 1 000 000 000 bajtów. Techniczne ograniczenia rozmiaru pojedynczego pliku obowiązują niezależnie od puli.
6. Archiwizacja. Miejsce w puli obiektów i definicji zajęć zwalnia wyłącznie archiwizacja wykonana przez administratora Zamawiającego w Panelu; dezaktywacja ani ukrycie na portalu go nie zwalniają. Pozycja zarchiwizowana znika z portalu i z list, nie przyjmuje nowych rezerwacji, terminów ani wydarzeń, a jej historia, płatności i raporty zostają. Obiektu z niezarchiwizowanymi obiektami podrzędnymi albo z aktywnymi zajęciami nie archiwizuje się. Pozycję z przyszłymi rezerwacjami, terminami lub wydarzeniami można zaplanować do archiwizacji: od razu nie przyjmuje nowych, istniejące się realizują, a system archiwizuje ją po ostatnim zobowiązaniu. Przywrócenie z archiwum wymaga wolnego miejsca w puli.
7. Panel pokazuje Zamawiającemu wykorzystanie każdej puli. Od 80% puli plików Panel ostrzega o jej zapełnianiu.
8. Pełna pula. Przy wykorzystanej puli nie można dodać kolejnej pozycji tej puli (także nieaktywnej) ani przywrócić pozycji z archiwum; przy pełnej puli plików nie można przesłać nowych plików galerii, załączników i regulaminów obiektów, zajęć i wydarzeń, szablonów dokumentów i dokumentów portalu. Wszystko, co już istnieje, działa dalej: rezerwacje, zapisy, płatności, zwroty i raporty. Pliki potrzebne do obsługi istniejących zobowiązań (zdjęcia protokołów, załączniki rezerwacji, pliki mieszkańców w reklamacjach i wnioskach o ulgi) oraz logo można przesyłać także przy pełnej puli plików. Pule działają niezależnie: pełna pula obiektów nie blokuje dodania zajęć w istniejącym obiekcie.
9. Aby zwiększyć pojemność, Zamawiający dokupuje Pakiety dodatkowe w Panelu (§ 4 ust. 3); aby zwolnić miejsce - archiwizuje nieużywane pozycje.

§ 3. Wdrożenie

1. Wdrożenie może obejmować: ustalenia zakresu, import obiektów, cenników, jednostek organizacyjnych i użytkowników z arkuszy lub dotychczasowego systemu, konfigurację obiektów, harmonogramów i cenników, pomoc w konfiguracji płatności online Zamawiającego, szkolenie zespołu Zamawiającego (zdalnie, z nagraniem i instrukcjami), weryfikację uruchomienia i koordynację.
2. Wdrożenie minimalne - ok. 5 godzin pracy łącznie: krótkie ustalenia, konfiguracja na gotowych danych Zamawiającego (bez importu), 2 godziny szkolenia zdalnego, weryfikacja i koordynacja - za kwotę z tabeli. Większy zakres wycenia się według stawki godzinowej.
3. Przebieg (Umowa subskrypcji § 18): Zamawiający zgłasza potrzebę Wdrożenia w Panelu → ZAJMIJ.TO przedstawia szacunek niewiążący kwoty i zakresu → Zamawiający akceptuje szacunek w Panelu → ZAJMIJ.TO wykonuje Wdrożenie i wpisuje kwotę końcową z opisem prac → kwota nie wyższa niż szacunek jest od razu do zapłaty, wyższa wymaga akceptacji Zamawiającego → Zamawiający płaci przez Przelewy24 w Panelu w terminie 14 dni → faktura VAT w KSeF.
4. Za Wdrożenie płaci się po wykonaniu, bez zaliczki. Opóźnienie w zapłacie nie ogranicza dostępu do Usługi automatycznie; ZAJMIJ.TO może wstrzymać pełne świadczenie Usługi wyłącznie po bezskutecznym wezwaniu z dodatkowym terminem co najmniej 7 dni, na zasadach i z uzasadnieniem z Umowy subskrypcji § 18 ust. 5-6.
5. Szkoleń stacjonarnych nie oferujemy; jeżeli Zamawiający mimo to chce szkolenia na miejscu, pokrywa koszt dojazdu według faktycznych kosztów, uzgodniony w szacunku.
6. Korzystanie z Usługi nie wymaga Wdrożenia (Regulamin § 7) - Zamawiający może skonfigurować Konto Zamawiającego sam, korzystając z kreatora uruchomienia portalu. Włączenie Abonamentu i zwykła pomoc w działaniu Usługi nie są Wdrożeniem.

§ 4. Okres testowy, włączenie Abonamentu i zmiana zakresu

1. Okres testowy trwa 60 dni od uruchomienia Konta Zamawiającego, jest bezpłatny i nie zobowiązuje do włączenia Abonamentu (Regulamin § 4). W Okresie testowym Zamawiający korzysta ze wszystkich funkcji Usługi w pulach pakietu Basic. ZAJMIJ.TO może na prośbę Zamawiającego przedłużyć Okres testowy.
2. Włączenie Abonamentu. Administrator Konta włącza Abonament w Panelu w Okresie testowym albo po nim (do archiwizacji Konta): wybiera zakres, podaje dane do faktury i płaci przez Przelewy24 za pierwszy Okres rozliczeniowy. Abonament zaczyna się w dniu następującym po ostatnim dniu Okresu testowego, a włączony po jego zakończeniu - w dniu zapłaty (Umowa subskrypcji § 4).
3. Dokupienie Pakietu dodatkowego działa od razu po zaksięgowaniu dopłaty za pozostałe dni bieżącego miesiąca: cena Pakietu dodatkowego × liczba pozostałych dni łącznie z dniem zakupu ÷ liczba dni miesiąca, zaokrąglona do grosza (przykład: +10 obiektów za 150,00 zł kupione 21 dnia 30-dniowego miesiąca - 10 z 30 dni). Pakiet dokupiony w Okresie testowym, po włączeniu Abonamentu, działa od zapłaty, a dopłatę liczy się od dnia rozpoczęcia Abonamentu (za darmowe dni Okresu testowego nic się nie płaci). Od następnego miesiąca Pakiet dodatkowy jest częścią Abonamentu. Na dopłatę ZAJMIJ.TO wystawia osobną fakturę VAT. Pakietu nie można dokupić po końcu Opłaconego okresu, dopóki Zamawiający nie zapłaci za kolejny miesiąc, ani po zgłoszeniu zakończenia Abonamentu; dopłata niezapłacona do końca okresu, którego dotyczy, wygasa, chyba że jej płatność rozpoczęta wcześniej jest jeszcze w toku - wtedy wpłatę zaksięgowaną później się rozlicza, a Pakiet dodatkowy działa od dnia zaksięgowania. Kwota należności, za którą trwa płatność, nie zmienia się do jej zakończenia.
4. Rezygnacja z Pakietu dodatkowego obowiązuje od pierwszego dnia po Opłaconym okresie, najwcześniej od pierwszego dnia następnego miesiąca - miesiąc już opłacony zostaje z Pakietem dodatkowym, bez zwrotu. Do dnia jej wejścia w życie rezygnację można cofnąć. Rezygnacji nie można złożyć, dopóki wykorzystanie puli przekracza pulę po zmianie: Panel wskazuje nadwyżkę do zarchiwizowania albo zaplanowania do archiwizacji (§ 2 ust. 6; pozycje zaplanowane do archiwizacji liczą się jako zwolnione).
5. Zmiana cennika ZAJMIJ.TO. Obniżka ceny albo zwiększenie pul stosuje się do Zamawiającego automatycznie od pierwszego dnia następnego miesiąca; liczba kupionych Pakietów dodatkowych zostaje. Podwyżka ceny albo zmniejszenie pul obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca, który rozpoczyna się co najmniej 90 dni po zawiadomieniu e-mailem i w Panelu; Zamawiający może do tego czasu zakończyć Abonament (Umowa subskrypcji § 5 ust. 4). Jeżeli nowe pule są mniejsze od wykorzystania, pozycje istniejące działają dalej, a nowych nie można dodać do czasu dopasowania (§ 2 ust. 8).
6. O każdej zmianie zakresu i ceny ZAJMIJ.TO informuje administratorów Zamawiającego e-mailem (Potwierdzenie zamówienia albo zawiadomienie o zmianie cennika), a historia zmian jest widoczna w Panelu.

§ 5. Okres rozliczeniowy, płatności i faktury

1. Okres rozliczeniowy to miesiąc kalendarzowy. Pierwszy trwa od dnia rozpoczęcia Abonamentu do końca miesiąca i kosztuje proporcjonalnie do dni: Abonament miesięczny × dni od rozpoczęcia do końca miesiąca ÷ dni miesiąca, zaokrąglony do grosza (przykład: 499,00 zł, początek 10 marca - 22 z 31 dni). Gdy w dniu zamówienia do końca miesiąca zostaje 14 dni albo mniej, pierwsza Płatność obejmuje także cały następny miesiąc (jedna Płatność, jedna faktura; Umowa subskrypcji § 4 ust. 3). Kolejne okresy to pełne miesiące. Każdy miesiąc rozlicza się według zakresu i cennika obowiązujących pierwszego dnia tego miesiąca.
2. Płatność z góry, tylko w Panelu. Za każdy Okres rozliczeniowy Zamawiający płaci z góry przez Przelewy24 w Panelu („Zapłać”), bez karty zapisanej na stałe i bez automatycznego obciążania. Prowizję operatora płatności ponosi ZAJMIJ.TO. ZAJMIJ.TO nie przyjmuje przelewów na rachunek bankowy i nie wystawia pro form; przed zapłatą Panel pokazuje kwotę, okres i zakres.
3. Kiedy płacić. Za kolejny miesiąc można zapłacić od 14 dni przed końcem opłaconego okresu; ZAJMIJ.TO zawiadamia o tym e-mailem i w Panelu i przypomina o niej 3 dni przed końcem okresu. Terminem zapłaty jest ostatni dzień opłaconego okresu.
4. Faktury VAT ZAJMIJ.TO wystawia w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF): za Abonament i dopłatę za Pakiet dodatkowy - po zaksięgowaniu Płatności, z adnotacją o zapłacie; za Wdrożenie - po jego wykonaniu, przed zapłatą, z terminem płatności (Umowa subskrypcji § 18 ust. 4). Nabywcą jest Zamawiający z NIP-em podanym w danych Konta Zamawiającego w Panelu, a odbiorcą może być urząd albo jednostka organizacyjna, według danych do faktury z Panelu; innego nabywcę ZAJMIJ.TO wpisuje wyłącznie na wniosek Zamawiającego. Wizualizacja faktury jest w Panelu i w e-mailu.
5. Brak zapłaty (Umowa subskrypcji § 7 ust. 6-9):

6. Powrót. Zapłata w ciągu 30 dni od końca opłaconego okresu przywraca pełny dostęp od razu i obejmuje pełny bieżący miesiąc, bez odsetek i opłat dodatkowych. Po wygaśnięciu Abonamentu, do archiwizacji Konta, Zamawiający włącza Abonament ponownie i płaci proporcjonalnie od dnia zapłaty; za czas przerwy nic nie płaci. Po archiwizacji Konto przywraca ZAJMIJ.TO na wniosek Zamawiającego (Umowa subskrypcji § 11 ust. 7).
7. Limit podwyżki. Podwyżka ceny w trybie § 4 ust. 5 nie przekracza średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonego przez Prezesa GUS za poprzedni rok kalendarzowy, chyba że Zamawiający zgodzi się na wyższą zmianę.

§ 6. Co obejmuje cena

Abonament obejmuje wszystkie poniższe elementy, w zamówionych pulach, bez dopłat:

§ 7. Czego cena nie obejmuje

§ 8. Wartość zamówienia (informacja dla Zamawiającego)

Dla ułatwienia ustalenia wartości zamówienia przez Zamawiającego (art. 28 i nast. ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych):

Szacując wartość, Zamawiający uwzględnia także przewidywane Pakiety dodatkowe (art. 34 Pzp). Informacja nie jest oceną, czy Zamawiający musi stosować Prawo zamówień publicznych (Umowa subskrypcji § 14 ust. 2). Próg stosowania ustawy wynosi 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, od 1 stycznia 2026 r.); wartość zamówienia na usługi udzielanego na czas nieoznaczony to wartość miesięczna pomnożona przez 48 (art. 35 ust. 3 pkt 2 Pzp). Przy planowanym zwiększeniu zakresu Zamawiający może uwzględnić w wartości zamówienia Pakiety dodatkowe, które przewiduje.