Rezerwacja orlika i boisk gminnych online
Na boisku spotykają się różne potrzeby: trening zorganizowanej grupy, zajęcia animatora, szkolny turniej i spontaniczna gra mieszkańców. Grafik powinien pokazywać, które godziny można rezerwować oraz jakie zasady obowiązują w pozostałym czasie. ZAJMIJ.TO pomaga uporządkować dostępność i zgłoszenia, ale to zarządca określa sposób udostępniania boiska oraz relację między rezerwacją a otwartym korzystaniem.
Najpierw zasady dostępności
Przed opublikowaniem kalendarza trzeba ustalić godziny otwarcia, przedziały rezerwacyjne i czas przeznaczony na zajęcia organizatora. Jeśli część godzin ma pozostać dostępna bez zapisów, warto wyjaśnić to w opisie. Mieszkaniec nie powinien wnioskować z pustego grafiku, że może zająć obiekt na dowolnie długi czas. Jasne zasady ograniczają spory na miejscu.
Wolny termin, zajęcia otwarte i termin niedostępny to trzy różne sytuacje. Te informacje mogą wyglądać podobnie w prostym arkuszu, ale oznaczają inne możliwości dla użytkownika. Przed uruchomieniem warto przejść cały tydzień wraz z animatorem i sprawdzić, czy kalendarz odzwierciedla rzeczywisty sposób pracy, także w weekendy i w okresach zmienionych godzin otwarcia.
Animator jako uczestnik procesu
Osoba prowadząca zajęcia zna codzienne sytuacje, których nie widać w opisie zamówienia: przygotowanie sprzętu, zmianę grupy, kończący się trening czy konieczność wyłączenia części boiska. Dobrze jest zaprosić ją do przygotowania konfiguracji. Grafik ułożony wyłącznie w urzędzie może pomijać czynności potrzebne między rezerwacjami.
Trzeba ustalić również zastępstwa i sposób aktualizacji informacji. Kiedy animator nie prowadzi zajęć, zespół powinien wiedzieć, kto zmienia dostępność i kontaktuje się z grupą. Cała obsługa nie powinna opierać się na prywatnym telefonie jednej osoby. System ma wspierać uzgodniony proces, a nie przenosić nieformalne zasady do kolejnego narzędzia.
Rezerwacja dla grupy
Przy rezerwacji grupowej ważna jest osoba kontaktowa, termin i sposób korzystania z obiektu. Nie zawsze potrzebna jest lista wszystkich uczestników. Przed wdrożeniem warto ustalić minimalny zakres danych potrzebny do obsługi sprawy. W publicznym grafiku nie należy pokazywać informacji kontaktowych rezerwującego ani zbędnych szczegółów o uczestnikach.
Na prezentacji przećwiczymy przykład dwóch grup zainteresowanych tym samym przedziałem i sprawdzimy komunikaty przy wyborze terminu i sposób obsługi zgłoszenia telefonicznego. Każda potwierdzona rezerwacja powinna znaleźć się w tym samym kalendarzu. Inaczej kanał internetowy będzie wyglądał na aktualny, mimo że część dostępności została obiecana poza systemem.
Bezpłatne godziny i usługi odpłatne
Nie wszystkie obiekty i terminy muszą być odpłatne. Odpowiedni komunikat jest potrzebny również wtedy, gdy cena wynosi zero. Jeżeli jednostka rozróżnia różne sposoby korzystania, zasady powinny być zrozumiałe przed złożeniem rezerwacji. System nie ustala uprawnienia do preferencyjnej stawki ani nie zastępuje właściwego dokumentu określającego odpłatność.
Dla usług płatnych potrzebny jest aktualny cennik i sposób rozliczenia. Płatności online wymagają konfiguracji organizacji oraz warunków operatora. Koszty operatora są odrębne od abonamentu ZAJMIJ.TO. Na prezentacji warto sprawdzić zarówno termin bezpłatny, jak i płatny, aby zespół zobaczył różnicę w obsłudze i komunikacji z mieszkańcem.
Pogoda, konserwacja i zamknięcie
Boisko zewnętrzne może zostać czasowo wyłączone z użytkowania. W takim przypadku potrzebna jest nie tylko blokada przyszłych zapisów, ale również informacja o już przyjętych rezerwacjach. Trzeba ustalić, kto podejmuje decyzję o zamknięciu i jak przekazuje ją pracownikom oraz mieszkańcom. Automat nie powinien zastępować oceny stanu nawierzchni.
W scenariuszu demonstracyjnym można przejść zamknięcie obiektu na kilka godzin i na cały dzień oraz sprawdzić listę dotkniętych terminów, sposób anulowania i dalsze rozliczenie, jeśli usługa była płatna. Decyzje o zwrotach wynikają z zasad przyjętych przez zarządcę. Przykładowa konfiguracja pokazuje proces, a nie stanowi gotowego regulaminu dla każdej jednostki.
Turniej zmienia zwykły tydzień
Wydarzenie sportowe może wymagać blokady boiska wcześniej niż od godziny pierwszego meczu. Przygotowanie, rozstawienie wyposażenia i uporządkowanie terenu również zajmują czas. Zapisanie jedynie godzin zawodów tworzy pozornie wolne terminy. Warto ustalić jedną osobę odpowiedzialną za sprawdzenie całego zakresu wydarzenia.
Jeśli turniej obejmuje kilka zasobów, warto przygotować ich listę i zależności. Nie należy zakładać automatycznej obsługi dowolnego układu współdzielonych boisk - konkretną konfigurację omawiamy przed wdrożeniem. Dobrze przygotowany przykład pozwala szybko stwierdzić, czy obecny zakres systemu odpowiada organizacji pracy w Państwa jednostce, czy potrzebne jest inne rozwiązanie procesu.
Co warto sprawdzić w raporcie
Liczba rezerwacji nie opisuje całego wykorzystania otwartego boiska. Część aktywności odbywa się bez zapisów, a niektóre godziny są zarezerwowane na zadania animatora. Raport rezerwacji nie jest pełnym pomiarem frekwencji. Warto ustalić, jakie dane system rzeczywiście gromadzi i jakie wnioski można z nich wyciągnąć.
Do prezentacji warto przygotować pytanie o wybrany okres, na przykład zapotrzebowanie na wieczorne godziny w tygodniu - sprawdzimy wtedy dostępne zestawienia i ich ograniczenia. Raport ma pomagać w planowaniu, a nie tworzyć pozór dokładności tam, gdzie część aktywności nie jest rejestrowana. Szczegóły dostępnego zakresu opisuje strona raportów.
Najlepiej zacząć od jednego grafiku
Abonament zaczyna się od pakietu Basic: 499 zł netto miesięcznie za całe konto, ze wszystkimi funkcjami, za 30 obiektów, 30 definicji zajęć i 30 wydarzeń jednocześnie. Każde boisko rezerwowane osobno to jeden obiekt - Orlik z boiskiem piłkarskim i wielofunkcyjnym zajmuje dwa miejsca, a liczba rezerwacji w grafiku nie ma limitu. Opcjonalne wdrożenie zaczyna się od 1 500 zł netto i zależy od zakresu uzgodnionej pomocy. Zapraszamy na prezentację; warto przygotować na nią tygodniowy grafik, zasady korzystania i przykładowe zamknięcie obiektu. Nie potrzebujemy danych mieszkańców, aby ocenić taki proces podczas pierwszej rozmowy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy potrzebujemy własnego serwera lub informatyka?
Nie. W modelu abonamentowym system działa w chmurze, a pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę. Nie trzeba niczego instalować na komputerach w urzędzie ani na własnym serwerze. Aktualizacje, kopie zapasowe i utrzymanie infrastruktury są po naszej stronie i mieszczą się w cenie abonamentu. Po stronie jednostki potrzebna jest osoba, która zna zasady udostępniania obiektów: ustali cenniki, godziny i uprawnienia pracowników. Wiedza techniczna nie jest potrzebna.
Gdzie są przechowywane dane i kto jest ich administratorem?
Administratorem danych mieszkańców jest jednostka, która udostępnia obiekty. To administrator decyduje, jakie dane zbiera i jak długo je przechowuje. ZAJMIJ.TO przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora, na podstawie umowy powierzenia, którą zawieramy przed wprowadzeniem danych mieszkańców. Dane przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym: serwer aplikacji stoi w Polsce (OVHcloud, Warszawa), a kopie zapasowe w innym regionie OVHcloud w EOG (Frankfurt). W umowie wymieniamy podprzetwarzających i miejsce przechowywania danych oraz kopii zapasowych. Każde konto ma w usłudze własną bazę danych. Szczegóły zabezpieczeń, w tym role pracowników, dziennik aktywności i logowanie, opisujemy na stronie Bezpieczeństwo danych i RODO.
Czy przeniesiecie nasze dane z Excela?
Tak, w ramach płatnego wdrożenia, które zaczyna się od 1 500 zł netto i jest wyceniane indywidualnie. Przeniesiemy obiekty, cenniki i konta pracowników z arkusza lub z obecnego systemu. Na początek wystarczy plik z listą obiektów, aktualnym cennikiem i grafikiem przyszłych rezerwacji. Przed importem wspólnie sprawdzimy nazwy obiektów, godziny dostępności i zasady opłat, bo arkusz rzadko zawiera wszystkie ustalenia zapisane w głowie pracownika. Przy kilku obiektach można też skonfigurować system samodzielnie w panelu, bez zamawiania wdrożenia. Szczegóły opisujemy na stronie Wdrożenie i import danych.
Czy mieszkańcy mogą płacić online?
Tak. System obsługuje płatności przez Przelewy24. Konfigurację operatora płatności ustawia się osobno dla każdej organizacji, więc opłaty za halę sportową i za świetlicę mogą trafiać na rachunki różnych jednostek. Umowę z Przelewy24 zawiera jednostka, a prowizje operatora nie są częścią abonamentu ZAJMIJ.TO. Płatność online nie jest obowiązkowa: system obsługuje też rezerwacje bezpłatne oraz płatności przyjmowane inną drogą (gotówka, przelew tradycyjny), które pracownik oznacza ręcznie. Przed uruchomieniem płatności warto ustalić z księgowością, na który rachunek trafiają wpłaty i jak rozliczać zwroty przy odwołanych rezerwacjach. Więcej na stronie Płatności online.
Na czyje konto trafiają opłaty mieszkańców?
Bezpośrednio na rachunek jednostki. Każda organizacja w systemie ma własną konfigurację Przelewy24, więc opłaty za halę sportową i za świetlicę mogą wpływać na różne rachunki. ZAJMIJ.TO nie przyjmuje pieniędzy mieszkańców i nie pośredniczy w rozliczeniach. Umowę z operatorem płatności i jego prowizje ustala jednostka.
Czy szkoła, OSiR i dom kultury mogą działać na jednym koncie?
Tak. Jedno konto obejmuje dowolną liczbę jednostek organizacyjnych w tej samej cenie. Każda z nich to osobna organizacja w panelu, z własnymi obiektami, cennikami i rachunkiem do płatności online. Pracownicy widzą tylko organizacje, do których przypisał ich administrator.
Czy portal dla mieszkańców jest dostępny cyfrowo?
Portal dla mieszkańców jest projektowany zgodnie z WCAG 2.1 AA. Samoocena dostawcy (WCAG 2.1 AA) zakończona 2 listopada 2026 r. - bez stwierdzonych niezgodności; szczegóły w deklaracji dostępności.