Kompleksowy system rezerwacji obiektów i zajęć

Nie. W modelu abonamentowym system działa w chmurze, a pracownicy korzystają z niego przez przeglądarkę. Nie trzeba niczego instalować na komputerach w urzędzie ani na własnym serwerze. Aktualizacje, kopie zapasowe i utrzymanie infrastruktury są po naszej stronie i mieszczą się w cenie abonamentu. Po stronie jednostki potrzebna jest osoba, która zna zasady udostępniania obiektów: ustali cenniki, godziny i uprawnienia pracowników. Wiedza techniczna nie jest potrzebna.

Abonament Basic to 499 zł netto miesięcznie (613,77 zł brutto) za 30 obiektów, 30 definicji zajęć i 30 wydarzeń jednocześnie; większą pojemność można dokupić w pakietach (szczegóły w cenniku). Abonament opłacają Państwo z góry za każdy miesiąc, w panelu, przez Przelewy24 - bez faktur pro forma i bez przelewów na rachunek. Po każdej wpłacie wystawiamy fakturę VAT w KSeF, z nabywcą i odbiorcą, jeśli są różni, na przykład gmina i jej jednostka. Pierwszy okres liczymy od dnia startu do końca miesiąca, proporcjonalnie do dni. O płatności za kolejny miesiąc przypominamy 14 dni wcześniej. Abonament można zakończyć w każdej chwili, z końcem opłaconego miesiąca. Na tej podstawie można zaplanować wydatek w budżecie.

Administratorem danych mieszkańców jest jednostka, która udostępnia obiekty. To administrator decyduje, jakie dane zbiera i jak długo je przechowuje. ZAJMIJ.TO przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora, na podstawie umowy powierzenia, którą zawieramy przed wprowadzeniem danych mieszkańców. Dane przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym: serwer aplikacji stoi w Polsce (OVHcloud, Warszawa), a kopie zapasowe w innym regionie OVHcloud w EOG (Frankfurt). W umowie wymieniamy podprzetwarzających i miejsce przechowywania danych oraz kopii zapasowych. Każde konto ma w usłudze własną bazę danych. Szczegóły zabezpieczeń, w tym role pracowników, dziennik aktywności i logowanie, opisujemy na stronie Bezpieczeństwo danych i RODO.

Tak, w ramach płatnego wdrożenia, które zaczyna się od 1 500 zł netto i jest wyceniane indywidualnie. Przeniesiemy obiekty, cenniki i konta pracowników z arkusza lub z obecnego systemu. Na początek wystarczy plik z listą obiektów, aktualnym cennikiem i grafikiem przyszłych rezerwacji. Przed importem wspólnie sprawdzimy nazwy obiektów, godziny dostępności i zasady opłat, bo arkusz rzadko zawiera wszystkie ustalenia zapisane w głowie pracownika. Przy kilku obiektach można też skonfigurować system samodzielnie w panelu, bez zamawiania wdrożenia. Szczegóły opisujemy na stronie Wdrożenie i import danych.

Tak. Dane należą do Państwa. Raporty z systemu, na przykład zestawienia rezerwacji i przychodów, można pobrać jako pliki CSV. Administrator jednostki pobiera w panelu także pełny eksport danych jednostki: archiwum z bazą danych, zestawieniami najważniejszych informacji (organizacje, obiekty, rezerwacje, klienci, płatności) i plikami, przez link ważny 7 dni - w każdej chwili, także w trybie tylko do odczytu po zakończeniu umowy. Po zakończeniu umowy dane usuwamy w terminie zapisanym w umowie powierzenia. Abonament można zakończyć w panelu w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego miesiąca; wcześniej warto uprzedzić mieszkańców, którzy mają zaplanowane rezerwacje.

Tak. System obsługuje płatności przez Przelewy24. Konfigurację operatora płatności ustawia się osobno dla każdej organizacji, więc opłaty za halę sportową i za świetlicę mogą trafiać na rachunki różnych jednostek. Umowę z Przelewy24 zawiera jednostka, a prowizje operatora nie są częścią abonamentu ZAJMIJ.TO. Płatność online nie jest obowiązkowa: system obsługuje też rezerwacje bezpłatne oraz płatności przyjmowane inną drogą (gotówka, przelew tradycyjny), które pracownik oznacza ręcznie. Przed uruchomieniem płatności warto ustalić z księgowością, na który rachunek trafiają wpłaty i jak rozliczać zwroty przy odwołanych rezerwacjach. Więcej na stronie Płatności online.

Umowę powierzenia akceptuje administrator konta jednostki w panelu, po pierwszym zalogowaniu, w imieniu jednostki i ze wskazaniem podstawy umocowania. Dzieje się to, zanim do systemu trafią dane mieszkańców. Zgłoszenie wysłane z formularza na stronie zajmij.to nie jest akceptacją umowy. Umowa określa kategorie danych, środki bezpieczeństwa, podprzetwarzających oraz zwrot i usunięcie danych po zakończeniu współpracy; nie pobieramy za nią opłat.

Tak. Jedno konto obejmuje dowolną liczbę jednostek organizacyjnych w tej samej cenie. Każda z nich to osobna organizacja w panelu, z własnymi obiektami, cennikami i rachunkiem do płatności online. Pracownicy widzą tylko organizacje, do których przypisał ich administrator.

Wsparcie jest w cenie abonamentu: zgłoszenia przyjmujemy w panelu („Pomoc ZAJMIJ.TO”) i e-mailem na pomoc@zajmij.to, w dni robocze w godzinach 8:00-16:00. Pierwsza odpowiedź przychodzi najpóźniej po 4 godzinach wsparcia przy sprawie pilnej, 8 godzinach przy wysokiej, 2 dniach roboczych przy normalnej i 5 dniach roboczych przy niskiej. Szczegóły zapisujemy w załączniku SLA do umowy. Abonament obejmuje też korzystanie z systemu, jego utrzymanie i aktualizacje. Import danych, konfiguracja i szkolenie zespołu to osobna, płatna usługa wdrożenia, wyceniana indywidualnie od 1 500 zł netto.