Jednostka, która szuka systemu rezerwacji sal, boisk i świetlic, trafia na oferty, które trudno porównać. Jedna to licencja z instalacją na serwerze urzędu, druga abonament w chmurze, trzecia moduł do strony internetowej jednostki, czwarta ogólny system rezerwacji dla firm. Ceny są podawane za rok, za miesiąc, za obiekt, za użytkownika albo „do wyceny”. W tej sytuacji łatwo porównać to, co widać - cenę - i pominąć to, co wychodzi dopiero po wdrożeniu.
Ten artykuł porządkuje wybór w dwóch krokach. Najpierw opisujemy trzy modele dostarczania systemu, potem dwanaście kryteriów, według których warto ocenić każdą ofertę. Na końcu jest checklista do wydrukowania. Sami oferujemy usługę w modelu abonamentowym, więc piszemy też, gdzie ten model ma słabe strony.
Trzy modele dostarczania systemu
Model 1: instalacja w urzędzie (on-premise). Jednostka kupuje licencję i instaluje system na własnym serwerze albo serwerze wynajętym i utrzymywanym przez siebie. Dostawca oprogramowania dostarcza aplikację i aktualizacje, zwykle w ramach płatnej opieki serwisowej. Za serwer, kopie zapasowe, certyfikaty, aktualizacje systemu operacyjnego i odtwarzanie po awarii odpowiada jednostka lub jej firma informatyczna.
Model 2: usługa w chmurze (SaaS). Jednostka korzysta z systemu przez przeglądarkę, płaci abonament, a infrastrukturę, aktualizacje i kopie zapasowe zapewnia dostawca w zakresie określonym w umowie. Dane mieszkańców przetwarza dostawca na podstawie umowy powierzenia.
Model 3: moduł strony internetowej. Funkcja rezerwacji jako dodatek do systemu zarządzania treścią strony jednostki albo jako wtyczka. Zwykle tańszy na starcie, często ograniczony do prostego kalendarza i formularza, bez płatności, cenników jednostek czy raportów.
| On-premise | SaaS | Moduł strony | |
|---|---|---|---|
| Koszt startowy | licencja + sprzęt + instalacja | zwykle niski, wdrożenie opcjonalne | niski |
| Koszt stały | opieka serwisowa + utrzymanie serwera + czas IT | abonament | utrzymanie strony |
| Kto aktualizuje | jednostka instaluje aktualizacje | dostawca | dostawca strony / jednostka |
| Kopie zapasowe | jednostka | dostawca (wg umowy) | zależnie od hostingu strony |
| Kontrola nad infrastrukturą | pełna | według umowy | zależnie od hostingu |
| Zakres funkcji | zwykle szeroki | zwykle szeroki | zwykle wąski |
| Uzależnienie od dostawcy | od aplikacji | od aplikacji i infrastruktury | od dostawcy strony |
Żaden model nie jest najlepszy dla wszystkich. Jednostka z własnym zespołem IT, który utrzymuje kilka podobnych aplikacji, może rozsądnie wybrać instalację u siebie. Jednostka z jedną świetlicą i prostą potrzebą może zacząć od modułu strony. O kosztach poszczególnych wariantów piszemy w artykule Chmura czy serwer w urzędzie? Koszt systemu rezerwacji w gminie w trzech wariantach.
Dlaczego przeszliśmy z instalacji na abonament
Wcześniej oferowaliśmy ZAJMIJ.TO jako oprogramowanie instalowane na infrastrukturze jednostki. Ten model ma zalety: jednostka ma pełną kontrolę nad serwerem i danymi, a koszt licencji pojawia się raz. W mniejszych jednostkach taki model oznacza jednak koszt utrzymania trudny do przewidzenia: aktualizacje, kopie zapasowe i reagowanie na awarie łatwo spadają na jedną osobę, która ma też inne obowiązki, a każda nowa wersja aplikacji wymaga instalacji po stronie jednostki.
Dlatego ZAJMIJ.TO działa jako usługa abonamentowa: wszystkie funkcje dla każdej jednostki, cena zależna tylko od potrzebnej pojemności, bez własnego serwera po stronie urzędu, z utrzymaniem i aktualizacjami po naszej stronie. Abonament opłaca się z góry co miesiąc w panelu i można go zakończyć z końcem opłaconego miesiąca. Słabe strony tego modelu też są realne: jednostka zależy od dostawcy w zakresie infrastruktury, musi zawrzeć umowę powierzenia i ocenić zabezpieczenia, których nie widzi bezpośrednio. Kryteria poniżej pomagają ocenić te ryzyka w każdym modelu.
12 kryteriów wyboru
1. Dopasowanie do organizacji gminy
Czy system obsługuje kilka jednostek (urząd, OSiR, dom kultury, szkoły) z osobnymi pracownikami, obiektami i rachunkami, ale wspólną ofertą dla mieszkańca? Ogólne systemy rezerwacji dla firm często zakładają jednego właściciela i jedno konto płatności.
2. Rodzaje oferty
Czy system rozróżnia wynajem obiektu (godziny), zajęcia cykliczne z limitem miejsc i wydarzenia jednorazowe? Dom kultury potrzebuje czegoś innego niż hala sportowa.
3. Cenniki i VAT
Czy cennik obsługuje stawki netto i VAT, cenniki indywidualne dla klubów, ulgi dla wybranych grup mieszkańców, rezerwacje bezpłatne? Czy zmiana cennika nie zmienia już przyjętych rezerwacji? Czy przy świetlicach da się obsłużyć kaucję i umowę najmu?
4. Płatności
Czy każda jednostka może mieć własną umowę z operatorem płatności? Czy system obsługuje płatności ręczne, dopłaty i zwroty, pełne i częściowe? Kto zatwierdza zwrot?
5. Obsługa spraw po rezerwacji
Odwołanie przez jednostkę, blokada obiektu z kolidującymi rezerwacjami, reklamacja, opinia. Warto poprosić o pokazanie zamknięcia obiektu na awarię: co się dzieje z rezerwacjami i wpłatami.
6. Portal dla mieszkańca
Czy mieszkaniec rezerwuje bez zakładania konta? Czy widzi cenę i zasady rezygnacji przed rezerwacją? Czy portal działa na telefonie? W jakich językach?
7. Dostępność cyfrowa
Czy jest aktualny audyt dostępności i lista znanych niezgodności? Czy dostawca pomoże przygotować deklarację dostępności? Szczegóły: WCAG 2.1 i deklaracja dostępności dla systemu rezerwacji gminy.
8. Bezpieczeństwo i RODO
Role i zakres dostępu pracowników, ochrona logowania, dziennik zmian, kopie zapasowe, lokalizacja danych, podwykonawcy, termin powiadomienia o incydencie. Przy usłudze w chmurze - projekt umowy powierzenia do oceny przez IOD przed decyzją. Więcej: Umowa powierzenia przetwarzania danych w usłudze chmurowej i KRI a usługi w chmurze.
9. Raporty
Jakie raporty są dostępne bez zamawiania prac dodatkowych? Czy pokazują obłożenie, przychody, należności i zwroty w podziale na jednostki? W jakim formacie? Więcej w artykule Raport wykorzystania obiektów gminnych.
10. Wdrożenie i dane
Czy wdrożenie jest możliwe samodzielnie? Ile kosztuje pomoc i co obejmuje? Czy dostawca przeniesie dane z arkusza? Ile realnie trwa start pierwszej jednostki?
11. Pełny koszt w czasie
Koszt warto policzyć na trzy-pięć lat: licencja lub abonament, wdrożenie, opieka serwisowa, sprzęt, czas pracowników, prowizje operatora płatności. Trzeba też sprawdzić, czy cena zależy od liczby obiektów, jednostek albo użytkowników i co się stanie, gdy jednostka doda kolejne obiekty.
12. Wyjście z umowy
Jak wyeksportować dane i w jakim formacie? Ile czasu ma jednostka po zakończeniu umowy? Kiedy dane i kopie zostaną usunięte? Okres wypowiedzenia. To kryterium najczęściej pomijane, a najważniejsze przy zmianie dostawcy.
Checklista do wydrukowania
| # | Kryterium | Pytanie kontrolne | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Organizacja | Wiele jednostek, wspólna oferta? | |||
| 2 | Rodzaje oferty | Obiekty, zajęcia, wydarzenia? | |||
| 3 | Cenniki | Netto/VAT, indywidualne, bezpłatne? | |||
| 4 | Płatności | Osobne konta jednostek, zwroty? | |||
| 5 | Sprawy po rezerwacji | Blokada, odwołanie, reklamacja? | |||
| 6 | Portal | Bez konta, telefon, języki? | |||
| 7 | Dostępność | Audyt, lista niezgodności? | |||
| 8 | Bezpieczeństwo | DPA, lokalizacja, incydenty? | |||
| 9 | Raporty | Obłożenie, finanse, format? | |||
| 10 | Wdrożenie | Samodzielnie / z pomocą, koszt? | |||
| 11 | Koszt 3-5 lat | Wszystkie pozycje? | |||
| 12 | Wyjście | Eksport, usunięcie, wypowiedzenie? |
Jak przeprowadzić porównanie
- Spisanie potrzeb przed obejrzeniem ofert: jednostki, obiekty, rodzaje oferty, płatności, liczba pracowników.
- Prezentacja na własnym scenariuszu jednostki, nie na przygotowanym pokazie. Najlepiej z zamknięciem obiektu i zwrotem.
- Zebranie dokumentów: regulamin usługi, projekt umowy powierzenia, opis zabezpieczeń, cennik ze wszystkimi pozycjami.
- Policzenie kosztu w czasie według kryterium 11.
- Ustalenie trybu zakupu z działem zamówień albo radcą prawnym. Pisaliśmy o tym w artykule Jak gmina kupuje oprogramowanie poniżej progu Pzp.
- Start od jednej jednostki, jeśli to możliwe, i ocena wyniku po kilku tygodniach.
ZAJMIJ.TO w modelu abonamentowym zaczyna się od pakietu Basic: 499 zł netto miesięcznie za całe konto, bez zobowiązania rocznego i bez modułów, za 30 obiektów, 30 definicji zajęć i 30 wydarzeń jednocześnie; większą pojemność dokłada się pakietami, a jednostki, użytkownicy i rezerwacje nie mają limitu. Wdrożenie i import danych są opcjonalne, od 1 500 zł netto. Czego system nie oferuje - na przykład karnetów, kontroli wejścia, SMS-ów - piszemy wprost na stronie funkcje. Szczegóły ceny: cennik.
Wyślij zgłoszenie - chętnie pokażemy system na scenariuszu, który Państwo przygotują.