Samorząd jako dostawca usług, nie tylko administracja

Nowoczesne samorządy coraz częściej traktują obiekty publiczne jak usługi dla mieszkańców.
Boisko, sala czy świetlica to nie tylko składnik majątku, ale miejsce, z którego mieszkańcy korzystają na co dzień.

Dlatego zasady ich udostępniania powinny być jasne, a grafik - dostępny dla wszystkich.

Dotyczy to także domu kultury, który prowadzi zajęcia i wynajmuje sale. Jak mogą tam wyglądać zapisy na zajęcia online, opisujemy osobno.

Od papieru do platformy online

Jeszcze niedawno większość zapisów odbywała się na telefon lub w biurze.
Dziś urzędy i ich jednostki mogą przejść na systemy rezerwacji online, które:

  • pokazują aktualną dostępność obiektów,
  • pozwalają mieszkańcom rezerwować samodzielnie,
  • automatycznie informują o zmianach i potwierdzeniach,
  • porządkują wszystkie dane w jednym miejscu.

Więcej o tej zmianie piszemy we wpisach Cyfryzacja w gminach to nie moda - to konieczność oraz Dlaczego Excel nie wystarczy do zarządzania rezerwacjami?

Przejrzystość i zaufanie

Każdy mieszkaniec widzi, kiedy obiekt jest wolny.
Każda rezerwacja ma swój numer i status.
Urząd może w każdej chwili wykazać, kto, kiedy i na jakich zasadach korzystał z obiektu.

Chmura czy serwer w urzędzie?

Jednostka, która chce prowadzić rezerwacje online, ma dziś dwie drogi. Pierwsza to oprogramowanie zainstalowane na własnym serwerze albo u lokalnego dostawcy hostingu. Daje pełną kontrolę nad infrastrukturą, ale razem z nią przychodzą obowiązki: zakup lub wynajem serwera, aktualizacje systemu i aplikacji, kopie zapasowe, monitorowanie, certyfikaty i reakcja na awarię w weekend. Ktoś w urzędzie musi to robić albo nadzorować firmę zewnętrzną.

Druga droga to usługa w chmurze, rozliczana abonamentem. Jednostka korzysta z systemu przez przeglądarkę, a utrzymanie, aktualizacje i kopie zapasowe są po stronie dostawcy. W zamian trzeba sprawdzić dostawcę: zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych, znać listę podprzetwarzających i miejsce przechowywania danych, wiedzieć, jak odzyskać dane po zakończeniu umowy.

Przy porównaniu kosztów nie wystarczy zestawić ceny licencji z ceną abonamentu. Do wariantu serwerowego trzeba doliczyć sprzęt lub hosting, czas administratora, kopie zapasowe i ich testy oraz koszt każdej aktualizacji. W małej jednostce z kilkoma świetlicami te stałe koszty mogą przewyższyć wartość samego oprogramowania, dlatego warto policzyć je przed wyborem.

ZAJMIJ.TO działa jako usługa w chmurze, rozliczana jednym miesięcznym abonamentem: wszystkie funkcje w jednym abonamencie, cena zależna tylko od potrzebnej pojemności, bez instalacji w urzędzie. Nie trzeba mieć własnego serwera ani informatyka do jego utrzymania. Każda jednostka ma osobną bazę danych, a dane są przechowywane w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).

Rozwiązania, które można zweryfikować, opisujemy na stronie Bezpieczeństwo danych i RODO, a jak system wygląda w praktyce, pokazujemy na przykładach świetlic wiejskich i ośrodków sportu. Jak policzyć koszty obu dróg, pokazujemy w artykule Chmura czy serwer w urzędzie? Koszt systemu rezerwacji w gminie w trzech wariantach.

Nowoczesne narzędzie w zasięgu każdej jednostki

Nie trzeba dużego budżetu ani własnego serwera, żeby wprowadzić rezerwacje online.
ZAJMIJ.TO to jeden abonament za cały system: pakiet Basic za 499 zł netto miesięcznie za całe konto, bez płatnych modułów, a większą liczbę obiektów pokrywają pakiety dodatkowe. Szczegóły podajemy w cenniku.

System działa w przeglądarce i ma prosty panel administracyjny. Pomoc jest dostępna w dni robocze w godzinach 8:00-16:00, w panelu i pod adresem pomoc@zajmij.to.

Abonament to stały koszt, znany z góry. W zamian urząd ma uporządkowany grafik wszystkich obiektów, a mieszkańcy rezerwują bez dzwonienia do urzędu.

ZAJMIJ.TO - system rezerwacji obiektów i zapisów na zajęcia dla gmin i ich jednostek.

Wyślij zgłoszenie - pokażemy system na przykładowych danych.