Dobre chęci to nie system

Wiele urzędów i ośrodków sportu próbuje uporządkować rezerwacje w Excelu lub arkuszach Google.
To rozwiązanie wystarcza do czasu, gdy przybywa obiektów, osób przyjmujących rezerwacje i terminów.

Wtedy pojawiają się typowe problemy:

  • kilka wersji tego samego pliku,
  • brak historii zmian,
  • podwójne rezerwacje,
  • a na końcu - telefon od mieszkańca z pytaniem, „czy na pewno ten termin jest wolny?”

Gdzie Excel się kończy, a system zaczyna

Arkusz kalkulacyjny nie rozumie pojęcia „rezerwacji”.
Nie przypomina o terminach, nie blokuje zajętych godzin, nie wysyła powiadomień.
Nie dba też o dane osobowe czy RODO.

ZAJMIJ.TO rozwiązuje te problemy w systemie przeznaczonym do rezerwacji.
Każda rezerwacja ma status, historię zmian, termin, rezerwującego i potwierdzenie e-mailem.
System nie przyjmie drugiej rezerwacji na zajęty termin, a kalendarz wszystkich obiektów jest w jednym miejscu.

Jak taki system zmienia codzienną pracę urzędu, opisujemy we wpisie Jak Zajmij.To zmieni codzienną pracę gmin.

Jak przejść z Excela na system krok po kroku

Przejście nie musi się odbyć z dnia na dzień. Najbezpieczniej jest zacząć od jednego obiektu, który generuje najwięcej telefonów, na przykład hali sportowej albo świetlicy z największą liczbą wynajmów. Najpierw do systemu trafiają przyszłe rezerwacje z arkusza, zajęcia stałych grup i planowane zamknięcia. Arkusz warto na początku zostawić jako kopię kontrolną, ale nowe terminy zapisywać już tylko w systemie, żeby nie prowadzić dwóch grafików.

Potem przychodzi kolej na pozostałe obiekty i konta pracowników. Każdy pracownik powinien obsługiwać tylko te jednostki i obiekty, za które odpowiada, dlatego role i przypisania do jednostek najlepiej nadać zgodnie z rzeczywistymi obowiązkami. Cennik warto sprawdzić na kilku typowych rezerwacjach, zanim zostanie udostępniony mieszkańcom. Dobrym sprawdzianem jest tydzień, w którym grafik zawiera i wynajem płatny, i bezpłatne wydarzenie lokalne, i zamknięcie obiektu. Jeśli wszystkie trzy wyglądają w systemie tak, jak w rzeczywistości, można iść dalej.

Na końcu jednostka włącza publiczny portal i informuje mieszkańców, gdzie sprawdzą wolne terminy. Dane wprowadzone na wcześniejszych etapach zostają w systemie, więc nic nie trzeba przenosić drugi raz.

Chętnie pokażemy Państwu ten przebieg na koncie demonstracyjnym podczas bezpłatnej prezentacji.

Import danych z arkusza

Arkusz rezerwacji zwykle zawiera więcej, niż widać na pierwszy rzut oka: skróty znane tylko jednej osobie, kolory oznaczające opłacone terminy i komentarze w komórkach. Dlatego przed przeniesieniem danych warto przejrzeć plik razem z pracownikiem, który go prowadzi.

Do przeniesienia potrzebne są trzy zestawienia. Pierwsze to lista obiektów z nazwą, adresem, pojemnością i godzinami dostępności. Drugie to cennik: usługi, stawki i to, kiedy rezerwacja jest bezpłatna. Trzecie to przyszłe rezerwacje: obiekt, data, godziny, rezerwujący i status płatności. Historia sprzed lat zwykle nie jest potrzebna w nowym systemie i można ją zarchiwizować razem z arkuszem.

Nazwy trzeba uporządkować tak, żeby ten sam obiekt nie występował w trzech wersjach. Warto też sprawdzić, czy dane kontaktowe rezerwujących są potrzebne do dalszej obsługi; jeśli nie, lepiej ich nie przenosić.

System nie ma dziś importu z pliku. Dane można wprowadzić samodzielnie, dodając obiekty, cenniki i terminy w panelu, albo zamówić przeniesienie jako część płatnego wdrożenia i importu danych, od 1 500 zł netto za wdrożenie minimalne; import rozliczamy według stawki 300 zł netto za godzinę, a przed zleceniem podajemy szacunek.

Efekt? Porządek i spokój w pracy urzędu

Zamiast kilku wersji arkusza pracownicy korzystają z jednego panelu.
Kolizje terminów wychwytuje system, a potwierdzenia i przypomnienia wysyła automatycznie.

Przejście na system rezerwacji to przede wszystkim uporządkowanie codziennej pracy, a nie zmiana technologii dla niej samej.

Szerzej o tym, jak dziś prowadzić obiekty publiczne, piszemy we wpisie Zarządzanie obiektami publicznymi w XXI wieku.

Chcą Państwo zobaczyć jeden kalendarz wszystkich obiektów zamiast kilku wersji arkusza? Wyślij zgłoszenie.