Cyfrowa rewolucja w zarządzaniu obiektami publicznymi
Każdy samorząd ma obiekty, które cieszą się dużym zainteresowaniem mieszkańców - boiska, hale sportowe, sale widowiskowe, świetlice, place zabaw czy domy kultury.
Niestety, w wielu urzędach nadal funkcjonuje papierowy lub telefoniczny system rezerwacji.
To prowadzi do podwójnych zapisów i nieporozumień między mieszkańcami a urzędem.
ZAJMIJ.TO to system, który przenosi rezerwacje obiektów publicznych do internetu - bez arkuszy Excela i telefonicznych pytań „czy ten termin jest wolny?”.
Zamiast dzwonić, wystarczy kliknąć
Dzięki Zajmij.To mieszkańcy mogą:
- sprawdzić aktualną dostępność obiektów,
- zarezerwować termin online, bez telefonu i wizyty w urzędzie,
- otrzymać e-mailem potwierdzenie rezerwacji i informację o zmianie jej statusu,
- zapoznać się z regulaminem i opisem każdego obiektu.
Pracownik urzędu nie prowadzi zeszytu i odbiera mniej telefonów - rezerwacje wszystkich obiektów widzi w panelu.
Jak wygląda rezerwacja od strony mieszkańca, opisujemy we wpisie o tym, jak mieszkańcy korzystają z zajmij.to.
Nowa rola urzędu - z organizatora w menedżera
System rezerwacji zmienia rolę urzędu w zarządzaniu obiektami publicznymi.
Zamiast zapisywać terminy, jednostka zarządza dostępnością, cenami i wykorzystaniem obiektów na podstawie danych.
Panel administracyjny pozwala:
- ustawiać godziny dostępności obiektów,
- potwierdzać i odrzucać rezerwacje,
- dodawać zdjęcia, opisy i regulaminy,
- zarządzać wieloma obiektami w jednym miejscu.
Dane o rezerwacjach, płatnościach i zwrotach są w jednym miejscu, a mieszkańcy widzą te same terminy co pracownicy.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Automatyczne potwierdzenia, przypomnienia i kontrola kolizji terminów:
- zmniejszają obciążenie pracowników urzędu,
- ograniczają błędy przy ręcznym przepisywaniu terminów,
- pozwalają szybciej reagować na potrzeby mieszkańców,
- ułatwiają planowanie obłożenia i wykorzystania obiektów.
W praktyce mniej czasu idzie na telefony, przepisywanie terminów i sprawdzanie, kto już zapłacił. Ile dokładnie, zależy od liczby obiektów i rezerwacji w Państwa jednostce.
Dlaczego arkusz przestaje wystarczać, kiedy obiektów i terminów przybywa, piszemy we wpisie o tym, dlaczego Excel nie wystarczy do zarządzania rezerwacjami.
Transparentność, której oczekują mieszkańcy
Każda rezerwacja jest widoczna w kalendarzu.
Każdy mieszkaniec wie, kiedy obiekt jest dostępny, a kiedy zajęty.
System nie przyjmie dwóch rezerwacji na ten sam termin.
Jawny grafik i jednakowe zasady pozwalają urzędowi wykazać, że obiekty są udostępniane na równych zasadach.
Proste wdrożenie bez działu IT
System działa w chmurze jako usługa abonamentowa. Jednostka nie potrzebuje własnego serwera ani informatyka: zespół korzysta z panelu w przeglądarce, a utrzymanie, aktualizacje i kopie zapasowe są po naszej stronie. Po stronie urzędu potrzebna jest osoba, która zna zasady udostępniania obiektów i ustali cenniki, godziny oraz uprawnienia pracowników.
Dane jednostki przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Przy wdrożeniu i później pomagamy w dni robocze w godzinach 8:00-16:00. Zgłoszenia przyjmujemy w panelu („Pomoc ZAJMIJ.TO”) i pod adresem pomoc@zajmij.to.
Przykładowy scenariusz wdrożenia
- jednostka albo jednostka wysyła zgłoszenie przez formularz na zajmij.to.
- Po sprawdzeniu zgłoszenia otrzymuje konto i dostęp do panelu. Po pierwszym zalogowaniu administrator akceptuje dokumenty usługi, w tym umowę powierzenia przetwarzania danych, i konfiguruje pierwszy obiekt - np. boisko.
- Urząd ustawia godziny dostępności, dodaje zdjęcia i regulamin.
- Gdy obiekt jest gotowy, urząd otwiera portal i mieszkańcy rezerwują go online.
- Pracownicy jednostki widzą wszystkie zgłoszenia w jednym kalendarzu.
- Na koniec administrator włącza abonament w panelu i opłaca go przez Przelewy24, bez podpisywania dokumentów na papierze.
System pokazujemy na koncie demonstracyjnym podczas bezpłatnej prezentacji.
Ile to kosztuje jednostkę
Abonament zaczyna się od pakietu Basic: 499 zł netto miesięcznie (613,77 zł brutto), bez zobowiązania rocznego, za 30 obiektów, 30 definicji zajęć i 30 wydarzeń jednocześnie. Kwotę podajemy od razu, więc łatwo ją wpisać do planu wydatków w budżecie.
Cena nie zależy od liczby organizacji, pracowników ani rezerwacji, tylko od pojemności: jednostka z trzema świetlicami mieści się w pakiecie Basic, a jednostka z ośrodkiem sportu, szkołami i domem kultury dokłada pakiety obiektów albo zajęć (na przykład +10 obiektów za 150 zł netto miesięcznie). W każdym pakiecie jest cały system: rezerwacje obiektów, zajęcia i wydarzenia, płatności online przez Przelewy24, raporty, powiadomienia e-mail i portal dla mieszkańców w trzech językach. W cenie są także utrzymanie, aktualizacje, kopie zapasowe i wsparcie, więc nie trzeba doliczać kosztu serwera ani jego administracji.
Osobno płatne jest tylko wdrożenie, jeśli jest potrzebne: przeniesienie obiektów, cenników i kont z arkusza lub starego systemu, konfiguracja i szkolenie zespołu. Wdrożenie minimalne kosztuje 1 500 zł netto (około 5 godzin pracy, w tym 2 godziny szkolenia), a większy zakres rozliczamy według stawki 300 zł netto za godzinę: przed zleceniem podajemy szacunek, a po wykonaniu prac - kwotę końcową. Prowizje operatora płatności jednostka rozlicza bezpośrednio z Przelewy24 i nie są one częścią abonamentu.
Pełne zasady, w tym sposób rozliczenia, opisujemy w cenniku systemu rezerwacji dla gmin. Jeśli chcą Państwo zobaczyć system przed decyzją, zapraszamy na bezpłatną prezentację.
Pierwszy krok ku nowoczesnemu samorządowi
Cyfryzacja nie zawsze wymaga dużych inwestycji.
Często wystarczy narzędzie, które rozwiązuje konkretny problem urzędu - w tym przypadku obsługę rezerwacji obiektów. Taką rolę pełni ZAJMIJ.TO.
System, który:
- porządkuje rezerwacje wszystkich obiektów w jednym kalendarzu,
- skraca czas obsługi rezerwacji,
- daje mieszkańcom jawny grafik i jednakowe zasady.
Chcesz zobaczyć, jak to działa?
Wyślij zgłoszenie. Na koncie demonstracyjnym pokażemy, jak ZAJMIJ.TO obsługuje obiekty, zajęcia i płatności w jednostce takiej jak Państwa.