Z telefonu zamiast przez sekretariat

Jeszcze niedawno, aby zarezerwować boisko, salę gimnastyczną czy świetlicę, trzeba było zadzwonić do urzędu.
Wielu mieszkańców zna ten proces: telefony, formularze, ustalenia, a potem oczekiwanie na potwierdzenie.
Czasami udało się za pierwszym razem, a czasami dopiero po kilku próbach, bo ktoś już wpisał termin wcześniej lub zapomniał go wykreślić.

W systemie ZAJMIJ.TO mieszkaniec składa rezerwację samodzielnie, przez internet.
System przenosi rezerwacje obiektów publicznych do internetu. Mieszkaniec rezerwuje obiekt na portalu jednostki i nie musi zakładać konta. Jeśli jednostka wyrazi zgodę, jej obiekty pojawiają się też w katalogu ofert na stronie zajmij.to.

Poniżej opisujemy przykładowy scenariusz korzystania z systemu.

O tym, co system zmienia w pracy urzędu, piszemy we wpisie Jak Zajmij.To zmieni codzienną pracę gmin.

Prosty proces rezerwacji - w trzech krokach

1. Wybór obiektu
Mieszkaniec wchodzi na portal jednostki, na przykład z linku na stronie urzędu. W jednym miejscu widzi obiekty wszystkich placówek: sale, boiska, hale sportowe, świetlice i inne miejsca, które jednostka udostępnia.
Może je przefiltrować po lokalizacji, kategorii, cenie, pojemności albo udogodnieniach.

2. Sprawdzenie terminu
Każdy obiekt ma swój własny kalendarz. W czasie rzeczywistym widać, które godziny są wolne, a które zajęte.
Nie ma potrzeby dzwonić, pytać czy „ten termin jest jeszcze wolny” - wystarczy spojrzeć w kalendarz.

3. Rezerwacja i potwierdzenie
Mieszkaniec wybiera jeden lub kilka terminów i wypełnia formularz z danymi kontaktowymi. Firma albo stowarzyszenie podaje też NIP. Mieszkaniec akceptuje regulamin portalu i potwierdza, że zapoznał się z klauzulą informacyjną; jeśli obiekt ma własny regulamin albo wymaga umowy najmu, akceptuje także je.
Na podany adres e-mail przychodzi wiadomość z linkiem. Kliknięcie linku potwierdza adres i zapisuje rezerwację. Do tego czasu terminy są wstrzymane, domyślnie przez 15 minut.
Mieszkaniec dostaje e-mailem wiadomość z numerem rezerwacji i kodem dostępu, a zarządca obiektu (np. pracownik urzędu lub OSiR-u) - powiadomienie o nowej rezerwacji. Jeśli obiekt przyjmuje płatności online, mieszkaniec może od razu zapłacić przez Przelewy24. Rezerwacja bezpłatna albo opłacona w całości jest potwierdzana automatycznie, pozostałe potwierdza pracownik.

Mieszkaniec nie musi dzwonić do urzędu, a pracownik nie przepisuje rezerwacji z telefonu do zeszytu.

Wygoda, której mieszkańcy oczekują

Żyjemy w czasach, gdy każdy z nas rezerwuje wszystko online - bilety, wizyty lekarskie, hotele, siłownie.
Dlaczego więc nie dać mieszkańcom możliwości rezerwowania boiska czy sali w ten sam sposób?

ZAJMIJ.TO daje mieszkańcom tę możliwość:

  • rezerwacje można składać o dowolnej porze, także poza godzinami pracy urzędu,
  • mieszkańcy widzą terminy dostępne „na żywo”,
  • komunikacja odbywa się automatycznie przez e-mail,
  • każdy obiekt ma swoje zdjęcia, opis i regulamin - bez konieczności szukania informacji na różnych stronach.

Równe szanse dla wszystkich

System pokazuje wszystkim te same informacje.
Każdy zajęty termin jest widoczny w kalendarzu, a zasady rezerwacji, ceny i warunki rezygnacji są opisane przy obiekcie.
Każdy mieszkaniec rezerwuje w ten sam sposób: wypełnia formularz i potwierdza rezerwację linkiem z e-maila. Rezerwacje przyjęte telefonicznie pracownik wpisuje do tego samego kalendarza.

Jawny grafik i jednakowe zasady ułatwiają urzędowi wykazanie, że dostęp do mienia gminy jest równy dla wszystkich.

Więcej niż kalendarz

Dla mieszkańca ZAJMIJ.TO to system rezerwacji.
Dla jednostki to także miejsce, w którym w jednym katalogu pokazuje obiekty, zajęcia i wydarzenia wszystkich swoich jednostek.

Dzięki opisom, zdjęciom i mapie na portalu jednostki mieszkańcy mogą odkrywać nowe miejsca:

  • boiska, o których nie wiedzieli,
  • świetlice dostępne na wynajem,
  • sale konferencyjne czy widowiskowe,
  • plenerowe miejsca spotkań i wydarzeń.

W ten sposób system porządkuje rezerwacje i ułatwia mieszkańcom znalezienie oferty jednostki.

Oszczędność czasu dla obu stron

Mieszkańcy załatwiają sprawę szybciej, a pracownicy urzędu poświęcają mniej czasu na obsługę rezerwacji.
Nie trzeba już:

  • odbierać dziesiątek telefonów dziennie,
  • prowadzić ręcznych notatek,
  • pilnować, czy termin nie został wpisany podwójnie,
  • wysyłać potwierdzeń ręcznie.

Każda rezerwacja ma swój status i historię zmian i jest widoczna w jednym kalendarzu.
Potwierdzenia, przypomnienia i powiadomienia o zmianach system wysyła automatycznie.

Jak wygląda to w praktyce?

W przykładowym scenariuszu mieszkaniec chce zorganizować turniej siatkówki dla młodzieży.
Wchodzi na portal jednostki, wybiera halę sportową, sprawdza kalendarz i znajduje wolne godziny w weekend.
Wypełnia formularz rezerwacji, klika link w wiadomości e-mail i dostaje wiadomość z numerem rezerwacji. Jeśli hala przyjmuje płatności online, od razu płaci przez Przelewy24.
Dzień przed turniejem przychodzi przypomnienie e-mailem. Mieszkaniec nie musi ani razu odwiedzać urzędu.

Mieszkańcy sami decydują, kiedy korzystają z przestrzeni publicznej, a pracownicy nie przepisują rezerwacji z telefonu do zeszytu.

Dostępność dla każdego

Portal działa w przeglądarce, na komputerze i w telefonie, bez instalowania aplikacji.
To ważne, bo wielu mieszkańców przegląda strony urzędu właśnie na smartfonie.
Rezerwację boiska można złożyć z telefonu, bez wizyty w urzędzie.

Mieszkaniec może przełączyć portal na język polski, angielski albo ukraiński. Tłumaczony jest interfejs, a opisy obiektów jednostka wpisuje po polsku.
Portal projektujemy zgodnie z WCAG 2.1 AA; samoocena dostawcy (WCAG 2.1 AA) zakończona 2 listopada 2026 r. nie stwierdziła niezgodności.

Samorząd, który jest blisko mieszkańców

Zajmij.to pomaga jednostkom otworzyć się na mieszkańców.
Zamiast przychodzenia do urzędu i wypełniania papierowych wniosków mieszkaniec rezerwuje online, według zasad opisanych przy każdym obiekcie.

To niewielka zmiana organizacyjna, która upraszcza codzienny kontakt między urzędem a mieszkańcami.

Dlaczego ten krok jest dziś ważny dla urzędu, piszemy we wpisie Cyfryzacja w gminach to nie moda - to konieczność.

Jak jednostka uruchamia portal dla mieszkańców

Mieszkaniec widzi tylko efekt końcowy: stronę z obiektami, wolnymi terminami i przyciskiem rezerwacji. Zanim portal zostanie udostępniony, jednostka przechodzi kilka kroków w panelu. Prowadzi przez nie kreator uruchomienia.

Najpierw administrator uzupełnia dane jednostki i dodaje organizacje, czyli placówki, które udostępniają obiekty, na przykład urząd, ośrodek sportu i szkołę. Każda może mieć własnych pracowników, własne cenniki i własną konfigurację płatności online. Potem opisuje obiekty: adres, pojemność, wyposażenie, zdjęcia i godziny, w których można je rezerwować. Dobry opis oszczędza mieszkańcom telefonów z pytaniem, czy sala ma kuchnię albo nagłośnienie.

Kolejny krok to cenniki i zasady: które obiekty są płatne, a które bezpłatne, i kto zarządza obiektem oraz dostaje powiadomienia o nowych rezerwacjach. Regulamin portalu i klauzula informacyjna RODO powstają ze wzorów ZAJMIJ.TO uzupełnionych danymi jednostki: administrator sprawdza podgląd i zatwierdza wersję, a system tworzy PDF z numerem wersji. Zamiast wzoru można opublikować własny dokument PDF. Mieszkaniec zapoznaje się z dokumentami przy rezerwacji.

Do czasu uruchomienia portal jest zamknięty dla mieszkańców, a administrator i pracownicy normalnie pracują w panelu. Można wtedy dodać kilka próbnych rezerwacji i sprawdzić, czy grafik zgadza się z rzeczywistymi ustaleniami. Gdy obiekty, cenniki i dokumenty są gotowe, administrator klika „Uruchom portal”. Wtedy jednostka informuje mieszkańców, gdzie go znajdą: na stronie internetowej urzędu, w BIP i na tablicy ogłoszeń w świetlicy. Portal można później wyłączyć i włączyć ponownie.

Więcej o tym, co widzi mieszkaniec, opisujemy na stronie portal dla mieszkańców. Jeśli chcą Państwo zobaczyć kreator i portal w działaniu, zapraszamy na bezpłatną prezentację.

Podsumowanie

Zajmij.To to:

  • prosty sposób na rezerwację obiektów publicznych,
  • przejrzystość i równe zasady dla mieszkańców,
  • mniej pracy przy obsłudze rezerwacji,
  • informacja o ofercie jednostki dostępna w jednym miejscu.

ZAJMIJ.TO - system rezerwacji obiektów i zapisów na zajęcia dla gmin i ich jednostek.

Wyślij zgłoszenie - pokażemy portal i panel na przykładowych danych.