Portal rezerwacji dla mieszkańców gminy

Mieszkaniec chce wiedzieć trzy rzeczy: co można zarezerwować, kiedy jest wolne i ile kosztuje. Portal ZAJMIJ.TO pokazuje ofertę wszystkich placówek jednostki w jednym miejscu i pozwala zarezerwować termin bez telefonu, także wieczorem i w weekend. Działa w przeglądarce, na komputerze i w telefonie, bez instalowania aplikacji.

Jedna oferta wszystkich placówek

Mieszkaniec szuka sali na sobotę, a nie strony konkretnej jednostki.

Obiekty, zajęcia i wydarzenia. Hale OSiR-u, sale domu kultury, świetlice i sale gimnastyczne w szkołach w jednej wyszukiwarce.
Filtry. Lokalizacja, kategoria, cena, pojemność, powierzchnia i udogodnienia, na przykład parking, kuchnia, winda albo dostosowanie dla osób z niepełnosprawnościami.
Kategorie z ikonami. Po wyłączeniu kategorii na koniec sezonu jej obiekty i zajęcia znikają z portalu.
Widoczność oferty. Obiekt można ukryć w portalu, a cennik pokazać tylko po kontakcie z jednostką.

Strona obiektu

Wszystko, czego mieszkaniec potrzebuje przed rezerwacją, na jednej stronie.

Zdjęcia i opis. Galeria, adres z mapą, pojemność, powierzchnia i udogodnienia. Zdjęcia są zmniejszane, żeby strona szybko ładowała się w telefonie.
Kalendarz wolnych terminów. W widoku dnia, tygodnia i miesiąca.
Cena brutto. Razem z najniższą ceną z ostatnich 30 dni.
Warunki najmu. Kaucja, opłata za sprzątanie i wymóg ubezpieczenia OC, widoczne przed rezerwacją.
Regulamin i zasady rezygnacji. Mieszkaniec zna je, zanim zarezerwuje termin.
Opinie. Oceny od 1 do 5 i komentarze innych mieszkańców, widoczne bez logowania i moderowane przez jednostkę.

Rezerwacja bez konta

Mieszkaniec nie zakłada konta i nie pamięta hasła.

Kilka terminów naraz. Mieszkaniec wybiera obiekt albo zajęcia i jeden lub kilka terminów.
Dane i zgody. Podaje dane kontaktowe, a firma albo stowarzyszenie także NIP. Akceptuje regulamin i potwierdza zapoznanie się z klauzulą informacyjną.
Potwierdzenie e-mailem. Rezerwację potwierdza linkiem z wiadomości; do tego czasu terminy są dla niego wstrzymane, domyślnie przez 15 minut.
Umowa najmu. Jeśli obiekt jej wymaga, mieszkaniec czyta umowę w formularzu, akceptuje ją i dostaje PDF e-mailem.
Zniżka. Mieszkaniec może poprosić o uprawnienie do zniżki i dołączyć dokument; po zatwierdzeniu system sam liczy niższą cenę.
Płatność online. Jeśli obiekt ją przyjmuje, mieszkaniec płaci od razu przez Przelewy24, także kaucję.
Ochrona formularzy. Formularze są chronione przed botami i filtrują wulgaryzmy.
Stały klient. Przy kolejnej rezerwacji system rozpoznaje mieszkańca po adresie e-mail albo NIP i dopisuje rezerwację do jego historii.

Po rezerwacji

Mieszkaniec załatwia sprawy z linku w wiadomości, bez dzwonienia do urzędu.

Podgląd rezerwacji. Numer rezerwacji i kod dostępu otwierają terminy, kwoty i status płatności.
Rezygnacja i dopłata. Mieszkaniec odwołuje wybrany termin, jeśli pozwala na to regulamin, i dopłaca brakującą kwotę.
Przypomnienie. Dzień przed terminem przychodzi przypomnienie e-mailem.
Opinia i reklamacja. Po wizycie mieszkaniec wystawia ocenę albo składa reklamację, dostaje numer sprawy i odpowiada pracownikowi w wątku, z załącznikami, na przykład zdjęciem usterki.
Kod PIN dla stałych klientów. Osoba, która rezerwuje często, na przykład trener klubu, prosi o kod PIN. Po zatwierdzeniu wniosku widzi wszystkie swoje rezerwacje w jednym miejscu.

Adres, wygląd i języki

Portal wygląda jak strona jednostki i mówi językiem mieszkańców.

Adres jednostki. Subdomena zajmij.to, na przykład nazwajednostki.zajmij.to.
Barwy i logo. Nazwa, logo i kolor jednostki; tryb jasny i ciemny.
Trzy języki. Polski, angielski i ukraiński. Mieszkaniec przełącza język interfejsu, a opisy obiektów i zajęć pracownicy wpisują po polsku; system ich nie tłumaczy.
Katalog ofert na zajmij.to. Za zgodą jednostki jej obiekty, zajęcia i wydarzenia pojawiają się także w katalogu na stronie zajmij.to.

Dokumenty i dostępność

Regulamin, zasady ochrony danych i deklaracja dostępności są w portalu, do pobrania bez logowania.

Dokumenty prawne. Regulamin portalu, klauzula RODO i polityka cookies na podstawie wzorów ZAJMIJ.TO, uzupełnione danymi jednostki i zatwierdzone przez nią w panelu, albo własne dokumenty jednostki w PDF. Poprzednie wersje zostają w archiwum, a o zmianie regulaminu można powiadomić klientów e-mailem.
Deklaracja dostępności. Portal ma stronę deklaracji dostępności, którą wypełnia się w kreatorze uruchomienia.
WCAG 2.1 AA. Portal jest projektowany zgodnie z WCAG 2.1 AA; samoocena dostawcy (WCAG 2.1 AA) zakończona 2 listopada 2026 r. - bez stwierdzonych niezgodności.
Uruchomienie portalu. Na czas konfiguracji portal jest zamknięty dla mieszkańców. Otwiera się go przyciskiem „Uruchom portal”, gdy obiekty i cenniki są gotowe, i można go potem wyłączyć.

Czego portal nie robi

Nie ma wiadomości SMS ani logowania przez profil zaufany. Mieszkaniec nie zapisze się na listę rezerwową, gdy brakuje miejsc. Portal nie zastępuje strony internetowej jednostki: wystarczy dodać do niego link na stronie urzędu albo w BIP.

Na prezentacji pokażemy portal na przykładowych danych.