Od papieru do prostoty

Jeszcze kilka lat temu większość urzędów działała w oparciu o dokumenty papierowe, arkusze Excela i segregatory.
Dziś coraz więcej samorządów widzi, że takie rozwiązania po prostu nie wystarczają.
Mieszkańcy oczekują prostych i przejrzystych procedur, a narzędzia cyfrowe pozwalają je zapewnić bez dużych nakładów inwestycyjnych.

Więcej o tym, jak dziś zarządzać salami, boiskami i świetlicami, piszemy we wpisie Zarządzanie obiektami publicznymi w XXI wieku.

Co oznacza cyfryzacja w praktyce?

Cyfryzacja to nie tylko „komputeryzacja biura”.
To sposób, w jaki urząd i jego jednostki upraszczają codzienne procesy - od obsługi mieszkańców, przez obieg dokumentów, aż po rezerwację obiektów.

W przypadku zajmij.to chodzi o:

  • przeniesienie rezerwacji do internetu,
  • automatyczne potwierdzenia e-mailem dla rezerwujących,
  • porządek w kalendarzu i danych,
  • szybki dostęp do informacji o obłożeniu obiektów.

Jak wygląda rezerwacja od strony mieszkańca, pokazujemy we wpisie Jak mieszkańcy korzystają z Zajmij.To?

Zysk nie tylko dla mieszkańców

System rezerwacji odciąża pracowników urzędu: mniej spraw wymaga rozmowy telefonicznej, a listy rezerwacji nie trzeba prowadzić ręcznie.
Czas, który dotąd zajmowało przepisywanie terminów, można przeznaczyć na sprawy wymagające kontaktu z mieszkańcem.

Cyfryzacja nie musi oznaczać inwestycji w serwer i własny dział IT. System rezerwacji w abonamencie to stały, przewidywalny koszt w budżecie, bez wydatków na sprzęt, aktualizacje i kopie zapasowe po stronie urzędu. Tak działa ZAJMIJ.TO: jeden abonament, ze wszystkimi funkcjami, bez modułów. Pakiet Basic kosztuje 499 zł netto miesięcznie, a większą pojemność dokłada się pakietami. Szczegóły zawiera cennik.

Co jednostka musi sprawdzić u dostawcy usługi w chmurze

Usługa w chmurze przenosi utrzymanie systemu na dostawcę, ale nie przenosi odpowiedzialności jednostki za dane mieszkańców i za dostępność usług publicznych. Przed wyborem dostawcy sekretarz, inspektor ochrony danych i informatyk powinni zadać kilka konkretnych pytań.

Ochrona danych osobowych. Czy dostawca zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych, zanim urząd wprowadzi dane mieszkańców? Kto jest na liście podprzetwarzających i w jakim kraju są przechowywane dane oraz kopie zapasowe? Jak szybko dostawca powiadomi jednostkę o naruszeniu, żeby administrator zdążył ze zgłoszeniem do UODO? Jak jednostka odzyska dane po zakończeniu umowy i kiedy zostaną usunięte? Co powinna zawierać taka umowa, opisujemy w artykule Umowa powierzenia przetwarzania danych w usłudze chmurowej.

Bezpieczeństwo i interoperacyjność. Czy dostawca opisze na piśmie zabezpieczenia: oddzielenie danych jednostki od danych innych klientów, szyfrowanie kopii, uprawnienia pracowników, dziennik zmian? Czy kopie zapasowe są regularnie testowane przez odtworzenie, a nie tylko wykonywane? Te informacje będą potrzebne do dokumentacji wymaganej przez Krajowe Ramy Interoperacyjności.

Dostępność cyfrowa. Portal dla mieszkańców to usługa cyfrowa podmiotu publicznego. Warto zapytać, czy dostawca przeprowadził audyt dostępności, jakie są znane niezgodności i czy pomoże przygotować deklarację dostępności. Więcej piszemy w artykule WCAG 2.1 i deklaracja dostępności dla systemu rezerwacji gminy.

Odpowiedzi na te pytania w odniesieniu do ZAJMIJ.TO zbieramy na stronie Bezpieczeństwo danych i RODO. Opisujemy tam każde zabezpieczenie usługi abonamentowej, które da się zweryfikować.

Mały krok dla urzędu, duży krok dla samorządu

Uruchomienie ZAJMIJ.TO nie wymaga integracji z innymi systemami urzędu.
System działa w chmurze, więc do jego utrzymania nie jest potrzebny własny serwer ani informatyk. Administrator wprowadza w kreatorze dane jednostki, jednostki organizacyjne i obiekty, a portal dla mieszkańców włącza wtedy, gdy wszystko jest gotowe.
Pomoc jest dostępna w dni robocze w godzinach 8:00-16:00: w panelu i pod adresem pomoc@zajmij.to.

Cyfryzacja rezerwacji nie musi być dużym projektem: wymaga uporządkowania zasad udostępniania obiektów i systemu, który je odwzorowuje.

ZAJMIJ.TO - system rezerwacji obiektów i zapisów na zajęcia dla gmin i ich jednostek.

Wyślij zgłoszenie - pokażemy system na przykładowych danych.