Wdrożenie i import danych do systemu rezerwacji

Uruchomienie systemu rezerwacji to w praktyce dwie prace. Pierwsza jest techniczna: konto jednostki, obiekty, cenniki, użytkownicy. Druga jest organizacyjna: kto potwierdza rezerwacje, kto przyjmuje gotówkę, co się dzieje, gdy obiekt trzeba zamknąć. Pierwszą można wykonać samodzielnie albo z naszą pomocą. Drugiej nikt nie wykona za zespół urzędu czy jednostki, ale pomożemy ją przemyśleć, zanim mieszkańcy zobaczą portal.

Dwie drogi

Samodzielnie, w ramach abonamentu. Jednostka dostaje konto i konfiguruje system w panelu. Nie jest potrzebny własny serwer ani informatyk. Wystarczy przeglądarka i osoba, która zna obiekty.

Z pomocą przy wdrożeniu, od 1 500 zł netto. Wdrożenie minimalne to około 5 godzin naszej pracy: krótkie ustalenia, konfiguracja na gotowych danych jednostki, 2 godziny szkolenia zdalnego, sprawdzenie uruchomienia i koordynacja. Gdy trzeba więcej - przenieść dane z Excela, zeszytu albo dotychczasowego systemu, skonfigurować kilka jednostek, przeszkolić większy zespół - wyceniamy zakres według stawki 300 zł netto za godzinę. Potrzebę zgłaszają Państwo w panelu; podajemy szacunek, a po wykonaniu prac - kwotę końcową (wyższą niż szacunek tylko za Państwa akceptacją). Do wyceny potrzebujemy liczby jednostek, obiektów i cenników oraz informacji, w jakiej postaci są dziś dane. Za wdrożenie płacą Państwo po wykonaniu, przez Przelewy24 w panelu; fakturę VAT wystawiamy po wpłacie. Szczegóły abonamentu zawiera cennik.

Wsparcie w abonamencie (zgłoszenia w panelu i e-mailem, w dni robocze 8:00-16:00) nie obejmuje importu danych ani szkolenia - to zakres wdrożenia.

Krok po kroku

1. Zgłoszenie i konto jednostki

Pierwszym krokiem jest formularz zgłoszenia. Sprawdzamy je ręcznie i uruchamiamy konto jednostki pod adresem w rodzaju nazwajednostki.zajmij.to - po pierwszym zalogowaniu administrator akceptuje w panelu dokumenty usługi, w tym umowę powierzenia; dane jednostki uzupełniamy z rejestru REGON.

2. Jednostki organizacyjne

Każda jednostka, która udostępnia obiekty albo prowadzi zajęcia, jest w systemie osobną organizacją: urząd, OSiR, dom kultury, szkoła, biblioteka. System zna ponad 20 typów organizacji. Dane jednostki można pobrać z rejestru GUS po NIP lub REGON, a adres uzupełnia się z rejestru TERYT. Do jednostek przypisuje się pracowników.

3. Kategorie i obiekty

Kategorie porządkują ofertę w portalu, na przykład „Hale sportowe”, „Świetlice”, „Zajęcia dla seniorów”. Obiekt wymaga adresu, kategorii, godzin dostępności i informacji, czy jest płatny. Do tego opis, zdjęcia, pojemność, powierzchnia i wyposażenie. Obiekty mogą mieć części, na przykład kompleks z boiskiem i salą. Każdemu obiektowi przypisuje się zarządcę spośród pracowników jednostki. Każdy obiekt, także część rezerwowana osobno, zajmuje jedno miejsce w puli obiektów abonamentu - warto od razu zaplanować, które części będą oferowane osobno (jak liczymy pule).

4. Cenniki

Do każdego obiektu i zajęć dodaje się cennik: cenę netto i stawkę VAT. Cennika nie edytuje się po zapisaniu. Przy zmianie ceny tworzy się nowy, a poprzedni przestaje obowiązywać. Dzięki temu historia cen jest kompletna. Stałym klientom, na przykład klubom, można ustawić cenniki indywidualne.

5. Płatności online

Jednostki, które chcą przyjmować wpłaty przez Przelewy24, wpisują dane swojego konta sprzedawcy. Najpierw warto sprawdzić płatność w trybie testowym. Jednostka bez umowy z Przelewy24 może zacząć od rezerwacji bezpłatnych albo płatnych na miejscu. Więcej na stronie płatności online.

6. Dokumenty

Regulamin portalu, klauzulę informacyjną RODO i politykę cookies jednostka przyjmuje na podstawie wzorów ZAJMIJ.TO: system wstawia do nich dane jednostki, a administrator uzupełnia brakujące pola i zatwierdza dokument w panelu. Zamiast wzoru można opublikować własny dokument w PDF, na przykład regulamin przyjęty uchwałą. Jeśli jednostka wydaje umowy najmu albo protokoły, może wgrać szablony DOCX, które system wypełni danymi rezerwacji. O treści dokumentów i ich przyjęciu decyduje jednostka.

7. Użytkownicy i role

Administrator zakłada konta kierowników i pracowników (role w systemie: administrator, kierownik, pracownik). Administrator widzi całe konto, kierownik swoją jednostkę organizacyjną, pracownik obiekty, którymi zarządza. Każdy loguje się własnym kontem. Jedno hasło nie powinno być udostępniane kilku osobom.

8. Próba i uruchomienie portalu

Przed otwarciem portalu warto przejść kilka scenariuszy: rezerwację z płatnością, rezygnację, zablokowanie obiektu, odwołanie zajęć, reklamację. Do tego czasu portal jest zamknięty dla mieszkańców, a pracownicy już pracują w panelu: nowa jednostka otwiera portal sama, przyciskiem „Uruchom portal” na końcu kreatora. Gdy wszystko działa, portal zostaje otwarty, a link do niego trafia na stronę internetową jednostki.

Import danych

W systemie nie ma dziś narzędzia do samodzielnego importu plików. Przy dużej liczbie obiektów, cenników albo przyszłych rezerwacji import wykonujemy w ramach płatnego wdrożenia. Najczęściej przenosimy:

• listę jednostek i ich dane;
• obiekty z opisem, adresem, godzinami i wyposażeniem;
• cenniki, także indywidualne dla klubów;
• konta pracowników;
• przyszłe rezerwacje, które trzeba utrzymać po przejściu na system.

Dane wystarczy przygotować w takiej postaci, w jakiej są dziś prowadzone. Arkusz z grafikiem sal też się nada. Ustalimy, co da się przenieść automatycznie, a co trzeba uporządkować ręcznie. Historii z zeszytów zwykle nie przenosimy; wystarczy zacząć od przyszłych terminów.

Dane mieszkańców, na przykład kontakty do osób z przyszłymi rezerwacjami, przekazuje się dopiero po zawarciu umowy powierzenia przetwarzania danych.

Ile to trwa

Czas zależy bardziej od organizacji pracy w urzędzie lub jednostce niż od systemu. Jedna świetlica z prostym cennikiem wymaga niewielu ustawień. Jednostka z kilkoma placówkami, cennikami dla klubów i zajęciami potrzebuje więcej czasu, głównie na ustalenia wewnętrzne: kto za co odpowiada i jakie zasady obowiązują. Termin dla płatnego wdrożenia podajemy razem z wyceną. Dlatego radzimy zacząć od jednej jednostki, sprawdzić ją w praktyce i dopiero potem dodawać kolejne. Przykład takiego startu opisujemy na stronie rezerwacja świetlic wiejskich online.

Co przygotować do pierwszej rozmowy

• listę jednostek i obiektów, które mają być udostępniane;
• aktualne cenniki i regulaminy;
• opis tego, jak dziś przyjmowane są rezerwacje i płatności;
• informację, które jednostki mają umowę z Przelewy24;
• nazwiska osób, które będą obsługiwać system.

Danych mieszkańców na pierwszą rozmowę nie potrzebujemy.

Wyślij zgłoszenie - warto w nim napisać, w jakiej postaci są dziś prowadzone dane.