Gdy jednostka wybiera system rezerwacji sal, boisk i świetlic, pierwsze pytanie zwykle dotyczy ceny licencji albo abonamentu. To ważna liczba, ale rzadko jedyna. Na koszt utrzymania systemu składają się także sprzęt, administracja, kopie zapasowe, aktualizacje, zabezpieczenia i czas pracowników, którzy pilnują, żeby wszystko działało. Część tych pozycji nie pojawia się na żadnej fakturze, bo jest rozproszona w obowiązkach informatyka lub firmy obsługującej urząd.
Poniżej porównujemy trzy warianty: serwer w urzędzie, serwer wynajęty i utrzymywany przez jednostkę oraz system rezerwacji w chmurze dla jednostki w modelu abonamentowym. Nie podajemy cen rynkowych sprzętu ani usług, bo zależą od regionu, wielkości urzędu, umów ramowych i tego, czym urząd już dysponuje. Zamiast tego pokazujemy kategorie kosztów i przykładowy sposób liczenia, który można wypełnić własnymi danymi.
Trzy warianty w skrócie
Wariant 1: serwer w urzędzie. Jednostka kupuje albo wykorzystuje własny serwer, instaluje na nim system rezerwacji i odpowiada za jego działanie. Dostawca oprogramowania może pomóc przy instalacji, ale codzienna eksploatacja należy do urzędu lub do firmy, z którą urząd ma umowę serwisową.
Wariant 2: serwer wynajęty, utrzymywany przez jednostkę. Sprzęt stoi w centrum danych dostawcy hostingu, więc odpada zakup fizycznej maszyny i jej miejsce w serwerowni. Instalacja, aktualizacje systemu operacyjnego, kopie zapasowe i reagowanie na awarie nadal spoczywają na jednostce albo jej usługodawcy informatycznym.
Wariant 3: system rezerwacji w chmurze (SaaS). Jednostka nie instaluje niczego u siebie. Korzysta z gotowej usługi przez przeglądarkę, a dostawca odpowiada za infrastrukturę, aktualizacje i kopie zapasowe w zakresie określonym w umowie. Jednostka płaci abonament i zachowuje odpowiedzialność za to, jak organizuje pracę, komu nadaje uprawnienia i jakie dane wprowadza.
Żaden z wariantów nie jest „darmowy” w utrzymaniu. Różnią się tym, kto ponosi poszczególne koszty i na ile są one przewidywalne.
Kategorie kosztów, które warto policzyć
Sprzęt i infrastruktura
W wariancie 1 jednostka płaci za serwer, zasilanie awaryjne, miejsce w serwerowni, chłodzenie i łącze internetowe o parametrach wystarczających do obsługi mieszkańców z zewnątrz. Sprzęt ma ograniczony okres eksploatacji, więc po kilku latach pojawia się wydatek na wymianę. W wariancie 2 zamiast zakupu jest opłata za wynajem serwera. W wariancie 3 koszt infrastruktury jest częścią abonamentu.
Administracja systemu
Ktoś musi zainstalować system, skonfigurować serwer WWW i bazę danych, ustawić certyfikat TLS, monitorować dostępność i reagować, gdy coś przestanie działać. W małym urzędzie często robi to jeden informatyk albo zewnętrzna firma rozliczana godzinowo lub ryczałtowo. W wariantach 1 i 2 jest to stały koszt jednostki, nawet jeśli nie widać go jako osobnej pozycji. W wariancie 3 administrację infrastruktury przejmuje dostawca, a po stronie jednostki zostaje administracja kont i uprawnień w samym systemie.
Kopie zapasowe i odtwarzanie
Kopia zapasowa ma wartość tylko wtedy, gdy da się z niej odtworzyć dane. Trzeba więc zaplanować, gdzie kopie są przechowywane, jak długo, kto ma do nich dostęp i kiedy ostatnio sprawdzono odtworzenie. W wariancie 1 jednostka potrzebuje dodatkowego nośnika lub miejsca poza urzędem. W wariancie 2 część dostawców hostingu oferuje kopie jako usługę dodatkową. W wariancie 3 kopie są obowiązkiem dostawcy; warto jednak zapytać o ich zakres i sposób eksportu danych przez jednostkę.
Aktualizacje
Aktualizacje dotyczą kilku warstw: systemu operacyjnego, serwera WWW, bazy danych, interpretera języka programowania i samej aplikacji. Każda z nich wymaga czasu, testu i czasem przerwy w działaniu. W modelu z licencją na instalację u klienta nowe wersje aplikacji bywają dodatkowo płatne albo wymagają wykupienia opieki serwisowej. W modelu SaaS wszyscy klienci korzystają z bieżącej wersji, a aktualizacje są wliczone w abonament.
Bezpieczeństwo
Do kosztów bezpieczeństwa należą konfiguracja zapory, ograniczenie dostępu administracyjnego, monitorowanie logów, reagowanie na podatności i dokumentowanie incydentów. System rezerwacji jest dostępny z internetu, bo korzystają z niego mieszkańcy, więc nie wystarczy go „schować” w sieci urzędu. Niezależnie od wariantu jednostka pozostaje administratorem danych mieszkańców i musi ocenić ryzyko. W wariancie 3 część środków technicznych realizuje dostawca jako podmiot przetwarzający, na zasadach określonych w umowie powierzenia.
Czas pracowników
To najczęściej pomijana pozycja. Obejmuje godziny informatyka przy serwerze, ale też czas pracowników merytorycznych: rozmowy z serwisantem, zgłaszanie błędów, przygotowanie zakupu sprzętu, rozliczanie faktur od kilku podmiotów. W każdym wariancie zostaje czas na wdrożenie: przygotowanie listy obiektów, cenników, regulaminów i szkolenie osób obsługujących rezerwacje.
Porównanie wariantów w tabeli
Tabela pokazuje, kto zwykle ponosi dany koszt. To opis jakościowy, nie wycena.
| Kategoria | Serwer w urzędzie | Serwer wynajęty | Chmura (SaaS) |
|---|---|---|---|
| Sprzęt | Zakup i wymiana po stronie jednostki | Opłata za wynajem | W abonamencie |
| Administracja serwera | Jednostka lub jej firma IT | Jednostka lub jej firma IT | Dostawca |
| Kopie zapasowe | Jednostka organizuje nośnik i procedurę | Często usługa dodatkowa, konfiguruje jednostka | Dostawca, w zakresie umowy |
| Aktualizacje infrastruktury | Jednostka | Jednostka | Dostawca |
| Aktualizacje aplikacji | Zależne od umowy licencyjnej | Zależne od umowy licencyjnej | W abonamencie |
| Bezpieczeństwo techniczne | Jednostka | Jednostka, częściowo hosting | Dostawca, w zakresie umowy powierzenia |
| Konta, uprawnienia, procesy | Jednostka | Jednostka | Jednostka |
| Przewidywalność kosztów | Niska: awarie i wymiany | Średnia | Wysoka: stała kwota |
Przykładowe założenia do własnego arkusza
Poniższe wartości są przykładowymi założeniami do ćwiczenia, a nie danymi rynkowymi. Należy je zastąpić własnymi stawkami i szacunkami.
Założenie A (czas administracji). Przyjmijmy, że w wariantach 1 i 2 informatyk poświęca na utrzymanie serwera z systemem rezerwacji H godzin miesięcznie: aktualizacje, sprawdzenie kopii, reagowanie na zgłoszenia. Koszt roczny to H × 12 × stawka godzinowa (wynagrodzenie z kosztami pracodawcy albo stawka firmy zewnętrznej).
Założenie B (sprzęt). Jeśli serwer jest kupowany, jego cenę wraz z zasilaniem awaryjnym dzieli się przez planowaną liczbę lat eksploatacji. Do tego dochodzi zużycie energii i ewentualna umowa gwarancyjna. Przy wynajmie wystarczy wziąć roczną kwotę z oferty dostawcy hostingu.
Założenie C (aplikacja). Dla wariantów 1 i 2 dolicza się koszt licencji i opieki serwisowej rozłożony na lata, zgodnie z ofertą dostawcy oprogramowania.
Założenie D (incydenty). Warto doliczyć rezerwę na nieplanowane zdarzenia, na przykład awarię dysku albo pilną aktualizację bezpieczeństwa poza godzinami pracy. Trudno ją oszacować, dlatego warto przyjąć wariant ostrożny i wariant optymistyczny.
Suma A + B + C + D daje roczny koszt wariantu 1 lub 2. Dla wariantu 3 w miejsce tych pozycji wchodzi abonament oraz czas administracji kont w systemie, który występuje we wszystkich wariantach.
Co jest pewne w wariancie abonamentowym
W ofercie ZAJMIJ.TO stałą liczbą jest cena zamówionego zakresu:
- pakiet Basic: 499 zł netto miesięcznie za 30 obiektów, 30 definicji zajęć i 30 wydarzeń jednocześnie, bez zobowiązania rocznego, płatne z góry co miesiąc w panelu przez Przelewy24, z fakturą VAT po każdej wpłacie;
- wszystkie funkcje w każdym pakiecie, bez modułów; większą pojemność dokłada się pakietami (na przykład +10 obiektów za 150 zł netto miesięcznie), a liczba jednostek, użytkowników i rezerwacji nie ma limitu;
- utrzymanie, kopie zapasowe, aktualizacje, wsparcie i eksport pełnych danych jednostki wliczone w abonament;
- opcjonalne wdrożenie i import danych od 1 500 zł netto (około 5 godzin pracy, w tym 2 godziny szkolenia), większy zakres według stawki 300 zł netto za godzinę.
Poza abonamentem pozostają prowizje operatora płatności, które jednostka przyjmująca wpłaty online rozlicza bezpośrednio z Przelewy24.
Szczegóły, w tym płatność, fakturę i zakończenie abonamentu, opisujemy na stronie cennik systemu rezerwacji dla gmin. Wsparcie w abonamencie działa w dni robocze 8:00-16:00, z czasami odpowiedzi zapisanymi w załączniku SLA do umowy; w kalkulacji nie należy zakładać niczego, czego nie ma w umowie.
Stała kwota nie oznacza, że po stronie jednostki nie ma żadnej pracy. Ktoś musi przygotować dane do startu, przydzielić uprawnienia, pilnować aktualności cenników i regulaminów oraz odpowiadać mieszkańcom. Ten czas jest jednak taki sam w każdym wariancie, więc nie zmienia wyniku porównania.
Kiedy serwer w urzędzie ma sens
Rzetelne porównanie wymaga wskazania sytuacji, w których wariant 1 lub 2 może być rozsądny:
- urząd ma już zespół IT, który utrzymuje kilka podobnych aplikacji, a dodatkowy system nie zwiększa istotnie jego obciążenia;
- jednostka ma infrastrukturę o wolnych zasobach i sprawdzone procedury kopii zapasowych;
- wewnętrzne zasady jednostki lub wymagania konkretnego projektu wymagają utrzymania aplikacji we własnej infrastrukturze;
- system ma być głęboko zintegrowany z innymi aplikacjami działającymi lokalnie.
W takich przypadkach koszt krańcowy kolejnego serwera może być niewielki. Warto go jednak policzyć, a nie zakładać, że jest zerowy. Sami wcześniej oferowaliśmy model instalacji u klienta. Na abonament przeszliśmy, bo w mniejszych jednostkach własny serwer oznacza koszty utrzymania trudne do przewidzenia, a aktualizacje i kopie zapasowe łatwo spadają na jedną osobę.
Jak przygotować decyzję
- Spisanie obecnego stanu. Czy urząd ma serwer z wolnymi zasobami? Kto dziś odpowiada za kopie zapasowe i aktualizacje innych systemów?
- Wypełnienie arkusza według założeń A-D, w wariancie ostrożnym i optymistycznym.
- Te same pytania do wszystkich dostawców. Co obejmuje cena, kto aktualizuje aplikację, jak wygląda eksport danych po zakończeniu umowy, jaki jest zakres umowy powierzenia.
- Uwzględnienie odpowiedzialności. W każdym wariancie jednostka pozostaje administratorem danych mieszkańców. Różni się podział zadań technicznych, a nie sama odpowiedzialność.
- Porównanie przewidywalności. Dla skarbnika stała roczna kwota w budżecie bywa równie ważna jak jej wysokość.
Jeśli chcą Państwo porównać te warianty na danych swojej jednostki, pomożemy przygotować listę pytań i obiektów. Pierwsza rozmowa nie zobowiązuje do zakupu. O tym, jak zakup usługi wpisuje się w procedury jednostki, piszemy w artykule Jak gmina kupuje oprogramowanie poniżej progu Pzp.