Stan prawny na: 02.11.2026

Mieszkaniec, który rezerwuje salę wieczorem przez internet, oczekuje, że od razu za nią zapłaci: BLIK-iem, kartą albo szybkim przelewem. Dla jednostki to wygoda, bo nie trzeba sprawdzać wyciągów ani przyjmować gotówki w świetlicy. Jednocześnie płatność online w jednostce publicznej to sprawa dla skarbnika i głównego księgowego: kto jest stroną umowy z operatorem, na jaki rachunek trafiają pieniądze, jak ująć prowizję i jak uzgodnić wpływy z rezerwacjami.

Ten artykuł porządkuje te pytania na przykładzie Przelewy24, z którym współpracuje system ZAJMIJ.TO. Nie jest opinią księgową. Ostateczne rozwiązania zależą od organizacji danej gminy i jej jednostek oraz od polityki rachunkowości.

Jak działa płatność przez bramkę

Bramka płatności to pośrednik między mieszkańcem a rachunkiem jednostki. Mieszkaniec wybiera metodę płatności na stronie operatora, operator przyjmuje wpłatę i przekazuje ją na rachunek sprzedawcy, czyli jednostki. System rezerwacji dostaje od operatora potwierdzenie, że płatność się udała, i zmienia status rezerwacji.

W ZAJMIJ.TO przebiega to tak: mieszkaniec wysyła rezerwację, potwierdza ją linkiem z e-maila i przechodzi do Przelewy24. Po wpłacie system otrzymuje powiadomienie z bramki, sprawdza jego podpis i aktualizuje status płatności. Pracownik nie może ręcznie oznaczyć płatności online jako opłaconej, co chroni ewidencję przed pomyłką. Dane karty ani logowania do banku nie przechodzą przez system rezerwacji.

Kto podpisuje umowę z operatorem

Umowę z operatorem płatności zawiera podmiot, na którego rachunek mają trafiać pieniądze. W gminie możliwe są dwa układy:

  • gmina (reprezentowana przez wójta) zawiera jedną umowę, a wpłaty trafiają na rachunek urzędu;
  • jednostka organizacyjna, na przykład OSiR albo dom kultury, zawiera własną umowę i przyjmuje wpłaty na swój rachunek.

Który układ jest właściwy, zależy od tego, kto udostępnia obiekt i czyim dochodem są opłaty. Jednostka budżetowa nie ma osobowości prawnej, więc warto ustalić, czy działa w imieniu gminy na podstawie pełnomocnictwa i jak to opisać w umowie z operatorem. Instytucja kultury, która ma osobowość prawną, zawiera umowę we własnym imieniu.

W systemie ZAJMIJ.TO płatności konfiguruje się osobno dla każdej organizacji. OSiR może mieć własne konto sprzedawcy, dom kultury własne, a świetlice prowadzone przez urząd mogą w ogóle nie przyjmować płatności online. W usłudze działającej na prawdziwych danych konto Przelewy24 pracuje wyłącznie w trybie produkcyjnym. Pierwszą płatność warto więc sprawdzić kontrolnie: niewielka wpłata za rezerwację testowego terminu, jej pojawienie się w panelu Przelewy24 i zwrot.

Przy zawieraniu umowy operator weryfikuje sprzedawcę i jego rachunek. Warto przygotować dokumenty potwierdzające umocowanie osoby podpisującej i dane rachunku. Szczegóły procedury podaje operator.

Rachunek i odprowadzanie dochodów

Jednostki budżetowe co do zasady odprowadzają pobrane dochody na rachunek budżetu gminy. Wyjątkiem są dochody gromadzone na wydzielonym rachunku, jeżeli przewiduje to uchwała rady. Dla płatności online oznacza to praktyczne pytania:

  • na który rachunek operator wypłaca środki - rachunek dochodów jednostki, rachunek budżetu gminy, wydzielony rachunek;
  • jak często następują wypłaty i czy jedna wypłata obejmuje wiele transakcji;
  • kto i kiedy przekazuje środki dalej, jeśli wpływają na rachunek jednostki.

Wypłata od operatora może obejmować kilkadziesiąt płatności z różnych dni. Bez identyfikatorów transakcji w systemie rezerwacji trudno ją rozbić na konkretne rezerwacje. Dlatego warto, żeby każda płatność w systemie miała identyfikator transakcji operatora - w ZAJMIJ.TO jest on zapisywany przy płatności.

Prowizja operatora w budżecie

Operator pobiera prowizję od transakcji według swojego cennika. Sposób jej pobierania - potrącenie z wypłat czy osobna faktura - wynika z umowy z operatorem. Jeżeli prowizja jest potrącana z wypłat, na rachunek trafia mniej, niż zapłacił mieszkaniec. W jednostce sektora finansów publicznych pojawia się wtedy pytanie, jak ująć pełną kwotę dochodu i prowizję jako wydatek, zgodnie z zasadą budżetowania w kwotach brutto.

Warto to ustalić przed uruchomieniem płatności, bo wpływa na plan finansowy jednostki: prowizje muszą mieć zabezpieczone środki w odpowiedniej klasyfikacji budżetowej.

Prowizje Przelewy24 nie są częścią abonamentu ZAJMIJ.TO. Jednostka rozlicza je bezpośrednio z operatorem. Wpłaty mieszkańców nie przechodzą przez rachunek ZAJMIJ.TO.

Dokumenty sprzedaży

Do każdej zrealizowanej płatności ZAJMIJ.TO tworzy potwierdzenie w PDF z numerem w formacie RCH-rok-numer. Potwierdzenie trafia do mieszkańca e-mailem. Nie jest fakturą.

Jeśli jednostka wystawia faktury za najem sal, robi to w swoim systemie finansowo-księgowym. System rezerwacji nie wystawia faktur ani paragonów w imieniu jednostki i nie wysyła ich do KSeF. Warto ustalić z księgowością:

  • czy dla danej usługi wystawia się fakturę zawsze, czy tylko na żądanie;
  • jaką stawkę VAT stosuje się do najmu sali, a jaką do udziału w zajęciach;
  • jakie są obowiązki dotyczące ewidencji sprzedaży, w tym kasy rejestrującej, przy płatnościach online od osób fizycznych.

Cennik w systemie przechowuje cenę netto, stawkę VAT (23%, 8%, 5%, 0%, „zwolniony”, „nie podlega”) i cenę brutto. Cena z chwili rezerwacji zostaje zapisana przy rezerwacji, więc późniejsza zmiana cennika nie zmienia przyjętej należności.

Zwroty

Zwrot to druga strona płatności online. Mieszkaniec rezygnuje, jednostka odwołuje zajęcia, obiekt trzeba zamknąć z powodu awarii. W ZAJMIJ.TO zwrot może być pełny albo częściowy i może przejść przez Przelewy24 (do wysokości pierwotnej transakcji), przelewem albo gotówką. Każdy zwrot ma własne potwierdzenie i zapis w historii rezerwacji.

Część zwrotów system przygotowuje sam, na przykład przy odwołaniu zajęć albo zablokowaniu obiektu. Zwrot po rezygnacji mieszkańca czeka na decyzję pracownika. Zasady zwrotów, czyli termin, do którego rezygnacja jest bezpłatna, wynikają z regulaminu obiektu. Z punktu widzenia księgowości zwrot jest zmniejszeniem dochodu albo wydatkiem, zależnie od okresu i polityki rachunkowości.

Szerzej o procedurze zwrotów piszemy w artykule o odwołanych rezerwacjach i zwrotach opłat.

Uzgadnianie wpływów z rezerwacjami

Płatności online upraszczają obsługę tylko wtedy, gdy księgowość może je uzgodnić. Pomaga w tym kilka zestawień:

  • rejestr płatności i zwrotów - każda wpłata i każdy zwrot w okresie, jeden wiersz na operację, do przeniesienia do systemu księgowego;
  • raport przychodów - wpływy w podziale na jednostki i rodzaje usług;
  • raport należności nieopłaconych - nieopłacone terminy rezerwacji, z danymi kontaktowymi;
  • raport zwrotów - każdy zwrot z kwotą, metodą i powodem;
  • zestawienie operatora - lista transakcji w wypłacie, pobierana z panelu Przelewy24.

Raporty ZAJMIJ.TO są plikami CSV, otwierającymi się poprawnie w polskiej wersji Excela. To zestawienia operacyjne, a nie dokumenty księgowe - nie zastępują ewidencji w systemie finansowo-księgowym jednostki. Opis raportów zawiera strona raporty i statystyki.

Nie każda wpłata musi być online. System obsługuje też płatności ręczne (gotówka, przelew poza systemem), płatności w częściach, płatność po zakończeniu stałej rezerwacji obiektu (na przykład całego sezonu treningów, z terminem zapłaty liczonym od ostatniego terminu) i przypomnienia o płatności wysyłane e-mailem. Kaucja jest osobną płatnością: nie zwiększa ceny najmu ani przychodu, a jej zwrot lub zatrzymanie rozlicza pracownik po protokole zwrotu obiektu. System nie anuluje automatycznie nieopłaconych rezerwacji, bo w wielu miejscach mieszkaniec płaci na miejscu.

Lista kontrolna dla skarbnika

  1. Kto jest stroną umowy z operatorem: gmina czy jednostka? Kto podpisuje i na jakiej podstawie?
  2. Na jaki rachunek trafiają wypłaty i jak często?
  3. Jak pobierana jest prowizja i jak ją ujmujemy w budżecie?
  4. Czy plan finansowy jednostki zawiera środki na prowizje?
  5. Kiedy wystawiamy fakturę i jaką stawkę VAT stosujemy?
  6. Jakie obowiązki ewidencyjne dotyczą płatności od osób fizycznych?
  7. Kto zatwierdza zwroty i jak je księgujemy?
  8. Kto i jak często uzgadnia wypłaty operatora z rezerwacjami?
  9. Czy regulamin obiektu opisuje zasady płatności i zwrotów?
  10. Czy pierwsza płatność i jej zwrot zostały sprawdzone kontrolnie przed udostępnieniem portalu mieszkańcom?

Jak wygląda konfiguracja płatności dla każdej jednostki osobno, opisujemy na stronie płatności online za rezerwacje i zajęcia. O ułożeniu samego cennika piszemy w artykule Cennik wynajmu obiektów gminnych.

Wyślij zgłoszenie

Źródła

Powiązane wpisy