Stan prawny na: 02.11.2026

Zakup systemu rezerwacji, programu do obsługi świetlic czy aplikacji dla ośrodka sportu często ma wartość, przy której jednostka nie prowadzi postępowania na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. Nie znaczy to jednak, że wystarczy wybrać dostawcę i podpisać umowę. Poniżej progu ustawowego obowiązują zasady finansów publicznych, wewnętrzne regulacje jednostki i wymogi dotyczące planowania wydatków.

Ten artykuł opisuje typowy przebieg takiego zakupu z perspektywy skarbnika, sekretarza i kierownika jednostki. Ma charakter porządkujący. Nie rozstrzyga, czy konkretny zakup w danej jednostce może zostać udzielony bez stosowania Pzp. Tę ocenę przeprowadza zamawiający, z udziałem radcy prawnego, na podstawie pełnej wiedzy o planowanych zamówieniach jednostki.

Aktualny próg stosowania Pzp

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych stosuje się do zamówień klasycznych, których wartość jest równa lub przekracza próg określony w art. 2 ust. 1 pkt 1. Ustawa z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw podwyższyła ten próg. Zgodnie z komunikatem Urzędu Zamówień Publicznych od 1 stycznia 2026 r. wynosi on 170 000 zł (wcześniej 130 000 zł).

Wartość zamówienia liczy się bez podatku VAT. W starszych artykułach i poradnikach nadal można spotkać wcześniejszą kwotę, dlatego przy korzystaniu z cudzych materiałów warto sprawdzać datę ich publikacji. Ustawa nowelizująca zawiera przepisy przejściowe; jeżeli zakup był planowany lub wszczęty przed zmianą progu, ich zastosowanie oceni prawnik.

Próg odnosi się do wartości całego zamówienia, a nie jednej faktury. Dlatego pierwszym krokiem jest prawidłowe oszacowanie.

Krok 1: oszacowanie wartości zamówienia

Przepisy o szacowaniu wartości zamówienia znajdują się w art. 28-36 Pzp. Z punktu widzenia zakupu oprogramowania kilka kwestii wymaga szczególnej uwagi:

Cały okres umowy. Przy usłudze abonamentowej liczy się wynagrodzenie za cały planowany okres korzystania, a nie miesięczna rata. Przy umowie na czas nieokreślony wartością zamówienia jest kwota miesięczna pomnożona przez 48 (art. 35 ust. 3 pkt 2 Pzp); przy umowie na czas określony liczy się wynagrodzenie za cały okres jej trwania.

Wszystkie elementy zakupu. Do wartości zamówienia wlicza się wszystko, co obejmuje zamówienie: abonament, wdrożenie, import danych, szkolenia, ewentualne prace dodatkowe przewidziane w umowie.

Zamówienia tego samego rodzaju. Zamawiający ocenia, czy planowany zakup nie jest częścią większej całości. Jeżeli w tym samym roku jednostka kupuje kilka podobnych usług informatycznych, może być konieczne łączne oszacowanie ich wartości. Ustawa zabrania zaniżania wartości zamówienia lub wybierania sposobu jej obliczania w celu uniknięcia stosowania przepisów. To, czy system rezerwacji stanowi odrębne zamówienie, czy część szerszego zamówienia na oprogramowanie, zależy od okoliczności, które zna tylko zamawiający.

Udokumentowanie. Szacowanie warto opisać w notatce: jakie źródła wzięto pod uwagę, jaki okres obejmuje zamówienie i dlaczego uznano je za odrębne.

Dla orientacji: w ofercie ZAJMIJ.TO abonament w pakiecie Basic wynosi 499 zł netto miesięcznie (umowa na czas nieokreślony, bez zobowiązania rocznego), a z pakietami dodatkowymi - odpowiednio więcej, według zamówionej pojemności; opcjonalne wdrożenie zaczyna się od 1 500 zł netto. Przy umowie na czas nieokreślony daje to dla samego pakietu Basic 499 zł × 48 = 23 952 zł netto. Planowane zwiększenie zakresu w trakcie umowy należy uwzględnić przy szacowaniu. Te kwoty są jednym z elementów szacowania, ale nie przesądzają o tym, czy w danej jednostce zamówienie wypada poniżej progu.

Krok 2: wewnętrzny regulamin udzielania zamówień

Większość urzędów i jednostek organizacyjnych ma zarządzenie kierownika jednostki, które określa tryb udzielania zamówień poniżej progu Pzp. Takie regulaminy różnią się między sobą. Zwykle przewidują:

  • przedziały wartości i przypisane do nich wymagania, na przykład zakup na podstawie jednej oferty, rozeznanie cenowe u kilku wykonawców albo zapytanie ofertowe opublikowane na stronie lub w BIP;
  • osoby uprawnione do prowadzenia zakupu i zatwierdzania wyboru;
  • wymaganą dokumentację: wniosek o udzielenie zamówienia, notatkę z rozeznania, protokół wyboru;
  • wyjątki, na przykład dla zakupów finansowanych z określonych źródeł.

Przed rozpoczęciem zakupu warto sprawdzić aktualną wersję regulaminu i ustalić, kto w jednostce odpowiada za jego stosowanie. Jeżeli zakup ma być współfinansowany ze środków zewnętrznych, na przykład z programu unijnego lub krajowego, warunki umowy o dofinansowanie mogą narzucać dodatkowe wymagania co do sposobu wyboru wykonawcy, niezależne od Pzp.

Krok 3: zabezpieczenie środków w budżecie i WPF

Ustawa o finansach publicznych wymaga, aby wydatki publiczne były dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 44). Jednostka może zaciągać zobowiązania w ramach planu finansowego.

Przy usłudze abonamentowej warto zwrócić uwagę na kilka spraw budżetowych:

Klasyfikacja wydatku. Abonament za korzystanie z oprogramowania i jednorazowe wdrożenie mogą wymagać ujęcia w różnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Ustala to skarbnik lub główny księgowy jednostki.

Umowa wieloletnia. Jeżeli umowa ma obejmować więcej niż jeden rok budżetowy, trzeba sprawdzić, czy zobowiązanie wymaga uwzględnienia w wieloletniej prognozie finansowej (art. 226 i następne ustawy o finansach publicznych) lub w upoważnieniach udzielonych organowi wykonawczemu przez radę. Abonament płacony z góry za kolejny miesiąc, który można zakończyć z końcem opłaconego miesiąca, nie tworzy zobowiązania na kolejne lata - jednostka zobowiązuje się zawsze tylko za miesiąc, który opłaca.

Płatność miesięczna a rok budżetowy. Przy abonamencie płatnym co miesiąc z góry koszt rozkłada się równo na miesiące roku, więc nie trzeba dopasowywać okresu usługi do roku kalendarzowego. W ZAJMIJ.TO pierwszy okres trwa od dnia startu abonamentu do końca miesiąca i jest liczony proporcjonalnie do dni (gdy do końca miesiąca zostaje 14 dni albo mniej, obejmuje też cały następny miesiąc). Ułatwia to planowanie kolejnych budżetów.

Kontrasygnata. Czynność prawna mogąca spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych wymaga co do zasady kontrasygnaty skarbnika (art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym). W jednostkach organizacyjnych obowiązują ich własne zasady reprezentacji i kontroli wydatków.

Krok 4: rozeznanie rynku i wybór oferty

Nawet jeżeli regulamin wewnętrzny nie wymaga zapytania ofertowego, rozeznanie rynku pomaga wykazać celowość i oszczędność wydatku. Przy oprogramowaniu porównanie samych cen bywa mylące, bo oferty różnią się zakresem. Warto przygotować krótką listę wymagań i zadać wszystkim dostawcom te same pytania:

  • Co obejmuje cena: liczba obiektów, użytkowników, moduły, aktualizacje, hosting, kopie zapasowe? Jak dostawca liczy limity i co się dzieje po ich przekroczeniu?
  • Jakie są koszty jednorazowe: wdrożenie, import danych, szkolenie?
  • Jaki jest okres umowy i warunki wypowiedzenia?
  • Jak jednostka odzyska swoje dane po zakończeniu umowy?
  • Czy dostawca zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych i jak wygląda jej treść?
  • Jakie są wymagania techniczne po stronie urzędu?

Przy porównaniu modeli instalacji u siebie i usługi w chmurze pomocne może być zestawienie kosztów utrzymania, które opisujemy w artykule Chmura czy serwer w urzędzie? Koszt systemu rezerwacji w gminie w trzech wariantach. Pełną listę kryteriów porównania ofert zawiera artykuł Jak wybrać system rezerwacji dla gminy. Wynik rozeznania i uzasadnienie wyboru warto zapisać w dokumentacji przewidzianej w regulaminie.

Krok 5: umowa, dane osobowe i odbiór

Treść umowy. Umowa powinna określać przedmiot usługi, okres, wynagrodzenie, sposób fakturowania, warunki wypowiedzenia i zakres wsparcia. Warto sprawdzić, czy regulamin usługi dostawcy jest częścią umowy i czy jego zmiany wymagają akceptacji zamawiającego.

Umowa powierzenia. Jeżeli w systemie będą przetwarzane dane mieszkańców, przed ich wprowadzeniem potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z art. 28 RODO. Projekt warto przekazać inspektorowi ochrony danych.

Faktura. Gdy dostawca jest objęty obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, faktura trafia do jednostki przez KSeF. Terminy i zakres tego obowiązku warto potwierdzić z księgowością. Dane nabywcy i odbiorcy na fakturze warto ustalić z dostawcą, jeżeli usługa dotyczy jednostki organizacyjnej gminy.

Odbiór i dokumentacja. Przy pracach jednorazowych, takich jak wdrożenie, wewnętrzne zasady jednostki mogą wymagać potwierdzenia ich wykonania. Przy samym abonamencie dokumentem rozliczeniowym jest zwykle faktura za okres. W ZAJMIJ.TO faktura VAT za abonament i za wdrożenie jest wystawiana w KSeF po każdej wpłacie, a jej PDF jest dostępny w panelu.

Jawność. Umowy jednostek samorządu podlegają przepisom o dostępie do informacji publicznej. Warto sprawdzić, czy w jednostce umowy publikuje się w rejestrze umów w BIP.

Najczęstsze pytania przy zakupie usługi w chmurze

Czy niska cena roczna oznacza, że nie trzeba stosować Pzp? Nie automatycznie. Decyduje wartość całego zamówienia oszacowana zgodnie z ustawą, z uwzględnieniem okresu umowy i innych zamówień tego samego rodzaju. Ostateczną ocenę przeprowadza zamawiający.

Czy wystarczy jedna oferta? To zależy od wewnętrznego regulaminu jednostki i od warunków ewentualnego dofinansowania.

Czy bezpłatne sprawdzenie systemu przed zakupem jest zamówieniem? Nie, jeżeli jest bezpłatne i nie zobowiązuje do zakupu - zamówieniem w rozumieniu Pzp jest umowa odpłatna (art. 7 pkt 32 Pzp). Jeżeli w trakcie sprawdzania mają się pojawić prawdziwe dane mieszkańców, przed ich wprowadzeniem trzeba zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych.

Kto podpisuje umowę? Wójt, burmistrz lub prezydent miasta albo osoba upoważniona, a w jednostce organizacyjnej jej kierownik, zgodnie z zasadami reprezentacji. Kwestię kontrasygnaty opisaliśmy w kroku 3. W ZAJMIJ.TO umowę zawiera administrator konta, akceptując dokumenty usługi w panelu z oświadczeniem o umocowaniu - także o tym, że wymagana kontrasygnata skarbnika została udzielona.

Szczegóły rozliczeń usługi ZAJMIJ.TO - płatność z góry w panelu przez Przelewy24, fakturę VAT po każdej wpłacie i zakończenie abonamentu z końcem opłaconego miesiąca - opisujemy na stronie cennik systemu rezerwacji dla gmin, a dane do notatki z szacowania wartości na stronie dla zamawiającego. Na potrzeby rozeznania rynku możemy przekazać opis zakresu usługi do dokumentacji zamawiającego.

Wyślij zgłoszenie

Źródła

Powiązane wpisy