Informacje dla zamawiającego

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostęp do usługi ZAJMIJ.TO w modelu abonamentowym (SaaS): systemu rezerwacji obiektów i zapisów na zajęcia dla zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych. Zamawiający dostaje panel dla pracowników oraz portal dla mieszkańców. System działa w przeglądarce, więc nie trzeba instalować oprogramowania na komputerach urzędu ani na własnym serwerze.

Zakres usługi, który można przenieść do opisu przedmiotu zamówienia:

• rezerwacje obiektów (hale, boiska, świetlice, sale) z cennikami, blokadami terminów i obsługą rezygnacji;
• zapisy na zajęcia z limitem miejsc oraz wydarzenia jednorazowe;
• płatności online przez Przelewy24 na rachunek jednostki, płatności przyjmowane ręcznie i zwroty;
• panel administracyjny z trzema rolami (administrator, kierownik, pracownik) i dostępem ograniczonym do przypisanych organizacji;
• raporty w plikach CSV i pulpit ze statystykami;
• powiadomienia e-mail dla mieszkańców i pracowników;
• portal dla mieszkańców po polsku, angielsku i ukraińsku;
• reklamacje i korespondencja z mieszkańcem w jednym wątku, z załącznikami;
• pełny eksport danych jednostki w panelu;
• utrzymanie, aktualizacje, kopie zapasowe i wsparcie w cenie abonamentu.

Cena i rozliczenia

Cenę abonamentu i wdrożenia podajemy w zestawieniu na górze strony; to te same kwoty, co w cenniku. Abonament obejmuje wszystkie funkcje usługi, a jego wysokość zależy tylko od zamówionej pojemności: pakietu Basic (obiekty, definicje zajęć, wydarzenia jednocześnie, pliki) i pakietów dodatkowych. Nie pobieramy opłat za liczbę użytkowników, jednostek ani rezerwacji, za kopie zapasowe, eksport danych ani umowę powierzenia, ani opłat za przekroczenie puli - przy pełnej puli nie da się dodać nowej pozycji, a istniejące działają dalej. Zakres zmienia administrator w panelu: dokupiony pakiet działa od razu po dopłacie, rezygnacja z pakietu - od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Cennik jest jednakowy dla wszystkich zamawiających.

• Abonament opłacają Państwo z góry za każdy miesiąc kalendarzowy, w panelu, przez Przelewy24. Nie wysyłamy faktur pro forma i nie przyjmujemy przelewów; prowizję za tę płatność ponosimy my.
• O płatności za kolejny miesiąc przypominamy 14 dni przed końcem opłaconego okresu; termin to ostatni opłacony dzień.
• Fakturę VAT wystawiamy w KSeF po każdej wpłacie, ze wskazaniem nabywcy i odbiorcy, jeśli są różni, na przykład gminy i jej jednostki.
• Pierwszy okres liczymy proporcjonalnie do dni: od dnia startu abonamentu do końca miesiąca.
• Prowizje operatora płatności od wpłat mieszkańców ustala jednostka w umowie z Przelewy24; nie są częścią abonamentu.

Umowa

• Umowa subskrypcji to ogólne warunki, jednakowe dla wszystkich zamawiających; wzór jest publicznie na zajmij.to. Częścią umowy są: regulamin usługi, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, załącznik SLA z zasadami wsparcia, załącznik cenowy i lista podprzetwarzających.
• Umowę zawiera administrator konta jednostki, akceptując te dokumenty w panelu po pierwszym zalogowaniu. Podaje imię i nazwisko, stanowisko i podstawę umocowania oraz oświadcza, że działa w imieniu zamawiającego, a wymagana zgoda (np. kontrasygnata skarbnika) została udzielona. Nie trzeba niczego podpisywać ani odsyłać.
• Zawarcie umowy nie rodzi obowiązku zapłaty. Obowiązek powstaje dopiero z włączeniem abonamentu w panelu i dotyczy opłaconych miesięcy.
• Umowa jest na czas nieokreślony, bez zobowiązania do korzystania z usługi przez określony czas. Abonament kończy się w każdej chwili przyciskiem „Zakończ abonament” w panelu, z końcem opłaconego miesiąca, albo sam - gdy kolejny miesiąc nie zostanie opłacony w ciągu 30 dni.

Szacowanie wartości i tryb zamówienia

Tryb udzielenia zamówienia i jego wartość ocenia dział zamówień publicznych zamawiającego albo radca prawny, na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych i wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień. Przy umowie na czas nieokreślony wartość szacuje się według zasad ustawy, z uwzględnieniem podobnych usług zamawianych w tym samym czasie.

Załącznik cenowy (§ 8) podaje sposób liczenia: przy umowie na czas nieokreślony wartość to kwota miesięczna × 48 - dla samego pakietu Basic 23 952 zł netto, czyli poniżej progu stosowania ustawy (170 000 zł netto). Przy planowanym zwiększeniu zakresu warto doliczyć przewidywane pakiety dodatkowe. Na prośbę przekażemy opis przedmiotu zamówienia, cenę i dane dostawcy, potrzebne do notatki z szacowania wartości albo do zapytania ofertowego; wzór umowy jest publicznie na zajmij.to.

Ochrona danych osobowych

• Administratorem danych mieszkańców jest jednostka, która udostępnia obiekty. ZAJMIJ.TO jest podmiotem przetwarzającym i działa wyłącznie na polecenie administratora.
• Umowę powierzenia przetwarzania danych akceptuje administrator konta jednostki w panelu, po pierwszym zalogowaniu, w imieniu jednostki i ze wskazaniem podstawy umocowania. Dzieje się to, zanim do systemu trafią dane mieszkańców. Zgłoszenie wysłane z formularza na tej stronie nie jest akceptacją umowy.
• Umowa powierzenia określa kategorie danych, środki bezpieczeństwa, podprzetwarzających oraz zwrot i usunięcie danych po zakończeniu współpracy.
• Dane przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Każde konto ma w usłudze własną bazę danych.

Dostępność cyfrowa

Portal dla mieszkańców jest projektowany zgodnie z WCAG 2.1 AA. Samoocena dostawcy (WCAG 2.1 AA) zakończona 2 listopada 2026 r. - bez stwierdzonych niezgodności; szczegóły w deklaracji dostępności.

Wsparcie

Wsparcie jest w cenie abonamentu. Zgłoszenia przyjmujemy w panelu („Pomoc ZAJMIJ.TO”) i e-mailem na pomoc@zajmij.to, w dni robocze w godzinach 8:00-16:00. Pierwsza odpowiedź przychodzi najpóźniej po 4 godzinach wsparcia przy sprawie pilnej, 8 godzinach przy wysokiej, 2 dniach roboczych przy normalnej i 5 dniach roboczych przy niskiej. Szczegóły zapisujemy w załączniku SLA do umowy.

Zakończenie umowy i Państwa dane

• Administrator jednostki pobiera w panelu pełny eksport danych: plik z bazą danych, zestawienia CSV (organizacje, obiekty, rezerwacje, klienci, płatności) i pliki. Eksport jest bezpłatny, można go wygenerować wielokrotnie, a link do pobrania jest ważny 7 dni.
• Po zakończeniu abonamentu konto przez 30 dni działa w trybie tylko do odczytu: można przeglądać dane, pobrać eksport i dokończyć rozpoczęte płatności i zwroty.
• Potem dane trafiają do archiwum i są usuwane w terminach z umowy powierzenia. Na polecenie administratora usuwamy je wcześniej i potwierdzamy usunięcie.

Jak zacząć

1. Wystarczy wysłać zgłoszenie albo napisać do nas. Pokażemy system na danych przykładowych i odpowiemy na pytania do zapytania ofertowego.
2. Po sprawdzeniu zgłoszenia zakładamy konto jednostki. Po pierwszym zalogowaniu administrator konta akceptuje w panelu dokumenty usługi - to zawiera umowę.
3. Po decyzji o korzystaniu z usługi administrator włącza abonament w panelu i płaci za pierwszy okres przez Przelewy24.

Konto jednostki powstaje po akceptacji zgłoszenia przez nasz zespół, nie automatycznie.