Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zawierana przez akceptację w Panelu Konta Zamawiającego

§ 1. Strony

1. Administrator - ………………, ………………, NIP ………………. W tej umowie: „Zamawiający” (gmina albo jej jednostka organizacyjna). Zamawiający może obejmować umową również swoje jednostki organizacyjne korzystające z usługi w ramach jednego konta. Administratorem danych przetwarzanych w Koncie Zamawiającego jest Zamawiający: jego jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej korzystają z Konta jako jego użytkownicy (ich kierownicy działają na podstawie pełnomocnictwa wójta, burmistrza albo prezydenta miasta), a polecenia (§ 5), żądania osób, których dane dotyczą (§ 9), i zgłoszenia naruszeń (§ 11) przechodzą przez Zamawiającego. Jednostka posiadająca osobowość prawną (np. samorządowa instytucja kultury) jest odrębnym administratorem i zawiera własną umowę.
2. Podmiot przetwarzający - ZAJMIJTO, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Poznaniu, ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań, KRS 0001229059, NIP 7831949762, REGON 544263971. W tej umowie: „Przetwarzający” albo „ZAJMIJ.TO”.

§ 2. Zawarcie umowy i czas obowiązywania

1. Umowa jest zawierana w związku z korzystaniem przez Zamawiającego z usługi ZAJMIJ.TO opisanej w Regulaminie usługi i Umowie subskrypcji usługi ZAJMIJ.TO (dalej: „Usługa”, „umowa subskrypcji”), zarówno w okresie testowym, jak i w okresie płatnego abonamentu.
2. Administrator Konta Zamawiającego, po pierwszym zalogowaniu do Panelu, zaznacza akceptację tej umowy w wersji dpa-1.0 (razem z regulaminem usługi, umową subskrypcji, załącznikiem SLA i załącznikiem cenowym), podaje imię i nazwisko, stanowisko oraz podstawę umocowania i składa oświadczenie, że jest umocowany do działania w imieniu Zamawiającego w tym zakresie. W razie wątpliwości co do umocowania ZAJMIJ.TO może zażądać dokumentu, który je potwierdza (umowa subskrypcji § 3 ust. 4); do czasu jego przedstawienia może wstrzymać udostępnienie Panelu administratora.
3. Umowa zostaje zawarta z chwilą zatwierdzenia akceptacji w Panelu. Do tej chwili Panel administratora Konta Zamawiającego jest zamknięty, a Zamawiający nie powinien wprowadzać do Konta Zamawiającego danych osobowych; zgłoszenie przesłane z formularza na zajmij.to nie stanowi akceptacji tej umowy.
4. ZAJMIJ.TO zapisuje dowód zawarcia umowy: identyfikator i wersję dokumentu, datę i godzinę akceptacji, imię i nazwisko, stanowisko i adres e-mail osoby akceptującej, podstawę jej umocowania i treść złożonego oświadczenia, potwierdzenie adresu e-mail podanego w zgłoszeniu (jeżeli zgłoszenie je zawierało), dane identyfikujące Zamawiającego (nazwa, TERC, NIP) oraz skrót adresu IP, z którego dokonano akceptacji (jednokierunkowy skrót HMAC-SHA256; samego adresu IP nie przechowuje). Zamawiający może w każdej chwili otrzymać kopię tych danych oraz pliki PDF zaakceptowanych wersji (wysyłane e-mailem po akceptacji i dostępne w Panelu na stronie „Abonament i faktury”).
5. Nowa wersja tej umowy obowiązuje od dnia jej wejścia w życie po akceptacji w Panelu na zasadach § 15; do tego dnia obowiązuje wersja dotychczasowa.
6. Umowa obowiązuje przez czas świadczenia Usługi, a po jej zakończeniu - do dnia usunięcia danych zgodnie z § 12, w tym do wygaśnięcia kopii zapasowych.

§ 3. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

1. Zamawiający powierza ZAJMIJ.TO przetwarzanie danych osobowych, których jest administratorem, w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia Usługi.

2. Cel przetwarzania: udostępnienie Zamawiającemu systemu do zarządzania rezerwacjami obiektów, zapisami na zajęcia i wydarzenia, płatnościami, powiadomieniami, reklamacjami, opiniami, dokumentami i raportami, wraz z utrzymaniem systemu, kopiami zapasowymi, aktualizacjami i wsparciem.

3. Charakter przetwarzania: przechowywanie danych w bazie danych i magazynie plików Zamawiającego, organizowanie, porządkowanie, przeglądanie, udostępnianie upoważnionym użytkownikom Zamawiającego i mieszkańcom w portalu Zamawiającego, wysyłanie powiadomień e-mail, wykonywanie i odtwarzanie kopii zapasowych, eksport, archiwizacja i usuwanie danych.

4. Dostęp pracowników ZAJMIJ.TO do danych w koncie Zamawiającego (np. w ramach wsparcia) odbywa się wyłącznie, gdy jest to niezbędne do świadczenia Usługi albo na prośbę Zamawiającego, i jest odnotowywany w dzienniku.

5. Dane każdego Zamawiającego są przechowywane w odrębnej bazie danych, dostępnej przez odrębne konto bazodanowe.

6. Zgłoszenia do ZAJMIJ.TO. Treść zgłoszeń, które Zamawiający składa w helpdesku („Pomoc ZAJMIJ.TO”), i dołączone do nich pliki są przechowywane poza bazą danych Zamawiającego - w bazie i na dysku platformy ZAJMIJ.TO, w katalogu przypisanym do Zamawiającego. Mogą zawierać dane osobowe mieszkańców lub pracowników Zamawiającego (np. zrzut ekranu z rezerwacją). ZAJMIJ.TO przetwarza je wyłącznie w celu obsługi zgłoszenia i usuwa wraz ze zgłoszeniem po 2 latach od jego zamknięcia - przez ten czas zgłoszenie służy obsłudze powracającego problemu i rozpatrzeniu reklamacji Usługi. Zamawiający przekazuje w zgłoszeniu tylko dane niezbędne do jego obsługi (w miarę możliwości zrzuty ekranu bez danych mieszkańców). Na polecenie Zamawiającego ZAJMIJ.TO wcześniej usuwa załączniki zgłoszenia i dane osobowe z jego treści, które nie są już potrzebne do jego obsługi. To samo dotyczy danych, które Zamawiający przekaże e-mailem na adres wsparcia (Załącznik 2).

7. Katalog ofert na zajmij.to. Jeżeli administrator Konta Zamawiającego włączy w panelu widoczność Zamawiającego w katalogu ofert na stronie zajmij.to, jest to polecenie Zamawiającego w rozumieniu § 5 ust. 1. ZAJMIJ.TO udostępnia wtedy w katalogu publiczne informacje z portalu Zamawiającego: nazwę, opis skrócony do 300 znaków, kategorię, miejscowość, zdjęcie, cenę „od”, datę wydarzenia i adres strony obiektów, zajęć i wydarzeń, które Zamawiający oznaczył jako publiczne, oraz nazwę, logo i kolory Zamawiającego. Do katalogu nie trafiają dane mieszkańców, rezerwacje, dane trenerów i prowadzących, notatki ani dane kontaktowe. Zamawiający dba o to, by opisy i zdjęcia publicznych ofert nie zawierały danych osobowych, chyba że ma podstawę do ich publikacji. Po wyłączeniu widoczności ZAJMIJ.TO usuwa oferty Zamawiającego z katalogu niezwłocznie; strona zajmij.to może pokazywać je jeszcze najwyżej 15 minut (pamięć podręczna), a gdy usługa jest chwilowo niedostępna i strona korzysta z kopii awaryjnej - do przywrócenia usługi, nie dłużej niż 7 dni. Imię i nazwisko oraz adres e-mail administratora, który włączył widoczność, i datę włączenia ZAJMIJ.TO przechowuje jako dowód polecenia tylko przez czas, gdy widoczność jest włączona; po jej wyłączeniu usuwa je, a w historii zmian Konta Zamawiającego zostaje data i identyfikator użytkownika Zamawiającego.

§ 4. Kategorie osób i rodzaje danych

1. Kategorie osób, których dane dotyczą:
   • mieszkańcy i inni klienci Zamawiającego dokonujący rezerwacji, zapisów i płatności (osoby fizyczne, w tym prowadzące działalność gospodarczą, oraz osoby reprezentujące lub kontaktowe innych podmiotów);
   • uczestnicy zajęć i wydarzeń, w tym małoletni zapisywani przez rodziców lub opiekunów prawnych;
   • trenerzy i prowadzący zajęcia;
   • pracownicy i współpracownicy Zamawiającego oraz jego jednostek, korzystający z panelu (role: administrator, supervisor, pracownik);
   • osoby składające reklamacje i dodające opinie;
   • inne osoby, których dane Zamawiający umieści w notatkach, dokumentach, załącznikach lub zdjęciach.
2. Rodzaje danych:
   • identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
   • adresowe: ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość, gmina, powiat, województwo;
   • dane firmy klienta: nazwa, NIP, REGON (dane osobowe w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą);
   • dane rezerwacji, zapisów i uczestnictwa: obiekt, termin, status, historia zmian, kody dostępu;
   • dane płatności: kwota, status, metoda, identyfikator transakcji operatora płatności, dane zwrotów (bez danych kart płatniczych i danych logowania do banku);
   • dane uwierzytelniające: skróty haseł i kodów PIN, tokeny sesji w postaci skrótu, kody jednorazowe;
   • dane o akceptacji dokumentów i zgodach (data, wersja dokumentu);
   • dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, wpisy dziennika aktywności i dziennika bezpieczeństwa;
   • treści wprowadzane przez użytkowników: reklamacje, opinie, notatki, dokumenty, załączniki, zdjęcia.
3. Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO). Zamawiający zobowiązuje się nie wprowadzać takich danych do Usługi, w szczególności do notatek i załączników, chyba że uprzednio uzgodni to z ZAJMIJ.TO na piśmie. Jeżeli takie dane mimo to trafią do Usługi, Zamawiający niezwłocznie je usuwa albo poprawia; ZAJMIJ.TO, które je zauważy (np. przy obsłudze zgłoszenia), informuje o tym Zamawiającego i nie wykorzystuje ich w żadnym celu. Wprowadzenie takich danych nie rozszerza zakresu tej umowy.

§ 5. Polecenia Zamawiającego (art. 28 ust. 3 lit. a RODO)

1. ZAJMIJ.TO przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego. Poleceniem jest ta umowa, Regulamin usługi, umowa subskrypcji oraz działania wykonywane przez upoważnionych użytkowników Zamawiającego w panelu (konfiguracja, wprowadzanie, zmiana, eksport i usuwanie danych). Inne polecenia Zamawiający przekazuje w formie dokumentowej (e-mail) z adresu administratora konta albo osoby wskazanej w umowie.

2. ZAJMIJ.TO nie przekazuje danych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek taki nakłada na nią prawo Unii lub prawo polskie; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania informuje Zamawiającego o tym obowiązku, o ile prawo nie zabrania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

3. Jeżeli zdaniem ZAJMIJ.TO polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, ZAJMIJ.TO niezwłocznie informuje o tym Zamawiającego i może wstrzymać wykonanie polecenia do czasu jego potwierdzenia lub zmiany.

4. Okres przechowywania danych rezerwacji i klientów. Zamawiający ustala w konfiguracji Usługi, po ilu miesiącach od ostatniej rezerwacji dane osobowe klientów i zakończonych rezerwacji są anonimizowane (od 12 do 120 miesięcy); to ustawienie jest poleceniem Zamawiającego w rozumieniu ust. 1. Jeżeli Zamawiający nie ustawi własnego okresu, obowiązuje okres domyślny ustalony przez ZAJMIJ.TO, wynoszący 36 miesięcy; okres ustawiony przez Zamawiającego ma zawsze pierwszeństwo przed okresem domyślnym. Okres domyślny jest ustawieniem technicznym, a nie oceną, jaki okres odpowiada celom i obowiązkom Zamawiającego - Zamawiający jako administrator sprawdza go i w razie potrzeby zmienia. Anonimizacja polega na nieodwracalnym usunięciu albo zastąpieniu danych identyfikujących i kontaktowych osoby w bazie danych Zamawiającego i we wpisach dziennika aktywności (ust. 5); kopie zapasowe zawierające te dane wygasają zgodnie z § 12 ust. 5. Dane płatności i zwrotów objęte okresem z ust. 5 pkt 5 nie są anonimizowane przed jego upływem. O zmianie okresu domyślnego ZAJMIJ.TO informuje Zamawiającego z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, aby mógł ustawić własny okres. Dane płatności są przechowywane tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe i o rachunkowości.

5. Okresy przechowywania danych technicznych. Niezależnie od ust. 4: (1) pliki logów aplikacji (m.in. adres IP, adres żądania, identyfikator Zamawiającego) są przechowywane najwyżej 30 dni - logi są rotowane według rozmiaru, a ZAJMIJ.TO co miesiąc sprawdza, że nie są starsze niż 30 dni; (2) rejestr błędów aplikacji (może zawierać adres IP i identyfikator użytkownika) - po 90 dniach; (3) zgłoszenia w helpdesku z załącznikami - 2 lata od zamknięcia zgłoszenia (§ 3 ust. 6); (4) dziennik operacji pracowników ZAJMIJ.TO, w tym sesji wsparcia na Koncie Zamawiającego (§ 3 ust. 4) - 2 lata; (5) dane płatności i dzienniki operatora płatności - co najmniej 5 pełnych lat od końca roku obrotowego, którego dotyczą, a dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy podatkowe albo o rachunkowości (art. 74 ustawy o rachunkowości, art. 86 Ordynacji podatkowej); (6) dziennik aktywności Konta Zamawiającego - wpisy starsze niż 90 dni są przenoszone do archiwum, a archiwum jest usuwane po 2 latach od wpisu; (7) sesje wsparcia na Koncie Zamawiającego wraz z powodem i zgodami Zamawiającego na dostęp serwisowy - 2 lata od zakończenia sesji; (8) próby logowania i składania wniosków o PIN w portalu mieszkańców i trenerów - 90 dni, a rozpatrzone wnioski o PIN niepowiązane z klientem oraz wnioski trenerów - 12 miesięcy od decyzji; (9) nieudane próby logowania użytkowników Panelu - 90 dni, a wpisy istotne dla bezpieczeństwa - 1 rok; (10) konta użytkowników Panelu i profile trenerów wyłączone, w których przez 2 lata nie było zmian ani logowania, są anonimizowane (identyfikator i historia czynności zostają); (11) raporty wygenerowane w Panelu wraz z plikami CSV - 6 miesięcy od zlecenia raportu. Wcześniej, wraz z anonimizacją danych rezerwacji i klientów (ust. 4), anonimizowane są dane tych osób we wpisach dziennika aktywności. O wydłużeniu okresów z pkt 1-4 i 6-11 ZAJMIJ.TO informuje Zamawiającego z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.

§ 6. Poufność (art. 28 ust. 3 lit. b RODO)

1. Do danych mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione przez ZAJMIJ.TO, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy albo podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy.
2. ZAJMIJ.TO nadaje osobom z ust. 1 pisemne upoważnienia, odbiera od nich oświadczenia o zachowaniu poufności i prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych (rejestr upoważnień), obejmującą zakres i okres upoważnienia oraz dostępy do systemów.
3. Obowiązek zachowania poufności trwa także po zakończeniu współpracy z daną osobą.

§ 7. Bezpieczeństwo przetwarzania (art. 28 ust. 3 lit. c, art. 32 RODO)

1. ZAJMIJ.TO stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w Załączniku 1, odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą.
2. ZAJMIJ.TO może zmieniać środki z Załącznika 1, jeżeli zmiana nie obniża poziomu ochrony. O istotnych zmianach informuje Zamawiającego.

§ 8. Dalsze powierzenie (art. 28 ust. 2, 3 lit. d i ust. 4 RODO)

1. Zamawiający udziela ZAJMIJ.TO ogólnej zgody na dalsze powierzenie przetwarzania podmiotom wymienionym w Załączniku 2 (lista podprzetwarzających w wersji obowiązującej w dniu zawarcia tej umowy).
2. O zamiarze dodania lub zastąpienia podprzetwarzającego ZAJMIJ.TO informuje Zamawiającego e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni - na adres administratora konta oraz na adres inspektora ochrony danych Zamawiającego albo osoby do spraw ochrony danych, jeżeli Zamawiający go podał (§ 11 ust. 2). Zamawiający może w tym terminie wnieść sprzeciw w formie dokumentowej. Jeżeli strony nie uzgodnią rozwiązania, Zamawiający może zakończyć abonament ze skutkiem na dzień zmiany podprzetwarzającego, ze zwrotem abonamentu zapłaconego za okres po tym dniu (umowa subskrypcji § 5 ust. 5).
3. ZAJMIJ.TO nakłada na podprzetwarzającego, w drodze umowy, obowiązki ochrony danych co najmniej takie jak w tej umowie, w szczególności obowiązek wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa.
4. ZAJMIJ.TO odpowiada wobec Zamawiającego za wykonanie obowiązków przez podprzetwarzającego jak za własne działania.
5. Operator płatności przyjmujący płatności mieszkańców (Przelewy24) nie jest podprzetwarzającym ZAJMIJ.TO: umowę o obsługę tych płatności zawiera bezpośrednio Zamawiający lub jego jednostka organizacyjna. Płatności Zamawiającego za Usługę (abonament, pakiety, wdrożenie) obsługuje Przelewy24 na podstawie umowy z ZAJMIJ.TO, a faktury za Usługę ZAJMIJ.TO wystawia w Krajowym Systemie e-Faktur - w obu przypadkach są to dane Zamawiającego jako klienta ZAJMIJ.TO i osób działających w jego imieniu, których administratorem jest ZAJMIJ.TO (polityka prywatności, część B), a nie dane powierzone tą umową.
6. Pilne zastąpienie. Jeżeli podprzetwarzający przestaje świadczyć usługę albo jego dalsze używanie zagraża bezpieczeństwu danych (np. upadłość, wypowiedzenie umowy przez dostawcę, naruszenie ochrony danych po jego stronie), a zachowanie terminu z ust. 2 oznaczałoby przerwę w świadczeniu Usługi albo zagrożenie dla danych, ZAJMIJ.TO może go zastąpić przed upływem tego terminu podmiotem zapewniającym co najmniej taki sam poziom ochrony, z lokalizacją przetwarzania w EOG. ZAJMIJ.TO zawiadamia o tym Zamawiającego i jego inspektora ochrony danych niezwłocznie, nie później niż w dniu zmiany, podając przyczynę, a przyczynę i zakres zmiany dokumentuje i udostępnia Zamawiającemu na jego prośbę. Zamawiający może w ciągu 30 dni od zawiadomienia wnieść sprzeciw; jeżeli strony nie uzgodnią rozwiązania, Zamawiający może zakończyć abonament ze skutkiem na dzień zmiany podprzetwarzającego, ze zwrotem abonamentu zapłaconego za okres po tym dniu (umowa subskrypcji § 5 ust. 5), i polecić wcześniejsze usunięcie danych (§ 12 ust. 6).

§ 9. Pomoc w realizacji praw osób (art. 28 ust. 3 lit. e RODO)

1. Usługa udostępnia Zamawiającemu funkcje pozwalające realizować prawa osób, w szczególności przeglądanie, poprawianie, eksport i usuwanie danych klientów oraz eksport raportów do plików CSV.
2. Jeżeli żądanie osoby, której dane dotyczą, wpłynie bezpośrednio do ZAJMIJ.TO, ZAJMIJ.TO przekazuje je Zamawiającemu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych, i nie odpowiada na nie samodzielnie, chyba że Zamawiający tak poleci.
3. Na prośbę Zamawiającego ZAJMIJ.TO pomaga w realizacji żądań, których Zamawiający nie może zrealizować funkcjami Usługi.

§ 10. Pomoc w obowiązkach z art. 32-36 RODO (art. 28 ust. 3 lit. f RODO)

1. ZAJMIJ.TO pomaga Zamawiającemu w wywiązywaniu się z obowiązków dotyczących bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacji, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje.
2. Na prośbę Zamawiającego ZAJMIJ.TO przekazuje opis zabezpieczeń, politykę kopii zapasowych z wynikami testów odtworzenia, opis procedury obsługi incydentów oraz informacje potrzebne do rejestru czynności przetwarzania i oceny skutków.

§ 11. Naruszenia ochrony danych

1. ZAJMIJ.TO zgłasza Zamawiającemu naruszenie ochrony danych osobowych powierzonych tą umową bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia.
2. Zgłoszenie jest wysyłane e-mailem na adres administratora konta Zamawiającego (………………), na adres wskazany przez Zamawiającego do spraw ochrony danych (np. inspektora ochrony danych: ………………) oraz na adres kontaktu do spraw cyberbezpieczeństwa, jeżeli zostały podane. ZAJMIJ.TO przechowuje te adresy w danych konta Zamawiającego, poza bazą danych Zamawiającego, aby mogły zostać użyte także przy awarii konta. Administrator konta Zamawiającego może sam aktualizować dane inspektora ochrony danych i kontaktu do spraw cyberbezpieczeństwa w panelu (Konfiguracja → Kontakty bezpieczeństwa); zawiadomienia wysłane na ostatnio wskazane adresy uważa się za doręczone.
3. Zgłoszenie zawiera, w zakresie znanym w chwili zgłoszenia: opis charakteru naruszenia, w miarę możliwości kategorie i przybliżoną liczbę osób i wpisów, prawdopodobne konsekwencje, zastosowane i proponowane środki zaradcze oraz dane osoby kontaktowej po stronie ZAJMIJ.TO. Korespondencję w sprawie naruszenia Zamawiający kieruje na adres bezpieczenstwo@zajmij.to; w sprawach ochrony danych osobowych punktem kontaktowym ZAJMIJ.TO jest adres dane@zajmij.to. Informacje niedostępne w chwili zgłoszenia ZAJMIJ.TO przekazuje sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.
4. ZAJMIJ.TO nie zgłasza naruszenia Prezesowi UODO ani osobom, których dane dotyczą, w imieniu Zamawiającego, chyba że Zamawiający tak poleci. Termin 24 godzin ma umożliwić Zamawiającemu dokonanie zgłoszenia w terminie 72 godzin (art. 33 RODO).
5. ZAJMIJ.TO dokumentuje naruszenia (rejestr naruszeń: okoliczności, skutki, podjęte działania, daty stwierdzenia i zgłoszenia Zamawiającemu) i udostępnia Zamawiającemu tę dokumentację w części dotyczącej jego danych, na jego prośbę.

§ 12. Zakończenie przetwarzania: eksport i usunięcie danych (art. 28 ust. 3 lit. g RODO)

1. Eksport. Przez cały okres świadczenia Usługi oraz w okresie tylko do odczytu (ust. 2) Zamawiający może pobrać pełny eksport danych: plik z bazą danych, zestawienia CSV kluczowych danych (organizacje, obiekty, rezerwacje, klienci, płatności) oraz pliki. Eksport jest udostępniany przez podpisany link ważny 7 dni.
2. Tryb tylko do odczytu - 30 dni. Po zakończeniu okresu testowego bez włączenia abonamentu albo po zakończeniu lub wygaśnięciu abonamentu konto Zamawiającego działa przez 30 dni tylko do odczytu. Tryb tylko do odczytu obowiązuje także wcześniej - po 7 dniach pełnego dostępu po końcu opłaconego okresu, do zapłaty albo wygaśnięcia abonamentu (umowa subskrypcji § 7 ust. 6-7). W tym czasie dokończone zostają płatności i zwroty rozpoczęte wcześniej. Przetwarzanie ogranicza się do przechowywania, udostępnienia danych Zamawiającemu, eksportu oraz dokończenia tych operacji.
3. Archiwum - 30 dni. Po upływie okresu z ust. 2 dane Zamawiającego są przenoszone do zaszyfrowanego archiwum, a baza danych Zamawiającego i jej konto bazodanowe są usuwane. Przez 30 dni od archiwizacji konto można przywrócić z archiwum na wniosek Zamawiającego. Archiwizacja nie następuje, dopóki są otwarte zwroty płatności.
4. Usunięcie. Po upływie 30 dni od archiwizacji archiwum jest trwale usuwane.
5. Kopie zapasowe - do 90 dni. Kopie zapasowe danych Zamawiającego nie są usuwane indywidualnie; wygasają w rotacji. Każda kopia jest usuwana z repozytorium kopii najpóźniej 90 dni od jej wykonania, a jej zaszyfrowane dane z magazynu kopii - najpóźniej 31 dni później (blokada chroniąca kopie przed usunięciem przez atakującego), a ostatnia kopia jest wykonywana przed archiwizacją. Do czasu wygaśnięcia kopie są szyfrowane, nie są używane do żadnego innego celu i są odtwarzane wyłącznie na polecenie Zamawiającego albo w celu usunięcia awarii. Jeżeli odtworzenie kopii przywróci dane, które wcześniej zostały usunięte albo zanonimizowane zgodnie z tą umową lub poleceniem Zamawiającego, ZAJMIJ.TO niezwłocznie usuwa albo anonimizuje je ponownie.
6. Wcześniejsze usunięcie. Zamawiający może w każdej chwili, w formie dokumentowej, polecić wcześniejsze usunięcie danych (z pominięciem okresów z ust. 2-4). Polecenie nie przyspiesza wygaśnięcia kopii zapasowych z ust. 5.
7. Po usunięciu danych ZAJMIJ.TO na prośbę Zamawiającego potwierdza usunięcie w formie dokumentowej.
8. ZAJMIJ.TO może zachować dane w zakresie, w jakim prawo Unii lub prawo polskie nakazuje ich przechowywanie. Dane Zamawiającego jako klienta ZAJMIJ.TO (akceptacje dokumentów, zamówienia, płatności, faktury, korespondencja) nie są danymi powierzonymi i podlegają polityce prywatności ZAJMIJ.TO.

Podsumowanie terminów (spójne z Regulaminem usługi i planem SaaS §7.2):

§ 13. Informacje i audyty (art. 28 ust. 3 lit. h RODO)

1. ZAJMIJ.TO udostępnia Zamawiającemu informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO, w pierwszej kolejności w formie dokumentów: opisu zabezpieczeń, wyników testów odtworzenia kopii, listy podprzetwarzających, odpowiedzi na pisemne pytania inspektora ochrony danych.
2. Zamawiający lub upoważniony przez niego audytor może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, po zawiadomieniu ZAJMIJ.TO z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, w dni robocze, w sposób nieutrudniający świadczenia Usługi innym klientom i bez dostępu do danych innych klientów. Audytor zobowiązuje się do zachowania poufności.
3. Wyprzedzenie z ust. 2 nie obowiązuje, gdy audyt jest związany z naruszeniem ochrony danych dotyczącym danych Zamawiającego, z uzasadnionym podejrzeniem naruszenia tej umowy albo z żądaniem organu nadzorczego; ZAJMIJ.TO umożliwia wtedy audyt niezwłocznie, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie dłuższym niż 3 dni robocze. Ograniczenia z ust. 2 i 4 chronią dane innych klientów i ciągłość Usługi i nie mogą uniemożliwiać Zamawiającemu sprawdzenia, czy ZAJMIJ.TO wykonuje tę umowę.
4. Audyt infrastruktury podprzetwarzających odbywa się na podstawie dokumentów, certyfikatów i raportów udostępnianych przez tych podprzetwarzających. Jeżeli nie wystarczają one do sprawdzenia, ZAJMIJ.TO na wniosek Zamawiającego występuje do podprzetwarzającego o dodatkowe informacje albo korzysta z uprawnień do audytu z umowy z nim.
5. Koszty audytu ponosi Zamawiający, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie tej umowy przez ZAJMIJ.TO.

§ 14. Odpowiedzialność

1. Każda ze stron odpowiada za szkody wyrządzone naruszeniem tej umowy lub RODO na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem art. 82 RODO.
2. Ograniczenia odpowiedzialności określone w Regulaminie usługi i umowie subskrypcji stosuje się do tej umowy wyłącznie w granicach dopuszczalnych przez prawo. Nie dotyczą one szkody wyrządzonej umyślnie lub z rażącego niedbalstwa, nie ograniczają praw ani roszczeń osób, których dane dotyczą (art. 82 RODO), ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć z mocy prawa.
3. ZAJMIJ.TO odpowiada za szkodę spowodowaną przetwarzaniem wyłącznie wtedy, gdy nie dopełniło obowiązków nałożonych przez RODO bezpośrednio na podmioty przetwarzające albo gdy działało poza zgodnymi z prawem poleceniami Zamawiającego lub wbrew nim (art. 82 ust. 2 RODO). Za zgodność poleceń z prawem, w tym za podstawę prawną przetwarzania danych wprowadzanych do Usługi i za obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą, odpowiada Zamawiający.

§ 15. Zmiany umowy

1. Zmiana tej umowy wymaga nowej wersji dokumentu z nowym identyfikatorem (np. dpa-1.1) i wpisem w rejestrze zmian.
2. Zmiana listy podprzetwarzających odbywa się w trybie § 8 ust. 2 i nie wymaga nowej akceptacji całej umowy.
3. Inne zmiany ZAJMIJ.TO publikuje i przekazuje Zamawiającemu e-mailem co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie (krócej wyłącznie przy zmianie wymuszonej przepisami, z podaniem przyczyny). Od dnia wejścia w życie zmiana wymaga akceptacji administratora Konta Zamawiającego w panelu; Zamawiający, który jej nie akceptuje, może przed tym dniem zakończyć abonament ze zwrotem za okres po dniu zmiany (umowa subskrypcji § 5 ust. 5 i § 16).

§ 16. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Kodeks cywilny.
2. W razie sprzeczności między tą umową a Regulaminem usługi lub umową subskrypcji w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma ta umowa.
3. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
4. Załączniki stanowią integralną część umowy.

Umowa jest w wersji dpa-1.0. Tekst wzoru jest jednakowy dla wszystkich Zamawiających; miejsca wykropkowane uzupełniają dane Zamawiającego w kopii przygotowanej w Panelu.

---

Załącznik 1. Środki techniczne i organizacyjne

Załącznik opisuje środki, które ZAJMIJ.TO stosuje przy przetwarzaniu danych Zamawiającego. ZAJMIJ.TO udostępnia Usługę Zamawiającemu dopiero wtedy, gdy sprawdzi, że każdy z tych środków działa na jej serwerach produkcyjnych, a wynik tego sprawdzenia przekazuje Zamawiającemu na jego prośbę (§ 13 ust. 1). Zmiany środków przebiegają w trybie § 7 ust. 2.

Załącznik 2. Podprzetwarzający

Podprzetwarzających, zakres, lokalizację i podstawę przekazania określa Lista podmiotów podprzetwarzających ZAJMIJ.TO w wersji obowiązującej w dniu zawarcia tej umowy (podprzetwarzajacy-1.0), publikowana na stronie zajmij.to (/podprzetwarzajacy/). Zmiany listy przebiegają w trybie § 8 ust. 2 i 6. Podsumowanie listy:

Serwer z pozycji A1 ZAJMIJ.TO utrzymuje bezpośrednio albo za pośrednictwem dostawcy infrastruktury, z którym ma umowę z dalszym powierzeniem przetwarzania spełniającą wymogi DPA (art. 28 ust. 4 RODO); na żądanie Zamawiającego ZAJMIJ.TO udostępnia tę umowę w trybie DPA § 13.