Regulamin usługi ZAJMIJ.TO

§ 1. Usługodawca i postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi ZAJMIJ.TO, w tym warunki zawarcia i rozwiązania umowy oraz tryb reklamacji, zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługodawcą jest ZAJMIJTO sp. z o.o., spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Poznaniu, ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań, KRS 0001229059 (sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 7831949762, REGON 544263971, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, adres e-mail: biuro@zajmij.to (dalej: „ZAJMIJ.TO”).
3. Usługa jest przeznaczona dla jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych. Nie jest świadczona konsumentom.

§ 2. Definicje

§ 3. Zgłoszenie i uruchomienie Konta Zamawiającego

1. Zgłoszenie wymaga podania: nazwy Zamawiającego, NIP, imienia i nazwiska, stanowiska, służbowego adresu e-mail i numeru telefonu osoby zgłaszającej oraz proponowanego adresu Konta Zamawiającego. REGON jest opcjonalny.
2. Wysyłając Zgłoszenie, osoba zgłaszająca potwierdza zapoznanie się z Polityką prywatności i przedstawia dane Zamawiającego do weryfikacji. Zgłoszenie nie jest akceptacją Dokumentów usługi - te dokumenty administrator Konta Zamawiającego akceptuje w Panelu (ust. 6). Zgoda marketingowa jest odrębna i dobrowolna.
3. Po wysłaniu Zgłoszenia ZAJMIJ.TO wysyła link weryfikacyjny na podany adres e-mail. Zgłoszenie nie jest wiążące i nie stanowi zawarcia umowy; potwierdzenie adresu e-mail służy weryfikacji osoby zgłaszającej. Dokumenty usługi Zamawiający akceptuje w Panelu zgodnie z ust. 6.
4. ZAJMIJ.TO weryfikuje, czy Zgłoszenie pochodzi od gminy albo jej jednostki organizacyjnej, w szczególności na podstawie danych z rejestru REGON (GUS) i rejestru TERYT. Każde Zgłoszenie rozpatruje i akceptuje pracownik ZAJMIJ.TO, co do zasady w ciągu 24 godzin w dni robocze.
5. ZAJMIJ.TO może odmówić uruchomienia Konta Zamawiającego, w szczególności gdy Zgłoszenie zawiera nieprawdziwe dane, nie pochodzi od gminy ani jej jednostki organizacyjnej albo Zamawiający ma już Konto Zamawiającego. O odmowie ZAJMIJ.TO informuje osobę zgłaszającą e-mailem.
6. Po akceptacji Zgłoszenia ZAJMIJ.TO uruchamia Konto Zamawiającego i przesyła dane dostępowe do Panelu administratorowi wskazanemu w Zgłoszeniu. Z dniem uruchomienia Konta Zamawiającego rozpoczyna się Okres testowy. Po pierwszym zalogowaniu administrator Konta Zamawiającego akceptuje w Panelu wszystkie Dokumenty usługi w obowiązujących wersjach (Regulamin, Umowę subskrypcji, DPA, Załącznik SLA i Załącznik cenowy), podając imię i nazwisko, stanowisko oraz podstawę umocowania i składając oświadczenie, że jest umocowany do działania w imieniu Zamawiającego i że uzyskał wymagane przepisami lub aktami wewnętrznymi zgody (np. kontrasygnatę); z chwilą akceptacji zostaje zawarta Umowa subskrypcji. Do czasu akceptacji Panel administratora jest zamknięty. Pliki PDF zaakceptowanych wersji ZAJMIJ.TO przesyła e-mailem i udostępnia w Panelu. Przy każdej nowej wersji tych dokumentów administrator akceptuje ją ponownie. Portal pozostaje niedostępny dla mieszkańców, dopóki Zamawiający go nie uruchomi.
7. Umocowanie i dowód akceptacji. Zgłoszenie nie zobowiązuje ani Zamawiającego, ani ZAJMIJ.TO. Zamawiający odpowiada za prawdziwość danych podanych w Zgłoszeniu oraz za to, że rolę administratora Konta Zamawiającego otrzymują wyłącznie osoby umocowane do działania w jego imieniu. Dokumenty usługi akceptuje w Panelu administrator Konta Zamawiającego przy pierwszym logowaniu (okno akceptacji dokumentów), składając oświadczenie o umocowaniu i wskazując jego podstawę (np. pełnienie funkcji organu, pełnomocnictwo, upoważnienie). ZAJMIJ.TO zapisuje dowód akceptacji: identyfikator i wersję dokumentu, skrót pliku PDF zaakceptowanej wersji, datę i godzinę, konto użytkownika, imię i nazwisko, stanowisko i adres e-mail osoby akceptującej, podstawę umocowania, treść oświadczenia, dane identyfikujące Zamawiającego i jednokierunkowy skrót adresu IP; tak samo zapisuje każde zamówienie złożone w Panelu (włączenie i zakończenie Abonamentu, Pakiety dodatkowe, Wdrożenie). ZAJMIJ.TO może polegać na złożonym oświadczeniu oraz na danych z rejestrów GUS i TERYT, a w razie wątpliwości co do umocowania może zażądać dokumentu, który je potwierdza.

§ 4. Okres testowy

1. Okres testowy trwa standardowo 60 dni od dnia uruchomienia Konta Zamawiającego (§ 3 ust. 6). Długość Okresu testowego ustala ZAJMIJ.TO; Zamawiający widzi datę końca Okresu testowego w Panelu, a przed jego końcem dostaje przypomnienia e-mailem; późniejsza zmiana standardowej długości nie dotyczy trwającego Okresu testowego. Okres testowy jest bezpłatny i nie zobowiązuje Zamawiającego do włączenia Abonamentu.
2. W Okresie testowym Zamawiający korzysta ze wszystkich funkcji Usługi - tych samych, które obejmuje Abonament - w pulach pakietu Basic obowiązującego w dniu uruchomienia Konta Zamawiającego (obiekty, definicje zajęć, wydarzenia jednocześnie, pliki; § 9 ust. 1), chyba że ZAJMIJ.TO ustali inne pule. Liczba jednostek, użytkowników Panelu i rezerwacji nie jest ograniczona. Zasada uczciwego korzystania (§ 9) stosuje się także w Okresie testowym.
3. ZAJMIJ.TO może na prośbę Zamawiającego przedłużyć Okres testowy. Nowa data końca Okresu testowego jest widoczna w Panelu.
4. Do wprowadzania rzeczywistych danych osobowych mieszkańców, także w Okresie testowym, wymagane jest obowiązywanie DPA.
5. Konto Zamawiającego jest uruchamiane bez przykładowych danych.
6. Administrator Konta Zamawiającego może w każdej chwili włączyć Abonament w Panelu (§ 5). Włączenie Abonamentu w trakcie Okresu testowego nie skraca Okresu testowego: okres płatny rozpoczyna się w dniu następującym po ostatnim dniu Okresu testowego, a gdy Abonament zostanie włączony po jego zakończeniu - w dniu zapłaty.
7. Jeżeli do końca Okresu testowego Zamawiający nie włączy Abonamentu, stosuje się § 11.
8. Zamawiający może zakończyć Okres testowy w każdej chwili, informując o tym ZAJMIJ.TO e-mailem; stosuje się wtedy § 11.

§ 5. Umowa subskrypcji i Abonament

1. Korzystanie z Usługi po Okresie testowym wymaga włączenia Abonamentu. Włącza go administrator Konta Zamawiającego w Panelu: wybiera zakres (pakiet Basic i ewentualne Pakiety dodatkowe), podaje dane do faktury, składa zamówienie z oświadczeniem o umocowaniu i płaci za pierwszy okres rozliczeniowy.
2. Umowa subskrypcji jest zawierana na czas nieokreślony przez akceptację w Panelu (§ 3 ust. 6). Abonament jest płacony z góry za kolejne miesiące kalendarzowe, bez zobowiązania rocznego.
3. Administrator Konta Zamawiającego może w każdej chwili zakończyć Abonament w Panelu ze skutkiem na koniec opłaconego okresu, a do tego dnia - cofnąć zakończenie. Abonament wygasa także, jeżeli Zamawiający nie zapłaci za kolejny okres w terminie z Umowy subskrypcji (§ 7 ust. 7). Inne przypadki zakończenia Umowy subskrypcji określa jej § 5.
4. W razie sprzeczności między Umową subskrypcji a Regulaminem pierwszeństwo ma Umowa subskrypcji. W zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma DPA.

§ 6. Abonament i płatności

1. Abonament obejmuje wszystkie funkcje Usługi; jego wysokość zależy wyłącznie od zamówionego zakresu - pakietu Basic i Pakietów dodatkowych zwiększających pule (obiekty, definicje zajęć, wydarzenia jednocześnie, pliki). Ceny (kwota netto miesięcznie, powiększona o należny podatek VAT) i zasady liczenia pul określa Załącznik cenowy; ceny są jednakowe dla wszystkich Zamawiających, bez warunków indywidualnych.
2. Abonament obejmuje wszystkie funkcje Usługi, bez płatnych modułów i opłat za włączenie funkcji, w zamówionych pulach, wraz z hostingiem, kopiami zapasowymi, aktualizacjami i DPA. Abonament nie zależy od liczby jednostek, użytkowników Panelu, rezerwacji, terminów zajęć ani uczestników, a ZAJMIJ.TO nie pobiera opłat od zużycia. Pakiety dodatkowe administrator Konta Zamawiającego dokupuje w Panelu - działają od razu po dopłacie za pozostałe dni miesiąca - albo z nich rezygnuje od następnego miesiąca.
3. Abonament nie obejmuje: pojemności ponad zamówione pule; prowizji operatora płatności, z którym Zamawiający lub jego jednostka organizacyjna zawiera odrębną umowę o przyjmowanie płatności od mieszkańców; Wdrożenia i pracy wykonywanej za Zamawiającego (§ 7); tworzenia funkcji na zamówienie.
4. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. Abonament za pierwszy okres rozliczeniowy jest proporcjonalny do liczby dni korzystania z Usługi (miesięczna kwota Abonamentu × liczba dni do końca miesiąca ÷ liczba dni miesiąca, zaokrąglona do grosza). Gdy w dniu zamówienia płatność za następny miesiąc jest już otwarta (do końca miesiąca zostaje nie więcej dni niż termin zawiadomienia o płatności z Umowy subskrypcji § 7 ust. 3), pierwszy okres rozliczeniowy obejmuje także cały następny miesiąc (jedna płatność i jedna faktura). Kolejne okresy rozliczeniowe są pełnymi miesiącami.
5. Zamawiający płaci z góry, wyłącznie w Panelu, przez operatora płatności Przelewy24 - bez zapisywania karty i bez automatycznego obciążania; prowizję operatora ponosi ZAJMIJ.TO. ZAJMIJ.TO nie przyjmuje przelewów na rachunek bankowy i nie wystawia pro form. O płatności za kolejny miesiąc ZAJMIJ.TO zawiadamia e-mailem i w Panelu przed końcem opłaconego okresu, w terminach z Umowy subskrypcji (§ 7 ust. 3).
6. Po zaksięgowaniu wpłaty ZAJMIJ.TO wystawia fakturę VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), z adnotacją o zapłacie; na fakturze może być wskazana gmina jako nabywca i urząd lub jednostka jako odbiorca.
7. Jeżeli Zamawiający nie zapłaci za kolejny okres do końca opłaconego okresu, przez kilka dni Konto Zamawiającego działa w pełni, potem przechodzi w Tryb tylko do odczytu, a po upływie terminu z Umowy subskrypcji Abonament wygasa bez wypowiedzenia (Umowa subskrypcji § 7 ust. 6-9, § 11 Regulaminu). Zapłata przed wygaśnięciem przywraca pełny dostęp od razu; po wygaśnięciu Abonament można włączyć ponownie do archiwizacji Konta.
8. ZAJMIJ.TO informuje Zamawiającego o zmianie Załącznika cenowego na niekorzyść Zamawiającego (wyższa kwota albo mniejsze pule) z wyprzedzeniem co najmniej 90 dni przed początkiem pierwszego miesiąca, za który nowe warunki obowiązują; Zamawiający może do tego czasu zakończyć Abonament. Obniżka cen lub zwiększenie pul obowiązuje automatycznie od następnego miesiąca.

§ 7. Wdrożenie

1. Wdrożenie jest usługą opcjonalną, płatną według Załącznika cenowego: wdrożenie minimalne (ok. 5 godzin pracy, w tym 2 godziny szkolenia zdalnego) za kwotę minimalną, a większy zakres według stawki godzinowej. Może obejmować import obiektów, cenników i użytkowników z arkuszy lub dotychczasowego systemu, pomoc w konfiguracji i szkolenie zespołu Zamawiającego.
2. Administrator Konta Zamawiającego zgłasza potrzebę Wdrożenia w Panelu; ZAJMIJ.TO przedstawia niewiążący szacunek, a akceptacja szacunku w Panelu jest zamówieniem. Za Wdrożenie Zamawiający płaci po jego wykonaniu, przez Przelewy24 w Panelu; kwota wyższa niż szacunek wymaga akceptacji Zamawiającego. Zasady płatności i skutki jej braku określa Umowa subskrypcji (§ 18).
3. Korzystanie z Usługi nie wymaga Wdrożenia - Zamawiający może uruchomić Konto Zamawiającego sam, korzystając z kreatora.

§ 8. Wymagania techniczne i obowiązki Zamawiającego

1. Do korzystania z Usługi potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript oraz aktywny adres e-mail.
2. Zamawiający odpowiada za: treści i dane wprowadzane do Usługi, w tym ich zgodność z prawem; zarządzanie kontami swoich pracowników i ich uprawnieniami; zachowanie poufności danych logowania; treść dokumentów udostępnianych mieszkańcom (regulaminy, cenniki, klauzule informacyjne); umowę z operatorem płatności; deklarację dostępności Portalu.
3. ZAJMIJ.TO udostępnia w Panelu wzory dokumentów dla mieszkańców - regulamin portalu, klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych i politykę plików cookies - jako materiał pomocniczy dla Zamawiającego. Wzór uzupełniają dane Zamawiającego z Panelu; Zamawiający, jako usługodawca wobec mieszkańców i administrator ich danych, decyduje o przyjęciu dokumentu, zatwierdza go w Panelu albo publikuje własny dokument i odpowiada za dane, które do niego wprowadza, oraz za zgodność zasad i opłat z aktami Zamawiającego. ZAJMIJ.TO aktualizuje wzory przy zmianie działania systemu lub przepisów; nowa wersja zaczyna obowiązywać w Portalu dopiero po zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
4. Zabronione jest dostarczanie przez Zamawiającego lub jego użytkowników treści o charakterze bezprawnym, próby uzyskania dostępu do danych innych Zamawiających, obchodzenie zabezpieczeń, testy penetracyjne i obciążeniowe bez uprzedniej zgody ZAJMIJ.TO oraz udostępnianie Usługi podmiotom trzecim w celach komercyjnych.
5. Wzory dokumentów. Wzory, o których mowa w ust. 3, są materiałem pomocniczym i nie stanowią porady prawnej. Przed ich zatwierdzeniem Zamawiający sprawdza zgodność wzoru z przepisami prawa i ze swoimi aktami (uchwałami, zarządzeniami, regulaminami obiektów) i odpowiada wobec mieszkańców i organów za treść przyjętego dokumentu. Nie zwalnia to ZAJMIJ.TO z odpowiedzialności za prawidłowe działanie funkcji Usługi, które z tych dokumentów korzystają.
6. Ceny, podatki i rozliczenia z mieszkańcami. Zamawiający ustala cenniki, ulgi i zniżki, stawki podatku VAT, zasady płatności, anulowania i zwrotów oraz odpowiada za ich zgodność z prawem i ze swoimi aktami, a także za własne obowiązki podatkowe, rachunkowe i fiskalne wobec mieszkańców (w tym ewidencję sprzedaży, paragony i faktury). ZAJMIJ.TO odpowiada za to, że Usługa przetwarza te ustawienia zgodnie z dokumentacją Usługi i że funkcje, które Usługa oferuje, działają prawidłowo.
7. Konta i uprawnienia. Zamawiający nadaje i odbiera uprawnienia swoim użytkownikom (także przy zmianie stanowiska i ustaniu zatrudnienia), dba o poufność danych logowania i niezwłocznie zgłasza ZAJMIJ.TO podejrzenie nieuprawnionego dostępu do Konta Zamawiającego. ZAJMIJ.TO odpowiada za zabezpieczenia Usługi w swoim zakresie, opisane w DPA (Załącznik 1 do DPA).
8. Zgłoszenia nielegalnych treści. Każdy może zgłosić ZAJMIJ.TO treść opublikowaną w Portalu lub w katalogu ofert, którą uważa za nielegalną (art. 16 rozporządzenia (UE) 2022/2065 - aktu o usługach cyfrowych), na adres biuro@zajmij.to, podając adres strony, opis treści, uzasadnienie, dlaczego jest nielegalna, oraz swoje imię i adres e-mail; ZAJMIJ.TO potwierdza otrzymanie zgłoszenia i informuje zgłaszającego o decyzji. ZAJMIJ.TO przekazuje zgłoszenie Zamawiającemu, który odpowiada za treść i w pierwszej kolejności ją usuwa albo wyjaśnia. Treść oczywiście nielegalną ZAJMIJ.TO może ukryć samodzielnie, podając Zamawiającemu powód i informując go o możliwości odwołania; ZAJMIJ.TO nie monitoruje treści Zamawiającego w sposób ogólny.

§ 9. Pule abonamentu i zasada uczciwego korzystania (fair use)

1. Pule. Abonament obejmuje zamówione pule: obiektów, definicji zajęć, wydarzeń jednocześnie (przyszłych i trwających) oraz plików w GB, liczone łącznie dla Konta Zamawiającego według Załącznika cenowego. Miejsce w puli obiektów i definicji zajęć zwalnia archiwizacja wykonana przez administratora Konta Zamawiającego, w puli wydarzeń - zakończenie albo odwołanie wydarzenia. Panel pokazuje wykorzystanie pul. Przy pełnej puli nie można dodać nowej pozycji tej puli ani - przy pełnej puli plików - przesłać nowych plików z wyjątkiem plików potrzebnych do obsługi istniejących zobowiązań; wszystko, co już istnieje, działa dalej. Pule są limitem handlowym zakresu Abonamentu, a nie ograniczeniem funkcji.
2. Poza pulami Usługa nie ma limitów handlowych liczby jednostek, użytkowników Panelu, rezerwacji, terminów zajęć ani uczestników. Techniczne ograniczenia pojedynczej operacji (np. rozmiar pliku, liczba terminów w jednym żądaniu) służą przetwarzaniu i nie są limitem zakresu.
3. Zamawiający korzysta z Usługi w sposób odpowiadający jej przeznaczeniu - obsłudze obiektów, zajęć i wydarzeń Zamawiającego i jego jednostek - i nie obciąża wspólnej infrastruktury w stopniu istotnie przekraczającym typowe użycie przez Zamawiających o podobnej wielkości, w szczególności przez automatyczne, masowe zapytania lub przechowywanie plików niezwiązanych z Usługą.
4. ZAJMIJ.TO monitoruje zużycie zasobów w podziale na Konta Zamawiających. Jeżeli korzystanie z Usługi istotnie wpływa na jej działanie dla innych Zamawiających, ZAJMIJ.TO informuje Zamawiającego, wskazuje przyczynę i proponuje rozwiązanie. Strony uzgadniają je w dobrej wierze.
5. Zasada fair use nie upoważnia ZAJMIJ.TO do jednostronnego ograniczenia funkcji ani do naliczenia dodatkowych opłat bez zmiany Dokumentów usługi. Doraźne ograniczenie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest niezbędne do przywrócenia działania Usługi dla innych Zamawiających, na czas niezbędny i z niezwłoczną informacją dla Zamawiającego.

§ 10. Dostępność, wsparcie i zmiany Usługi

1. ZAJMIJ.TO dokłada należytej staranności, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły. Dla Zamawiającego z włączonym Abonamentem cel dostępności, sposób pomiaru, prace serwisowe, komunikację o niedostępności i skutki nieosiągnięcia celu określa Załącznik SLA. Niedostępność mieszcząca się w celu dostępności z Załącznika SLA nie stanowi nienależytego wykonania Umowy. W Okresie testowym Regulamin nie określa poziomu dostępności i nie przewiduje kar umownych ani rabatów za niedostępność.
2. ZAJMIJ.TO może przerwać dostęp do Usługi na czas prac serwisowych. Planowane prace, które mogą powodować niedostępność, ZAJMIJ.TO zapowiada w Panelu lub e-mailem z wyprzedzeniem, w miarę możliwości poza godzinami pracy urzędów.
3. Usługa jest świadczona na wspólnej infrastrukturze. Awaria serwera może spowodować przerwę w działaniu Usługi dla wszystkich Zamawiających do czasu odtworzenia z kopii zapasowej. Kopia danych Konta Zamawiającego jest wykonywana raz na dobę, więc w razie awarii mogą zostać utracone zmiany z okresu do 24 godzin. Krótszy okres (do 1 godziny) ZAJMIJ.TO stosuje dopiero po uruchomieniu odtwarzania do punktu w czasie i zawiadamia o tym Zamawiającego (Umowa subskrypcji § 8 ust. 3). Kopie zapasowe. Kopie zapasowe służą odtworzeniu Usługi po awarii, a nie przechowywaniu dokumentów Zamawiającego. Zamawiający, który na podstawie przepisów lub swoich aktów (np. instrukcji kancelaryjnej, przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) musi przechowywać dane dłużej albo niezależnie od Usługi, pobiera eksport danych i przechowuje go we własnym zakresie.
4. Wsparcie. Zamawiający zgłasza sprawy w helpdesku „Pomoc ZAJMIJ.TO” w Panelu, a gdy Panel jest niedostępny - e-mailem na adres wsparcia. Kanały, godziny wsparcia, priorytety i czasy pierwszej odpowiedzi dla Zamawiającego z włączonym Abonamentem określa Załącznik SLA (§ 5-6). W Okresie testowym ZAJMIJ.TO odpowiada bez zbędnej zwłoki, kierując się czasami z Załącznika SLA § 6 jako orientacyjnymi, bez gwarancji ich dotrzymania.
5. ZAJMIJ.TO rozwija Usługę i może zmieniać jej funkcje. Zmiana, która istotnie ogranicza funkcje, z których Zamawiający korzysta, wymaga zapowiedzi z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni; Zamawiający może wtedy zakończyć Abonament ze skutkiem na dzień zmiany, ze zwrotem za okres po tym dniu.

§ 11. Zakończenie Okresu testowego bez Abonamentu, koniec Abonamentu, archiwizacja i usunięcie danych

1. Tryb tylko do odczytu. Konto Zamawiającego przechodzi w Tryb tylko do odczytu na okres określony w Umowie subskrypcji (§ 11 ust. 1, standardowo 30 dni):
   • po zakończeniu Okresu testowego bez włączenia Abonamentu,
   • po zakończeniu Abonamentu przez Zamawiającego, jego wygaśnięciu z braku zapłaty albo rozwiązaniu Umowy subskrypcji. Wcześniej, w czasie Braku zapłaty, Konto działa w Trybie tylko do odczytu od dnia wskazanego w Umowie subskrypcji (§ 7 ust. 6) do zapłaty albo wygaśnięcia Abonamentu.
2. W Trybie tylko do odczytu Zamawiający widzi wszystkie dane i może pobrać pełny eksport danych (dane, zestawienia CSV i pliki) przez link ważny 7 dni. Płatności i zwroty rozpoczęte wcześniej są dokończone, a mieszkańcy mają dostęp do dokumentów prawnych Zamawiającego i mogą wyszukać rezerwację albo reklamację po jej numerze. Zapłata albo ponowne włączenie Abonamentu przywraca pełny dostęp. Eksport odzwierciedla stan danych w chwili jego wygenerowania, w formatach opisanych w Panelu. ZAJMIJ.TO nie odpowiada za przydatność eksportu w systemach innych dostawców ani za migrację danych do nich.
3. Archiwum. Po upływie okresu Trybu tylko do odczytu dane są przenoszone do zaszyfrowanego Archiwum, a baza danych Konta Zamawiającego jest usuwana. Konto Zamawiającego staje się niedostępne. Przez okres określony w Umowie subskrypcji (standardowo 30 dni od archiwizacji) Zamawiający może wnioskować o przywrócenie Konta Zamawiającego z Archiwum. Archiwizacja nie następuje, dopóki są otwarte zwroty płatności.
4. Usunięcie. Po upływie okresu Archiwum jest ono trwale usuwane.
5. Kopie zapasowe. Kopie zapasowe wygasają w rotacji, najpóźniej 90 dni od ich wykonania; ich zaszyfrowane dane znikają z magazynu kopii najpóźniej 31 dni później (blokada chroniąca kopie przed usunięciem przez atakującego). Szczegóły, w tym żądanie wcześniejszego usunięcia, określa DPA (§ 12).
6. ZAJMIJ.TO informuje administratora Konta Zamawiającego e-mailem o zbliżającym się końcu Okresu testowego, o płatności za kolejny okres oraz o każdym przejściu opisanym w tym paragrafie. Pobranie eksportu przed archiwizacją należy do Zamawiającego. Po upływie terminów z tego paragrafu ZAJMIJ.TO nie ma obowiązku przechowywania ani odtworzenia danych.
7. Brak zapłaty i katalog ofert. W czasie Braku zapłaty Zamawiający nie jest prezentowany w katalogu ofert na stronie zajmij.to.

§ 12. Zawieszenie

1. ZAJMIJ.TO może zawiesić Konto Zamawiającego w razie rażącego naruszenia § 8 ust. 4, w szczególności próby uzyskania dostępu do danych innych Zamawiających albo działań zagrażających bezpieczeństwu Usługi, a także w razie przejęcia Konta Zamawiającego lub danych logowania jego użytkowników przez osobę nieuprawnioną - na czas niezbędny do usunięcia zagrożenia.
2. O zawieszeniu i jego przyczynie ZAJMIJ.TO niezwłocznie informuje Zamawiającego. Zawieszenie nie powoduje usunięcia danych.
3. W czasie zawieszenia ZAJMIJ.TO wykonuje kopie zapasowe danych Konta Zamawiającego tak samo jak dla aktywnego Konta Zamawiającego (codziennie, z retencją do 90 dni od wykonania kopii - DPA § 12 ust. 5). Zawieszenie nie rozpoczyna biegu terminów z § 11 - Konto Zamawiającego nie jest automatycznie przenoszone do Trybu tylko do odczytu ani do Archiwum; zawieszenie zmienia i odwołuje wyłącznie ZAJMIJ.TO.

§ 13. Odpowiedzialność

1. ZAJMIJ.TO odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ust. 2-4.
2. ZAJMIJ.TO nie odpowiada za: treści i dane wprowadzone przez Zamawiającego i jego użytkowników; skutki udostępnienia danych logowania przez użytkowników Zamawiającego; działanie usług podmiotów trzecich, z którymi Zamawiający lub mieszkańcy zawierają odrębne umowy - operatora płatności, banków, dostawców poczty elektronicznej odbiorców; ZAJMIJ.TO odpowiada natomiast za działanie integracji Usługi z tymi usługami i za podprzetwarzających wymienionych w DPA jak za własne działania; przerwy wynikające z siły wyższej lub awarii infrastruktury dostawców, którym ZAJMIJ.TO nie mogło zapobiec mimo należytej staranności.
3. Odpowiedzialność ZAJMIJ.TO ogranicza się do szkody rzeczywistej i do kwoty Abonamentu netto zapłaconego przez Zamawiającego za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę; gdy Abonament obowiązuje krócej - do dwunastokrotności Abonamentu netto za ostatni pełny okres rozliczeniowy, a w Okresie testowym do kwoty dwunastokrotności ceny pakietu Basic netto z Załącznika cenowego (Umowa subskrypcji § 13 ust. 2).
4. Ograniczenia z ust. 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie lub z rażącego niedbalstwa oraz odpowiedzialności, której nie można ograniczyć z mocy prawa, w tym wynikającej z RODO (Umowa subskrypcji § 13 ust. 4).
5. Roszczenia osób trzecich. Jeżeli osoba trzecia (w szczególności mieszkaniec, najemca obiektu albo organ) wystąpi przeciwko ZAJMIJ.TO z roszczeniem wynikającym z bezprawnych treści wprowadzonych przez Zamawiającego lub jego użytkowników, z ustawień Usługi ustalonych przez Zamawiającego albo z decyzji podjętych przez Zamawiającego przy użyciu Usługi (np. odmowa, odwołanie lub anulowanie rezerwacji, ustalenie ceny, zniżki albo potrącenia z kaucji), ZAJMIJ.TO niezwłocznie zawiadamia o tym Zamawiającego, a Zamawiający może przystąpić do sprawy i przekazuje ZAJMIJ.TO informacje potrzebne do obrony. Ustęp nie przenosi na Zamawiającego obowiązku zapłaty kwot zasądzonych od ZAJMIJ.TO ani kosztów jej obrony i nie ogranicza uprawnień osób trzecich ani kompetencji organów wynikających z przepisów.

§ 14. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi Zamawiający składa e-mailem na adres pomoc@zajmij.to, w temacie wiadomości wpisując „Reklamacja”, albo pisemnie na adres siedziby ZAJMIJ.TO.
2. Reklamacja powinna zawierać: nazwę Zamawiającego, dane osoby zgłaszającej, opis problemu, datę jego wystąpienia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.
3. ZAJMIJ.TO rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przesyła odpowiedź e-mailem. Jeżeli rozpatrzenie wymaga dodatkowych informacji, termin biegnie od ich otrzymania.
4. Zgłoszenia błędów przez Panel lub kanał wsparcia nie są reklamacjami, chyba że zgłaszający wyraźnie tak je określi.

§ 15. Własność intelektualna i dane Zamawiającego

1. Oprogramowanie ZAJMIJ.TO, jego kod, interfejs i dokumentacja stanowią własność ZAJMIJ.TO lub jej licencjodawców. Zamawiający otrzymuje niewyłączne prawo korzystania z Usługi przez czas obowiązywania umowy, w zakresie niezbędnym do korzystania z jej funkcji. Zamawiający nie otrzymuje egzemplarza oprogramowania i nie może go kopiować, dekompilować, modyfikować ani udostępniać osobom trzecim, z wyjątkiem czynności, na które pozwalają bezwzględnie obowiązujące przepisy (art. 75 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
2. Dane i treści wprowadzone przez Zamawiającego pozostają danymi Zamawiającego. ZAJMIJ.TO przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia Usługi, na zasadach DPA.
3. ZAJMIJ.TO może wykorzystywać zagregowane, niepozwalające na identyfikację osób dane techniczne o korzystaniu z Usługi (np. liczba rezerwacji, zużycie zasobów) w celu utrzymania i rozwoju Usługi.
4. Katalog ofert na zajmij.to. Administrator Konta Zamawiającego może w Panelu (Konfiguracja → „Widoczność w katalogu ofert na zajmij.to”) zgodzić się na prezentowanie publicznych ofert Zamawiającego w katalogu na stronie zajmij.to i w każdej chwili tę zgodę cofnąć. Bez zgody Zamawiający nie jest prezentowany. Zakres prezentowanych informacji, czas ich usunięcia po cofnięciu zgody i dowód zgody określa DPA § 3 ust. 7. Katalog pokazuje tylko Zamawiającego w Okresie testowym albo z opłaconym Abonamentem, bez Braku zapłaty (§ 11 ust. 7). ZAJMIJ.TO może ukryć Zamawiającego w katalogu z ważnego powodu (np. treści niezgodne z prawem albo z Regulaminem serwisu zajmij.to, zgłoszenie na podstawie aktu o usługach cyfrowych), podając powód w Panelu; ukrycie nie wpływa na działanie Portalu Zamawiającego. Prezentacja w katalogu jest bezpłatna, a kolejność ofert nie zależy od opłat.

§ 16. Dane osobowe

1. W zakresie danych mieszkańców, pracowników Zamawiającego i innych osób, których dane Zamawiający wprowadza do Usługi, Zamawiający jest administratorem, a ZAJMIJ.TO podmiotem przetwarzającym na podstawie DPA.
2. W zakresie danych osób zgłaszających, akceptujących Dokumenty usługi i składających zamówienia oraz osób kontaktowych Zamawiającego (Zgłoszenie, akceptacje, zamówienia, płatności przez Przelewy24, faktury w KSeF, korespondencja) administratorem jest ZAJMIJ.TO, na zasadach Polityki prywatności.

§ 17. Zmiany Regulaminu

1. ZAJMIJ.TO może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, zmiany danych ZAJMIJ.TO, konieczności zapewnienia bezpieczeństwa.
2. Każda wersja Regulaminu ma identyfikator i datę oraz wpis w rejestrze zmian. Poprzednie wersje pozostają dostępne.
3. O zmianie ZAJMIJ.TO informuje administratora Konta Zamawiającego e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni (krócej wyłącznie przy zmianie wymuszonej przepisami, z podaniem przyczyny). Od dnia wejścia zmiany w życie administrator akceptuje nową wersję w Panelu. Jeżeli Zamawiający nie akceptuje zmiany, może przed tym dniem zakończyć Abonament ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, ze zwrotem za okres po tym dniu.
4. Zmiana Regulaminu nie zmienia ceny Abonamentu w opłaconym okresie rozliczeniowym. Te same zasady stosuje się do zmian pozostałych Dokumentów usługi (Umowa subskrypcji § 16).

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie pod adresem /regulamin-uslugi/ w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
2. Prawem właściwym jest prawo polskie.
3. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
4. Regulamin obowiązuje od dnia podanego przy jego wersji na stronie zajmij.to i w Panelu.