Wzory dokumentów do udostępniania obiektów gminnych
Udostępnianie świetlicy, sali gimnastycznej czy boiska zaczyna się od dokumentów: regulaminu, cennika, wniosku, protokołu przekazania i informacji o przetwarzaniu danych. Każda jednostka przygotowuje je samodzielnie, często od zera albo na podstawie dokumentu sąsiedniej jednostki, który nie pasuje do jej organizacji. Poniższe wzory mają skrócić tę pracę. Nie są gotowymi aktami: zawierają pola do uzupełnienia i komentarze, które pomagają zdecydować, co i w jakim trybie powinna przyjąć jednostka.
Wzory udostępniamy bezpłatnie i bez podawania adresu e-mail. Można je kopiować, zmieniać i publikować w BIP. Będzie nam miło, jeśli przy publikacji pojawi się informacja o źródle, ale nie jest to warunek.
Przed skorzystaniem ze wzoru
- Sprawdzić tryb. Część zasad korzystania z obiektów gminnych przyjmuje rada gminy w uchwale, część może określić wójt (burmistrz, prezydent) albo kierownik jednostki. Komentarz przy wzorze regulaminu wskazuje, gdzie zwykle przebiega ta granica, ale o trybie w danej jednostce decyduje radca prawny.
- Dopasować do organizacji. Inaczej wygląda świetlica prowadzona przez urząd, inaczej świetlica przekazana sołectwu, a jeszcze inaczej sala w budynku domu kultury lub szkoły.
- Zbierać tylko potrzebne dane. Wniosek i protokół nie powinny wymagać więcej informacji, niż jest potrzebne do obsługi sprawy.
- Sprawdzić datę. Przy każdym wzorze podajemy datę ostatniej aktualizacji i stan prawny, na który został przygotowany.
- Pobrać plik. Na stronie każdego wzoru są pliki DOCX do edycji i PDF do druku, a przy cenniku także arkusz XLSX z wyliczaną kwotą brutto i plik CSV.
Lista wzorów
| Wzór | Dla kogo | Powiązany artykuł |
|---|---|---|
| Regulamin korzystania ze świetlicy wiejskiej (z komentarzem: uchwała czy zarządzenie) | sekretarz, radca prawny, sołtys | Regulamin świetlicy wiejskiej: co może rada gminy, a co wójt |
| Cennik wynajmu obiektów gminnych (arkusz) | skarbnik, kierownik jednostki | Cennik wynajmu obiektów gminnych: uchwała czy zarządzenie wójta |
| Wniosek o udostępnienie obiektu i protokół przekazania | pracownik urzędu, opiekun obiektu | Regulamin świetlicy wiejskiej: co może rada gminy, a co wójt, Udostępnianie sal gimnastycznych po lekcjach |
| Klauzula informacyjna RODO dla osób rezerwujących | IOD, sekretarz | Umowa powierzenia przetwarzania danych w usłudze chmurowej |
| Checklista wdrożenia systemu rezerwacji w 60 dni | koordynator wdrożenia | Jak przenieść rezerwacje z Excela do systemu, Pierwsze 60 dni z systemem rezerwacji |
| Szablon deklaracji dostępności dla portalu rezerwacji | koordynator dostępności, informatyk | WCAG 2.1 i deklaracja dostępności systemu rezerwacji |
Czego wzory nie zastępują
Wzór nie zastępuje opinii radcy prawnego ani inspektora ochrony danych jednostki. Nie odpowiada też na pytanie, czy dany dokument powinien być aktem prawa miejscowego, zarządzeniem czy wewnętrzną instrukcją. Tę ocenę przeprowadza jednostka, znając swój statut, statuty jednostek i sposób gospodarowania mieniem.
Wzory a system rezerwacji
Dokumenty są potrzebne niezależnie od tego, czy rezerwacje prowadzi się w zeszycie, w arkuszu czy w systemie. Jednostka korzystająca z ZAJMIJ.TO publikuje regulamin i klauzulę informacyjną w systemie jako pliki PDF z numerem wersji, a umowy i protokoły może przygotować jako szablony DOCX, które system wypełni danymi rezerwacji. Treść dokumentów zawsze przygotowuje jednostka. Więcej o tym, jak system obsługuje dokumenty, piszemy na stronie funkcje systemu rezerwacji.
Jeśli chcą Państwo zobaczyć, jak dokumenty wyglądają w portalu dla mieszkańców, zapraszamy na prezentację.