W wielu jednostkach grafik sal i świetlic prowadzi się w arkuszu. Czasem to jeden plik z zakładkami dla każdego obiektu, czasem kilka plików u różnych osób, czasem arkusz uzupełniany zeszytem przy telefonie. Przejście na system rezerwacji wydaje się wtedy dużym projektem: trzeba wszystko przepisać, a w tym czasie mieszkańcy wciąż dzwonią.
Tymczasem najwięcej pracy nie wymaga samo przeniesienie danych, tylko ich uporządkowanie. Ten artykuł pokazuje, jak krok po kroku przygotować arkusz tak, żeby przeniesienie do systemu było proste, niezależnie od tego, czy jednostka robi je samodzielnie, czy zleca dostawcy. Na końcu opisujemy, jak to wygląda w ZAJMIJ.TO.
Co przenosimy, a czego nie
Najważniejsza decyzja: przenosi się przyszłość, nie historię. Rezerwacje z ostatnich trzech lat w arkuszu mają wartość archiwalną, ale ich przeniesienie do systemu jest pracochłonne i rzadko potrzebne. Arkusz z historią zostaje w archiwum, a system zaczyna od przyszłych terminów.
Do przeniesienia zwykle wystarczą cztery zestawy danych:
- jednostki - kto udostępnia obiekty (urząd, OSiR, dom kultury, szkoły);
- obiekty - z opisem, adresem, godzinami dostępności i wyposażeniem;
- cenniki - stawki, VAT, stawki indywidualne dla stałych klientów;
- przyszłe rezerwacje - terminy już obiecane mieszkańcom i klubom.
Do tego konta pracowników, które i tak zakłada się imiennie, oraz blokady: remonty, wydarzenia lokalne, zamknięcia sezonowe.
Krok 1: inwentaryzacja plików
Na początek warto zebrać wszystkie źródła w jednym miejscu: arkusze, zeszyty, kalendarze w telefonie opiekunów, maile z ustaleniami z klubami. Dla każdego źródła należy zapisać:
- kto je prowadzi;
- jakich obiektów dotyczy;
- od kiedy do kiedy obejmuje terminy;
- czy jest aktualne.
Już na tym etapie często wychodzi, że ta sama sala jest w dwóch plikach, a część rezerwacji istnieje tylko w głowie opiekuna. Lepiej to odkryć teraz niż w dniu, gdy dwie grupy przyjdą na ten sam termin.
Krok 2: lista obiektów
Podstawą jest jeden arkusz „Obiekty” z kolumnami:
| Kolumna | Przykład |
|---|---|
| Jednostka | GOSiR |
| Nazwa obiektu | Hala sportowa przy ul. … |
| Część (jeśli wynajmowana osobno) | 1/3 hali |
| Kategoria | Hale sportowe |
| Adres | ulica, numer, kod, miejscowość |
| Godziny dostępności | pn-pt 16:00-22:00, sob 8:00-20:00 |
| Pojemność, powierzchnia | 60 osób, 800 m² |
| Wyposażenie | szatnie, parking, nagłośnienie |
| Płatny / bezpłatny | płatny |
| Kaucja, czas na przygotowanie i sprzątanie | 300 zł, 60 min przed i po |
| Zarządca (pracownik) | imię i nazwisko |
Nazwy obiektów warto ujednolicić od razu. „Świetlica Zalesie”, „Świetl. w Zalesiu” i „Zalesie - sala” to dla systemu trzy różne obiekty. Najlepiej wybrać nazwę, której będzie szukał mieszkaniec.
Krok 3: cenniki i przyszłe rezerwacje
Cenniki. Arkusz „Cenniki” powinien mieć wiersz dla każdej usługi: obiekt, za co płaci korzystający, jednostka rozliczenia, stawka netto, VAT, kto korzysta ze zwolnienia. Jeżeli cennik wynika z uchwały albo zarządzenia, trzeba porównać arkusz z dokumentem. Rozbieżności między „tym, co w uchwale”, a „tym, co pobieramy” trzeba wyjaśnić przed wdrożeniem, a nie po nim. Jak ułożyć cennik, opisujemy w artykule Cennik wynajmu obiektów gminnych.
Przyszłe rezerwacje. Arkusz „Rezerwacje” z jednym wierszem na termin:
| Kolumna | Uwagi |
|---|---|
| Obiekt | nazwa zgodna z arkuszem „Obiekty” |
| Data | jedna data w wierszu, nie „co wtorek” |
| Godzina od - do | czas korzystania; czas na przygotowanie i sprzątanie system dolicza sam, jeśli ustawiono go przy obiekcie |
| Rezerwujący | osoba lub organizacja |
| Kontakt | e-mail lub telefon |
| Cena / zwolnienie | według cennika |
| Status płatności | opłacone / do zapłaty / bez opłaty |
Rezerwacje cykliczne należy rozpisać na konkretne daty. „Klub, wtorki 18-20, do czerwca” to w arkuszu kilkadziesiąt wierszy. To dobra okazja, żeby od razu zaznaczyć daty, w które sala nie będzie dostępna.
Dane mieszkańców. Kontakty do osób z przyszłymi rezerwacjami to dane osobowe. Jeżeli przenosi je dostawca, umowa powierzenia przetwarzania danych powinna obowiązywać przed przekazaniem pliku. Przekazuje się tylko te kolumny, które są potrzebne do obsługi rezerwacji. O umowie piszemy w artykule Umowa powierzenia przetwarzania danych w usłudze chmurowej.
Krok 4: kontrola
Przed przekazaniem danych warto sprawdzić:
- czy każda rezerwacja ma obiekt z listy obiektów;
- czy nie ma dwóch rezerwacji w tym samym obiekcie i czasie (proste sortowanie po obiekcie i dacie);
- czy daty są w jednym formacie (na przykład RRRR-MM-DD);
- czy godziny mieszczą się w godzinach dostępności obiektu;
- czy każdy obiekt płatny ma cennik;
- czy opiekunowie potwierdzili, że w arkuszu są wszystkie ich ustalenia.
Ostatni punkt jest najważniejszy. Arkusz rzadko zawiera wszystko, co jest zapisane w głowie pracownika.
Kto co robi
| Krok | Zadanie | Kto |
|---|---|---|
| 1 | Zebranie wszystkich źródeł, lista plików i zeszytów | koordynator |
| 2 | Arkusz „Obiekty”, ujednolicenie nazw | koordynator z kierownikami jednostek |
| 3 | Arkusze „Cenniki” i „Rezerwacje” | pracownicy przyjmujący rezerwacje |
| 4 | Kontrola i potwierdzenie przez opiekunów obiektów | opiekunowie, koordynator |
Jeżeli jednostek jest kilka, najlepiej zacząć od jednej. Kolejne przygotowuje się w ten sam sposób, korzystając z doświadczeń z pierwszej. Ile to potrwa, zależy od liczby obiektów i od tego, w jakim stanie są dziś arkusze.
Typowe problemy w arkuszach
- Scalone komórki udające kalendarz. Wyglądają czytelnie, ale nie da się ich przenieść automatycznie. Trzeba je rozpisać na wiersze.
- Kolory zamiast danych. „Zielone opłacone, żółte do zapłaty” - kolor nie przeniesie się do systemu. Potrzebna jest osobna kolumna ze statusem.
- Komentarze w komórkach. Ważne ustalenia z komentarzy warto przenieść do kolumny „Uwagi”.
- Różne formaty dat i godzin w jednym pliku: „12.03”, „12 marca”, „2026-03-12”.
- Nazwiska w nazwie obiektu, na przykład „Sala - Kowalski” - dane osobowe w nazwie obiektu trafiłyby do publicznego grafiku.
Dzień przełączenia
Po przeniesieniu danych ustala się jedną datę, od której nowe rezerwacje przyjmuje się już tylko w systemie. Do tej daty arkusz jest źródłem, potem staje się archiwum. Przez kilka tygodni może służyć jako kopia kontrolna, ale nie dopisuje się do niego nowych terminów. Dwa równoległe grafiki to najprostsza droga do podwójnej rezerwacji.
Rezerwacje przyjmowane telefonicznie po dniu przełączenia pracownik wpisuje do systemu od razu. Szerzej o całym okresie wdrożenia piszemy w artykule o pierwszych 60 dniach z systemem rezerwacji.
Jak to wygląda w ZAJMIJ.TO
W ZAJMIJ.TO nie ma narzędzia do samodzielnego importu pliku. Są dwie drogi:
- samodzielnie w panelu - przy kilku obiektach dodanie obiektów, cenników i przyszłych terminów ręcznie jest realne; arkusz przygotowany według tego artykułu służy wtedy jako lista kontrolna;
- w ramach płatnego wdrożenia - wdrożenie minimalne kosztuje 1 500 zł netto, a import danych rozliczamy według stawki 300 zł netto za godzinę: potrzebę zgłaszają Państwo w panelu, podajemy szacunek, a po wykonaniu prac - kwotę końcową (wyższą niż szacunek tylko za Państwa akceptacją); płatność następuje po wykonaniu, przez Przelewy24 w panelu. Przenosimy jednostki, obiekty, cenniki, konta pracowników i przyszłe rezerwacje z arkusza jednostki, w takiej postaci, w jakiej go Państwo mają, i wspólnie ustalamy, co trzeba uporządkować ręcznie.
Dane jednostek pobiera się w systemie z rejestru GUS po NIP lub REGON, a adresy uzupełniają się z rejestru TERYT, więc tej części nie trzeba przepisywać. Szczegóły: wdrożenie i import danych.
Wyślij zgłoszenie - w zgłoszeniu warto napisać, w jakiej postaci są dziś dane.