Pytanie „jak wykorzystywana jest nasza hala?” pada w jednostce częściej, niż się wydaje. Zadaje je rada przy budżecie, skarbnik przy podwyżce cen energii, wójt przy decyzji o remoncie, a instytucja finansująca przy rozliczaniu projektu, z którego obiekt powstał. Odpowiedź „chyba dobrze, w tygodniu jest pełno” nie wystarcza. Potrzebne są liczby, które da się porównać z poprzednim rokiem i z innymi obiektami.
W tym artykule opisujemy, jakie dane o wykorzystaniu obiektów warto zbierać, jak liczyć obłożenie, żeby wynik był uczciwy, i do czego te dane przydają się w praktyce. Na końcu pokazujemy, które z nich daje system rezerwacji, a których nie.
Po co gminie dane o wykorzystaniu
Najczęstsze zastosowania:
- budżet i cennik - ile kosztuje godzina otwarcia obiektu, ile przynosi, czy stawki pokrywają koszty;
- godziny otwarcia - czy warto otwierać halę w niedzielę rano, czy świetlica potrzebuje opiekuna w każdy weekend;
- przydział terminów - które godziny są oblegane i jak sprawiedliwie podzielić je między kluby;
- inwestycje - czy remont się opłaci, czy potrzebny jest drugi obiekt;
- sprawozdania - z wykonania budżetu, z działalności jednostki, z realizacji strategii;
- dotacje - wnioski o dofinansowanie i rozliczenie trwałości projektów.
Każde z tych zastosowań potrzebuje trochę innych danych, ale wszystkie opierają się na tym samym: rzetelnym zapisie, kto, kiedy i na jak długo korzystał z obiektu.
Pięć grup danych
| Grupa | Przykładowe miary | Do czego |
|---|---|---|
| Dostępność | Godziny otwarcia, godziny wyłączone (remonty, blokady) | Mianownik obłożenia |
| Wykorzystanie | Zarezerwowane godziny, liczba rezerwacji, rozkład w dniach i godzinach | Obłożenie, godziny szczytu |
| Użytkownicy | Liczba różnych rezerwujących, nowi klienci, kluby vs osoby prywatne | Struktura korzystania |
| Finanse | Przychody, należności, zwroty, rezerwacje bezpłatne | Budżet, cennik |
| Jakość | Anulowania i ich powody, reklamacje, oceny | Organizacja pracy |
Nie trzeba zbierać wszystkiego. Lepiej mieć trzy miary liczone rzetelnie co roku niż piętnaście, z których każda liczona jest inaczej.
Jak liczyć obłożenie
Obłożenie to stosunek godzin zarezerwowanych do godzin dostępnych. Proste, ale diabeł tkwi w mianowniku.
Godziny dostępne to czas, w którym obiekt mógł być wynajęty: godziny otwarcia pomniejszone o blokady, na przykład remont, zawody organizowane przez jednostkę, zamknięcie sezonowe. Jeżeli hala była przez miesiąc w remoncie, nie powinna obniżać rocznego wyniku.
Godziny zarezerwowane to czas potwierdzonych rezerwacji. Anulowane rezerwacje nie powinny się liczyć, ale warto je liczyć osobno - duża liczba anulowań to też informacja.
Trzy pułapki:
- Godziny szkolne. Sala gimnastyczna w szkole jest dostępna do udostępnienia tylko po lekcjach. Liczenie obłożenia od 8:00 zaniży wynik.
- Wolne korzystanie. Orlik w godzinach otwartych jest używany, ale nikt go nie rezerwuje. Obłożenie z rezerwacji pokaże zero.
- Różne obiekty, różne zasady. Zestawienie świetlicy z halą to porównanie obiektów o innym przeznaczeniu. Lepiej porównywać obiekt z nim samym rok do roku.
Rezerwacje to nie frekwencja
Raport rezerwacji mówi, że sala była zajęta. Nie mówi, ile osób w niej było. Klub, który rezerwuje halę dla 30 zawodników, i para, która gra w badmintona, dają tę samą godzinę rezerwacji.
Jeżeli potrzebne są dane o liczbie uczestników, na przykład do sprawozdania z projektu, trzeba je zbierać osobno: listy obecności prowadzone przez trenerów, liczniki wejść, deklarowana liczba uczestników we wniosku o rezerwację. Każda z tych metod ma ograniczenia, dlatego w raporcie warto napisać, skąd pochodzi liczba. Liczby rezerwacji nie należy przedstawiać jako liczby korzystających.
Dane do wniosków i rozliczeń dotacji
Obiekty budowane lub modernizowane ze środków zewnętrznych często mają wymagania dotyczące korzystania po zakończeniu projektu: dostępność dla mieszkańców, określona liczba godzin, wskaźniki rezultatu. Programy mają różne zasady, dlatego punktem wyjścia jest zawsze umowa o dofinansowanie i wytyczne programu.
Praktyczne wskazówki:
- sprawdzenie wskaźników zapisanych w umowie i tego, jak instytucja chce je mierzyć;
- zbieranie danych od początku, nie w ostatnim miesiącu okresu trwałości;
- przechowywanie danych źródłowych, nie tylko podsumowania - kontrola może o nie poprosić;
- opis metody: skąd liczby, jak liczono godziny dostępne, co wyłączono.
Przy wniosku o nową dotację dane o wykorzystaniu istniejących obiektów pomagają uzasadnić potrzebę: jeśli hala jest pełna we wszystkie wieczory, a kluby czekają na terminy, to mocny argument.
Minimalny zestaw miar na rok
Na początek zbierania danych wystarczy pięć miar liczonych co miesiąc dla każdego obiektu:
| Miara | Jak liczyć | Po co |
|---|---|---|
| Godziny dostępne | godziny otwarcia minus blokady | mianownik obłożenia |
| Godziny zarezerwowane | suma potwierdzonych rezerwacji | wykorzystanie |
| Obłożenie | zarezerwowane / dostępne | porównanie rok do roku |
| Anulowania | liczba i odsetek anulowanych rezerwacji, z powodem | organizacja pracy, zasady rezygnacji |
| Przychody i należności | wpływy, kwoty niezapłacone, zwroty | budżet i cennik |
Po roku dochodzą porównania: ten sam miesiąc rok wcześniej, godziny szczytu, struktura użytkowników. Ważne, żeby przez cały rok liczyć tak samo. Zmiana definicji w połowie roku, na przykład wliczenie czasu przygotowania sali do rezerwacji, sprawia, że porównanie traci sens.
Jak przedstawić dane radzie
Rada nie potrzebuje tabeli z 365 wierszami. Wystarczy jedna strona na obiekt:
- obłożenie w roku i w porównaniu z poprzednim rokiem;
- godziny szczytu i godziny puste (tabela dni × godziny);
- przychody i koszty utrzymania (koszty z księgowości);
- struktura użytkowników: kluby, organizacje, osoby prywatne, jednostki organizacyjne;
- dwa-trzy wnioski i rekomendacja, na przykład zmiana godzin otwarcia.
Wnioski z liczb warto skonsultować z kierownikiem obiektu. Niska frekwencja w lutym może wynikać z ferii albo remontu, a nie z braku zainteresowania.
Co daje system rezerwacji
W ZAJMIJ.TO te same rezerwacje, płatności i zwroty, które obsługuje pracownik, są źródłem raportów. Nie trzeba niczego przepisywać. System ma 18 raportów w plikach CSV, w sześciu grupach:
- rezerwacje - wszystkie rezerwacje, podsumowanie zarezerwowanych godzin, obłożenie obiektów, anulowane rezerwacje z powodami, ruch w danych godzinach;
- finanse - przychody, należności nieopłacone, zwroty, rejestr płatności i zwrotów do systemu księgowego, obiekty o najwyższych przychodach, miesięczne zestawienie klienta;
- obiekty - obiekty z największą liczbą rezerwacji, popularność kategorii;
- klienci - klienci o najwyższych wydatkach, nowi klienci;
- jakość - opinie i oceny, statystyki prowadzących;
- reklamacje.
Raport „Obłożenie obiektów” pokazuje dla każdego obiektu i dnia godziny dostępne (czas pracy obiektu pomniejszony o blokady), zarezerwowane i procent; liczy rezerwacje obiektów, bez zajęć i wydarzeń prowadzonych w obiekcie. Raport „Ruch w danych godzinach” to tabela: dni tygodnia w wierszach, godziny w kolumnach. Raporty filtruje się po okresie i jednostce, a część z nich także po obiekcie; jeden raport obejmuje najwyżej dwa lata. Gotowy plik przychodzi e-mailem do osoby, która zleciła raport, i czeka w panelu. Pliki otwierają się poprawnie w polskiej wersji Excela. Bieżące liczby, trend rezerwacji i wpływy pokazuje też pulpit w panelu.
Czego system nie robi: nie liczy frekwencji (nie ma listy obecności), nie zna kosztów utrzymania obiektu, nie przygotowuje sprawozdań budżetowych ani statystycznych, nie eksportuje raportów do PDF i nie wysyła ich automatycznie według harmonogramu. Dane z raportów można jednak wykorzystać przy przygotowaniu każdego z tych dokumentów. Szczegóły: raporty wykorzystania obiektów i statystyki rezerwacji.
Jeżeli dziś dane o rezerwacjach są w arkuszach kilku jednostek, pierwszym krokiem jest ich uporządkowanie. Opisujemy to w artykule Jak przenieść rezerwacje z Excela do systemu.
Wyślij zgłoszenie - w zgłoszeniu warto napisać, na jakie pytanie raport ma odpowiadać w Państwa jednostce.