Sześćdziesiąt dni to dość, żeby sprawdzić system rezerwacji na prawdziwych obiektach i prawdziwych procesach, i za mało, żeby robić to bez planu. Jednostki, które zaczynają od „załóżmy konto i zobaczymy”, po dwóch miesiącach często mają kilka obiektów w systemie, nieprzetestowane płatności i brak decyzji. Jednostki, które zaczynają od listy ustaleń, mają po tym czasie działający portal albo jasną odpowiedź, dlaczego system do nich nie pasuje.

Poniżej opisujemy plan na osiem tygodni, oparty na tym, jak wygląda konfiguracja w ZAJMIJ.TO.

Przed rozpoczęciem: trzy decyzje

  1. Kto koordynuje. Jedna osoba, która zna zasady udostępniania obiektów i ma czas: kilka godzin tygodniowo przez dwa miesiące. Nie musi być informatykiem.
  2. Od czego zacząć. Jedna jednostka i jeden do trzech obiektów. Najlepiej taki, który generuje najwięcej telefonów - wtedy efekt jest widoczny najszybciej.
  3. Jak wygląda sukces. Na przykład: „Mieszkańcy rezerwują online świetlicę w naszym największym sołectwie, opiekun widzi grafik w telefonie, księgowość dostaje zestawienie wpłat”. Bez takiego zdania po 60 dniach trudno ocenić, czy się udało.

Tydzień 1: dokumenty i ludzie

Pierwszy krok to zebranie regulaminów, uchwał i zarządzeń dotyczących udostępniania obiektów, aktualnych cenników i opisu tego, jak dziś przyjmuje się rezerwacje. Warto spisać, kto przyjmuje zgłoszenia, kto zatwierdza, kto wydaje klucze, kto rozlicza wpłaty.

W tym tygodniu warto też przekazać inspektorowi ochrony danych i radcy prawnemu wzór umowy powierzenia przetwarzania danych - w usłudze ZAJMIJ.TO jest on opublikowany na zajmij.to. Ocena zajmuje czas, a umowa musi obowiązywać, zanim w systemie pojawią się dane mieszkańców. O tym, co powinna zawierać, piszemy w artykule Umowa powierzenia przetwarzania danych w usłudze chmurowej.

Jeżeli dokumenty są nieaktualne albo nie odpowiadają praktyce, to dobry moment, żeby to zauważyć. Warto przejrzeć razem regulamin, cennik, wniosek o udostępnienie i klauzulę informacyjną.

Tydzień 2: konto i jednostki

Konto jednostki w usłudze abonamentowej działa pod adresem w rodzaju nazwajednostki.zajmij.to. Każda jednostka, która udostępnia obiekty, jest w systemie osobną organizacją. Dane jednostki pobiera się z rejestru GUS po NIP lub REGON, adres uzupełnia się z rejestru TERYT.

Kolejny krok to role. Administrator widzi całe konto, kierownik swoją jednostkę organizacyjną, pracownik obiekty, którymi zarządza. Każdy pracownik ma imienne konto; jedno hasło nie powinno być udostępniane kilku osobom. Dla kont administratorów warto włączyć drugi składnik logowania: jednorazowy kod wysyłany e-mailem albo kod z aplikacji uwierzytelniającej.

Po pierwszym zalogowaniu administrator konta akceptuje w panelu dokumenty usługi, w tym umowę powierzenia przetwarzania danych, z oświadczeniem o umocowaniu. Dlatego ocena umowy przez inspektora ochrony danych powinna być zakończona przed tym krokiem.

Tydzień 3: obiekty i dostępność

Opis obiektów obejmuje adres, kategorię, godziny dostępności, pojemność, wyposażenie, zdjęcia. Obiekty mogą mieć części, na przykład kompleks z boiskiem i salą. Każdy obiekt dostaje zarządcę.

Następnie wprowadza się blokady: wydarzenia lokalne, remonty, zamknięcia sezonowe, godziny zajęć szkolnych w salach gimnastycznych. Grafik w systemie powinien odpowiadać rzeczywistości, zanim zobaczy go mieszkaniec. Przy obiektach, gdzie przygotowanie sali zajmuje czas, ustawia się czas na przygotowanie i sprzątanie przed rezerwacją i po niej; świetlicom wynajmowanym na umowę dochodzą kaucja, wzór umowy najmu i lista kontrolna do protokołu wydania.

Tydzień 4: cenniki, dokumenty, płatności

Kolej na cenniki: stawka netto, VAT, cenniki indywidualne dla stałych klientów. Warto sprawdzić je na trzech typowych rezerwacjach i porównać z uchwałą albo zarządzeniem. O tym, jak ułożyć cennik, piszemy w artykule Cennik wynajmu obiektów gminnych.

Regulamin portalu, klauzula informacyjna RODO, polityka prywatności i polityka cookies powstają ze wzorów ZAJMIJ.TO uzupełnionych danymi jednostki: administrator sprawdza podgląd, wpisuje kilka pól i zatwierdza wersję, a system tworzy PDF. Zamiast wzoru można opublikować własny dokument PDF, na przykład regulamin przyjęty uchwałą. Regulamin konkretnego obiektu dołącza się do obiektu jako PDF. Jeśli jednostka zawiera umowy najmu albo wydaje inne dokumenty, przygotowuje szablony DOCX, które system wypełni danymi rezerwacji.

Trzeba też ustalić, które jednostki przyjmują płatności online. Jednostka z umową z Przelewy24 wpisuje dane konta sprzedawcy, a pierwszą płatność sprawdza kontrolnie: niewielka wpłata i jej zwrot. Jednostka bez umowy zaczyna od rezerwacji bezpłatnych albo płatnych na miejscu. Szczegóły: Płatności online za wynajem obiektów gminnych.

Tydzień 5: próba generalna

Próba obejmuje scenariusze, które zdarzą się w pierwszym miesiącu:

  • rezerwacja od wyboru terminu do potwierdzenia e-mailem;
  • rezerwacja płatna i zwrot, pełny i częściowy;
  • rezygnacja mieszkańca i odwołanie przez jednostkę;
  • zablokowanie obiektu z kolidującymi rezerwacjami;
  • reklamacja do zakończonej rezerwacji;
  • widok każdej roli: co widzi opiekun, a co kierownik.

Do próby używa się danych wymyślonych, nie danych prawdziwych mieszkańców. Uwagi z próby trzeba spisać i poprawić konfigurację. Portal może przez cały ten czas pozostać zamknięty dla mieszkańców, a pracownicy pracują już w panelu.

Tydzień 6: dane mieszkańców i szkolenie

Przed wprowadzeniem danych mieszkańców trzeba się upewnić, że umowa powierzenia obowiązuje. Potem przenosi się przyszłe rezerwacje z arkusza albo zeszytu - samodzielnie albo w ramach płatnego wdrożenia (od 1 500 zł netto). Jak przygotować dane, opisujemy w artykule Jak przenieść rezerwacje z Excela do systemu.

W tym tygodniu ustala się datę, od której nowe rezerwacje przyjmowane są tylko w systemie, szkoli pracowników i opiekunów obiektów, ustala zastępstwa i sposób obsługi osób, które rezerwują telefonicznie lub osobiście. Pracownik wpisuje takie rezerwacje do tego samego systemu.

Tydzień 7: otwarcie portalu

Portal otwiera administrator przyciskiem „Uruchom portal” w kreatorze uruchomienia, gdy obiekty, cenniki i dokumenty są gotowe; później można go wyłączyć i włączyć ponownie. Po otwarciu portalu trzeba poinformować mieszkańców. Najskuteczniejsze kanały to zwykle aktualność na stronie jednostki i w BIP, informacja w obiektach (adres portalu i kontakt dla osób bez internetu), wiadomość do sołtysów, klubów i organizacji oraz lokalna prasa lub media społecznościowe jednostki. Pierwsze dni po otwarciu to czas na drobne poprawki opisów i godzin.

Tydzień 8: przegląd i decyzja

Ostatni tydzień to przegląd raportu rezerwacji i anulowań oraz uwag pracowników i mieszkańców. Warto wrócić do zdania „jak wygląda sukces” z pierwszego tygodnia i odpowiedzieć na trzy pytania:

  1. Czy system działa dla obiektów, od których zaczęło się wdrożenie?
  2. Jakie jednostki i obiekty dodać w następnej kolejności?
  3. Czy zostać przy systemie i jak zaplanować wydatek w budżecie?

Abonament ZAJMIJ.TO zaczyna się od pakietu Basic: 499 zł netto miesięcznie za całe konto, bez zobowiązania rocznego, za 30 obiektów, 30 definicji zajęć i 30 wydarzeń jednocześnie. Po dwóch miesiącach pracy wiadomo, ile obiektów i zajęć jednostka naprawdę potrzebuje i czy dołożyć pakiet. Szczegóły w cenniku.

Najczęstsze przyczyny opóźnień

Plan na osiem tygodni najczęściej przesuwa się z kilku powtarzalnych powodów:

  • ocena umowy powierzenia trwa dłużej niż zakładano - dlatego warto przekazać ją IOD w pierwszym tygodniu;
  • cennik w praktyce różni się od uchwały - wyjaśnienie rozbieżności może wymagać decyzji wójta albo rady;
  • brak umowy z operatorem płatności - jednostka może zacząć bez płatności online i włączyć je później;
  • koordynator ma za mało czasu - kilka godzin tygodniowo trzeba zaplanować, a nie „znaleźć”;
  • za dużo obiektów na start - lepiej uruchomić jeden obiekt dobrze niż dziesięć w połowie.

Jeśli plan się przesuwa, nie należy skracać próby generalnej z tygodnia 5. To ona pokazuje, czy system odpowiada procesom jednostki.

Wyślij zgłoszenie - pokażemy system na danych przykładowych i pomożemy ułożyć plan wdrożenia.

Powiązane wpisy