Checklista wdrożenia systemu rezerwacji w 60 dni
Pobierz wzór
Pliki zawierają część „Treść wzoru” z tej strony.
O wzorze
Wdrożenie systemu rezerwacji rzadko zawodzi z powodów technicznych. Częściej dlatego, że nikt nie ustalił, kto zatwierdza rezerwacje, cennik w systemie różni się od uchwały, a mieszkańcy dowiadują się o portalu z plakatu, zanim pracownicy przećwiczyli pierwszą rezygnację. Ta checklista porządkuje pracę w ośmiu tygodniach, od zebrania dokumentów po otwarcie portalu i pierwszy przegląd.
Lista jest niezależna od dostawcy. Część punktów dotyczy ZAJMIJ.TO (oznaczyliśmy je), ale układ prac sprawdzi się przy każdym systemie. Plan ma osiem tygodni; gdy zespół ma mniej czasu, można go rozciągnąć.
Jak używać checklisty
- Warto wyznaczyć jedną osobę koordynującą. Nie musi być informatykiem; ważniejsze, żeby znała zasady udostępniania obiektów.
- Najlepiej zacząć od jednej jednostki albo jednego obiektu, a pozostałe dodawać po pierwszej udanej próbie.
- Każdy punkt ma właściciela. W kolumnie „Kto” wpisuje się imię i nazwisko albo funkcję.
- Punkty oznaczone ★ warto zamknąć, zanim w systemie pojawią się prawdziwe dane mieszkańców.
Szczegóły każdego etapu opisujemy w artykule Pierwsze 60 dni z systemem rezerwacji oraz na stronie wdrożenie i import danych.
Treść wzoru
Checklista wdrożenia systemu rezerwacji - [nazwa gminy / jednostki]
Koordynator: [imię i nazwisko, funkcja] · Data startu: [ ] · Planowane otwarcie portalu: [ ]
Tydzień 1. Decyzje i dokumenty
| ✓ | Zadanie | Kto | Termin |
|---|---|---|---|
| ☐ | Wybrać jednostkę i obiekty na start (rekomendacja: 1 jednostka, 1-3 obiekty) | ||
| ☐ | Zebrać aktualne regulaminy, uchwały i zarządzenia dotyczące udostępniania obiektów | ||
| ☐ | Zebrać aktualne cenniki i podstawy zwolnień z opłat | ||
| ☐ | Opisać obecny proces: kto przyjmuje rezerwacje, kto zatwierdza, kto wydaje klucze, kto rozlicza wpłaty | ||
| ☐ | ★ Ustalić, kto jest administratorem danych (urząd czy jednostka) - z IOD | ||
| ☐ | ★ Przekazać IOD i radcy prawnemu projekt umowy powierzenia dostawcy |
Tydzień 2. Konto, jednostki, ludzie
| ✓ | Zadanie | Kto | Termin |
|---|---|---|---|
| ☐ | Uruchomić konto gminy (w ZAJMIJ.TO adres nazwagminy.zajmij.to) |
||
| ☐ | Dodać jednostki jako organizacje (dane z rejestru po NIP/REGON) | ||
| ☐ | Ustalić role: administrator (cała gmina), kierownik (jednostka), pracownik (przypisane obiekty) | ||
| ☐ | Założyć imienne konta pracowników - bez wspólnych loginów | ||
| ☐ | (opcjonalnie) Włączyć drugi składnik logowania (kod z e-maila albo aplikacja uwierzytelniająca), co najmniej dla administratorów |
Tydzień 3. Obiekty i dostępność
| ✓ | Zadanie | Kto | Termin |
|---|---|---|---|
| ☐ | Utworzyć kategorie widoczne dla mieszkańców (np. „Świetlice”, „Hale sportowe”) | ||
| ☐ | Opisać obiekty: adres, pojemność, wyposażenie, zdjęcia (bez osób na zdjęciach) | ||
| ☐ | Ustawić godziny dostępności i przerwy na przygotowanie i sprzątanie | ||
| ☐ | Wprowadzić blokady: wydarzenia gminne, remonty, zamknięcia sezonowe | ||
| ☐ | Przypisać zarządcę każdego obiektu |
Tydzień 4. Cenniki, dokumenty, płatności
| ✓ | Zadanie | Kto | Termin |
|---|---|---|---|
| ☐ | Przenieść cenniki: stawka netto, VAT, ewentualne cenniki indywidualne dla klubów | ||
| ☐ | Porównać cennik w systemie z uchwałą lub zarządzeniem na 3 typowych rezerwacjach | ||
| ☐ | Opublikować regulamin i klauzulę informacyjną RODO (PDF) | ||
| ☐ | (opcjonalnie) Przygotować szablon DOCX protokołu przekazania lub umowy | ||
| ☐ | Ustalić, które jednostki przyjmują płatności online, a które tylko na miejscu lub przelewem | ||
| ☐ | (opcjonalnie) Skonfigurować Przelewy24 dla jednostki i sprawdzić płatność w trybie testowym |
Tydzień 5. Próba generalna
| ✓ | Zadanie | Kto | Termin |
|---|---|---|---|
| ☐ | Przejść rezerwację od wyboru terminu do potwierdzenia e-mailem | ||
| ☐ | Przejść rezerwację płatną i zwrot (pełny i częściowy) | ||
| ☐ | Przejść rezygnację mieszkańca i odwołanie przez gminę | ||
| ☐ | Przejść zablokowanie obiektu z kolidującymi rezerwacjami | ||
| ☐ | Przejść reklamację do zakończonej rezerwacji | ||
| ☐ | Sprawdzić, co widzi pracownik każdej roli | ||
| ☐ | Spisać uwagi i poprawić konfigurację |
Tydzień 6. Dane i ludzie
| ✓ | Zadanie | Kto | Termin |
|---|---|---|---|
| ☐ | ★ Potwierdzić, że umowa powierzenia obowiązuje, zanim do systemu trafią dane mieszkańców | ||
| ☐ | Przenieść przyszłe rezerwacje z arkusza lub zeszytu (samodzielnie albo w płatnym wdrożeniu) | ||
| ☐ | Ustalić datę, od której nowe rezerwacje są przyjmowane tylko w systemie | ||
| ☐ | Przeszkolić pracowników i opiekunów obiektów; ustalić zastępstwa | ||
| ☐ | Przygotować sposób obsługi osób, które rezerwują telefonicznie lub osobiście |
Tydzień 7. Otwarcie portalu
| ✓ | Zadanie | Kto | Termin |
|---|---|---|---|
| ☐ | Otworzyć portal dla mieszkańców (w ZAJMIJ.TO przycisk „Uruchom portal”; do tego czasu mieszkańcy go nie widzą) | ||
| ☐ | Opublikować aktualność na stronie gminy i w BIP z linkiem do portalu | ||
| ☐ | Przekazać informację sołtysom, opiekunom, klubom i organizacjom | ||
| ☐ | Wywiesić informację w obiektach (adres portalu, kontakt dla osób bez internetu) |
Tydzień 8. Pierwszy przegląd
| ✓ | Zadanie | Kto | Termin |
|---|---|---|---|
| ☐ | Sprawdzić raport rezerwacji i anulowań za pierwsze tygodnie | ||
| ☐ | Zebrać uwagi pracowników i mieszkańców | ||
| ☐ | Zdecydować o kolejnych jednostkach i obiektach | ||
| ☐ | Zdecydować o dalszym korzystaniu z systemu i zaplanować wydatek w budżecie |
Uwagi: [ ]
Aktualizacja wzoru: 04.11.2026.