Wzór klauzuli RODO dla osób rezerwujących obiekty gminy

Pobierz wzór

Pliki zawierają część „Treść wzoru” z tej strony.

O wzorze

Każda osoba, która rezerwuje świetlicę, salę gimnastyczną albo miejsce na zajęciach, podaje jednostce swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, czasem dane firmy. W tym momencie jednostka, jako administrator, musi przekazać jej informacje wymagane przez art. 13 RODO: kto przetwarza dane, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo i jakie prawa przysługują tej osobie.

Wiele jednostek ma ogólną klauzulę urzędu, która nie mówi nic o rezerwacjach, płatnościach online ani o tym, że system prowadzi zewnętrzny dostawca. Ten wzór dotyczy właśnie tej sytuacji. Jest przygotowany dla rezerwacji obiektów i zapisów na zajęcia, prowadzonych w portalu internetowym albo na wniosek papierowy.

Co trzeba ustalić przed wypełnieniem

Kto jest administratorem. Urząd gminy (formalnie: gmina reprezentowana przez wójta) czy jednostka organizacyjna, na przykład ośrodek sportu albo dom kultury. Jeżeli obiekty udostępnia kilka jednostek, każda może być odrębnym administratorem i potrzebować własnej klauzuli albo klauzuli z listą administratorów.
Cele i podstawy. Obsługa rezerwacji, rozliczenie opłat, obowiązki archiwalne i rachunkowe, ewentualnie prośba o opinię po wizycie. Każdy cel wymaga wskazania podstawy z art. 6 ust. 1 RODO.
Odbiorcy. Dostawca systemu rezerwacji jako podmiot przetwarzający, dalsi podmioty przetwarzające (hosting, poczta e-mail), operator płatności, bank.
Okresy przechowywania. Wynikają z instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i przepisów o rachunkowości. Nie należy wpisywać terminu „na zawsze” ani „do odwołania zgody”, jeśli przetwarzanie nie opiera się na zgodzie.

Jak klauzula ma się do systemu rezerwacji

W ZAJMIJ.TO klauzulę informacyjną publikuje się jako plik PDF. System numeruje wersje i przenosi poprzednie do archiwum, a mieszkaniec zapoznaje się z klauzulą przy rezerwacji. Dane, które system przetwarza, wymienia umowa powierzenia: dane identyfikacyjne i kontaktowe, adresowe, dane firmy klienta, dane rezerwacji i płatności (bez danych kart i logowania do banku), dane o akceptacji dokumentów, dane techniczne (adres IP, przeglądarka) oraz treści wpisane przez użytkowników, na przykład reklamacje i opinie. Przy opisie zakresu danych w klauzuli warto korzystać z tej samej listy. Więcej o podziale ról piszemy w artykule Umowa powierzenia przetwarzania danych w usłudze chmurowej i na stronie bezpieczeństwo danych i RODO.

Treść wzoru

Pola do uzupełnienia: [w nawiasach kwadratowych]. Komentarze: „Komentarz” - do usunięcia przed publikacją.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób rezerwujących obiekty i zapisujących się na zajęcia

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy:

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest [Gmina … reprezentowana przez Wójta Gminy … / nazwa jednostki], [adres], e-mail: [ ], tel.: [ ].

2. Inspektor ochrony danych

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować pod adresem e-mail [ ] lub pisemnie na adres administratora.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Cel	Podstawa prawna (art. 6 ust. 1 RODO)
Przyjęcie i obsługa rezerwacji obiektu lub zapisu na zajęcia, kontakt w sprawie rezerwacji, wysyłka potwierdzeń i przypomnień	[lit. b - działania przed zawarciem i wykonanie umowy / lit. e - wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym]
Rozliczenie opłat, zwrotów i ewentualnych należności	[lit. b / lit. c - obowiązki wynikające z przepisów o rachunkowości i podatkowych]
Rozpatrzenie reklamacji	[lit. b / lit. c]
(opcjonalnie) Prośba o opinię po wizycie i publikacja opinii	[lit. a - zgoda / lit. e]
Archiwizacja dokumentacji	lit. c - przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisy wykonawcze
Zapewnienie bezpieczeństwa systemu (rejestr zdarzeń, adres IP)	[lit. e / lit. c]

Komentarz: organy publiczne nie mogą opierać przetwarzania w ramach realizacji swoich zadań na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 akapit drugi RODO). Jeśli administratorem jest jednostka działająca częściowo komercyjnie, podstawy mogą być inne.

4. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być:

dostawca systemu rezerwacji ZAJMIJ.TO - ZAJMIJTO sp. z o.o., ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań, przetwarzający dane w imieniu administratora na podstawie umowy powierzenia, oraz jego dalsze podmioty przetwarzające: dostawca infrastruktury serwerowej i dostawca usługi poczty elektronicznej (lista: https://zajmij.to/podprzetwarzajacy/);
operator płatności internetowych PayPro S.A. (Przelewy24) - odrębny administrator danych płatnika - w przypadku płatności online;
banki obsługujące rachunki administratora;
[inne jednostki gminy uczestniczące w obsłudze rezerwacji];
podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Komentarz: zdanie można zostawić po sprawdzeniu lokalizacji przetwarzania w umowie powierzenia i na liście podmiotów podprzetwarzających dostawcy (w ZAJMIJ.TO serwery, kopie zapasowe i poczta są w Europejskim Obszarze Gospodarczym), a także u operatora płatności.

6. Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez okres realizacji rezerwacji, a następnie przez okres wynikający z przepisów o archiwizacji i przepisów o rachunkowości, określony w [instrukcji kancelaryjnej / jednolitym rzeczowym wykazie akt - kategoria archiwalna …]. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych;
usunięcia danych - w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
ograniczenia przetwarzania;
wniesienia sprzeciwu - wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO;
przenoszenia danych - wobec danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany;
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem - jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

8. Skarga do organu nadzorczego

Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia rezerwacji lub zapisu. Bez podania imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych nie jest możliwe przyjęcie rezerwacji. [Podanie numeru NIP jest wymagane, jeśli rezerwacja dotyczy podmiotu prowadzącego działalność.]

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Komentarz: system blokuje termin na czas potwierdzenia rezerwacji linkiem z e-maila i zwalnia go po upływie tego czasu. Blokada terminu to część obsługi rezerwacji (cel z pierwszego wiersza tabeli) i nie wymaga osobnej wzmianki.

[data aktualizacji klauzuli, numer wersji]

Aktualizacja wzoru: 04.11.2026. Stan prawny na 02.11.2026.