Wzór cennika wynajmu obiektów gminnych (arkusz)

Pobierz wzór

Arkusz XLSX wylicza kwotę brutto ze stawki netto i stawki VAT wybranej z listy. Plik CSV (separator średnik, kodowanie UTF-8) ma te same kolumny i służy do przeniesienia danych do innego programu. Kolumny arkusza opisuje tabela „Jak wypełnić arkusz”. Pliki DOCX i PDF zawierają część „Treść wzoru” z tej strony.

O wzorze

Cennik wynajmu obiektów gminnych ma odpowiedzieć mieszkańcowi na proste pytanie: ile zapłacę za salę w sobotę od 16:00 do 22:00. W praktyce za tą odpowiedzią stoi kilka decyzji. Za co pobierana jest opłata: za godzinę, za dobę czy za wydarzenie? Czy przygotowanie sali wlicza się do czasu wynajmu? Kto korzysta bezpłatnie i na jakiej podstawie? Jaka stawka VAT ma zastosowanie? Bez uporządkowania tych kwestii cennik szybko obrasta wyjątkami, które zna tylko jeden pracownik.

Arkusz pomaga zebrać wszystkie stawki w jednym miejscu, w układzie, który łatwo przenieść do uchwały, zarządzenia albo systemu rezerwacji. Nie podpowiada kwot. Wysokość opłat zależy od kosztów utrzymania obiektu, polityki jednostki i decyzji właściwego organu.

Kto ustala cennik

Ceny i opłaty za korzystanie z gminnych obiektów użyteczności publicznej ustala co do zasady rada gminy, która może przekazać to uprawnienie wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi). W praktyce spotyka się dwa modele:

uchwała rady z cennikiem w załączniku - każda zmiana stawki wymaga nowej uchwały;
uchwała upoważniająca + zarządzenie wójta z cennikiem - zmiana stawki jest szybsza, ale uchwała powinna jasno określać zakres upoważnienia.

Jeżeli obiekt prowadzi jednostka budżetowa lub instytucja kultury, cennik może wynikać także z jej wewnętrznych regulacji. Stosowany model warto ustalić z radcą prawnym przed wypełnieniem arkusza. Szerzej piszemy o tym w artykule Cennik wynajmu obiektów gminnych: uchwała czy zarządzenie wójta.

Jak wypełnić arkusz

Każdy wiersz to jedna usługa w jednym obiekcie lub jego części. Kolumny:

Kolumna	Co wpisać	Przykład wartości (bez kwot)
`jednostka`	Kto prowadzi obiekt i przyjmuje wpłaty	Urząd Gminy / GOSiR / GOK
`obiekt`	Nazwa obiektu, tak jak ma ją widzieć mieszkaniec	Świetlica wiejska w [miejscowość]
`czesc_obiektu`	Wydzielona część, jeśli jest wynajmowana osobno	duża sala / kuchnia / cały obiekt
`usluga`	Za co płaci korzystający	wynajem sali / udostępnienie kuchni / sprzątanie
`jednostka_rozliczenia`	Godzina, doba, wydarzenie, sztuka	godzina
`minimalny_czas`	Najkrótszy okres wynajmu, jeśli obowiązuje	2 godziny
`stawka_netto_zl`	Kwota netto	[wpisuje jednostka]
`stawka_vat`	Stawka lub „zw.” / „np.” - po konsultacji z księgowością	[wpisuje jednostka]
`stawka_brutto_zl`	Kwota brutto (w arkuszu XLSX wyliczana)	[wylicza arkusz]
`dni_i_godziny`	Jeśli stawka zależy od dnia lub pory	pn-pt do 16:00 / weekend
`zwolnienie_lub_ulga`	Kto korzysta bezpłatnie lub z ulgą	organy sołectwa / jednostki organizacyjne
`podstawa_zwolnienia`	Paragraf uchwały lub zarządzenia	§ … uchwały nr …
`kaucja`	Czy obowiązuje (opcjonalnie)	tak / nie
`uwagi`	Informacje dla mieszkańca	czas przygotowania wliczony w wynajem

Pułapki, które warto sprawdzić

Czas przygotowania. Jeśli przygotowanie sali i sprzątanie zajmują godziny, trzeba ustalić, czy wliczają się do wynajmu. Inaczej grafik pokaże wolne terminy, których w praktyce nie da się wykorzystać.
Stawki „do negocjacji”. Cennik, który przewiduje dowolne ustalanie kwoty przez pracownika, trudno obronić i trudno stosować równo wobec wszystkich. Jeśli potrzebne są stawki indywidualne, na przykład dla klubów w umowach sezonowych, warto opisać zasadę ich ustalania.
Zwolnienia bez podstawy. Każde zwolnienie i każda ulga powinny mieć wskazaną podstawę w dokumencie, który przyjął właściwy organ.
Kaucja to nie opłata. Kaucję warto ująć w osobnej kolumnie i osobnym postanowieniu regulaminu. Jednostka może ją przewidzieć w regulaminie albo umowie jako zabezpieczenie na wypadek szkody (art. 353¹ Kodeksu cywilnego); wraca po rozliczeniu.
VAT. Najem obiektów może podlegać opodatkowaniu VAT, a sposób rozliczenia zależy od organizacji gminy i jej jednostek. Stawkę ustala księgowość jednostki, nie arkusz.

Cennik w systemie rezerwacji

Arkusz ma taki układ, żeby łatwo było przenieść go do systemu. W ZAJMIJ.TO cennik obiektu liczy stawkę za godzinę, a cennik zajęć stawkę za udział. Każdy cennik ma cenę netto i stawkę VAT (23%, 8%, 5%, 0%, „zwolniony”, „nie podlega”), a system wylicza cenę brutto. Stałym klientom można ustawić cennik indywidualny. Cennika nie edytuje się po zapisaniu: przy zmianie stawki tworzy się nowy, a cena z chwili rezerwacji zostaje zapisana przy rezerwacji. Stawki za dobę, za wydarzenie czy opłaty za sprzątanie trzeba przed wdrożeniem przeliczyć na model godzinowy albo omówić z nami na konkretnym przykładzie. Więcej: płatności online i wdrożenie i import danych.

Treść wzoru

Załącznik nr [ ] do [uchwały nr … Rady Gminy … / zarządzenia nr … Wójta Gminy …] z dnia [ ]

Cennik opłat za korzystanie z obiektów [nazwa gminy / jednostki]

Opłaty określone w tabeli są opłatami za korzystanie z obiektów wymienionych w kolumnie „obiekt”, w okresie wskazanym w kolumnie „jednostka rozliczenia”.
Do czasu korzystania wlicza się czas przygotowania i uporządkowania obiektu [tak / nie - wskazać].
Kwoty brutto obejmują podatek VAT według stawki wskazanej w tabeli.
Ze zwolnień i ulg korzysta się na podstawie [wskazać dokument]; zwolnienie stosuje się [na wniosek / z urzędu].
Opłatę wnosi się [przed rozpoczęciem korzystania / w terminie … dni od potwierdzenia rezerwacji] [przelewem na rachunek … / płatnością online w portalu rezerwacji / w kasie].
(opcjonalnie) Kaucja: [kwota albo zasada], zwracana na zasadach określonych w regulaminie korzystania z obiektu.
Cennik obowiązuje od [data]. Do rezerwacji potwierdzonych przed tym dniem stosuje się stawki dotychczasowe.

Obiekt	Część obiektu	Usługa	Jednostka rozliczenia	Stawka netto [zł]	VAT	Stawka brutto [zł]	Dni i godziny	Zwolnienia / ulgi (podstawa)
[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]
[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]

Aktualizacja wzoru: 04.11.2026. Stan prawny na 02.11.2026.