Umowa subskrypcji usługi ZAJMIJ.TO

UMOWA SUBSKRYPCJI USŁUGI ZAJMIJ.TO (SaaS) warunki jednakowe dla wszystkich Zamawiających

Wzór umowy zawieranej w formie elektronicznej przez akceptację w Panelu Konta Zamawiającego (§ 3) pomiędzy:

………………, ………………, NIP ………………, zwanym dalej „Zamawiającym” (Zamawiającym może być gmina albo jej jednostka organizacyjna, np. ośrodek sportu i rekreacji lub ośrodek kultury),

a

ZAJMIJTO, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Poznaniu, ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001229059, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 7831949762, REGON 544263971, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, zwaną dalej „ZAJMIJ.TO”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna „Stroną”.

§ 1. Definicje

1. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie usługi, w szczególności: Usługa, Konto Zamawiającego, Panel, Portal, Okres testowy, Wdrożenie, Tryb tylko do odczytu, Archiwum, DPA, Dzień roboczy.
2. Dodatkowo w Umowie:

§ 2. Przedmiot Umowy

1. ZAJMIJ.TO zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego Usługę - udostępnianie przez internet, w modelu subskrypcyjnym (SaaS), systemu ZAJMIJ.TO do zarządzania rezerwacjami obiektów, zapisami na zajęcia i wydarzenia, płatnościami, powiadomieniami, raportami i dokumentami - w ramach Konta Zamawiającego.
2. W ramach Abonamentu ZAJMIJ.TO zapewnia w szczególności: hosting i utrzymanie infrastruktury, odrębną bazę danych Konta Zamawiającego, kopie zapasowe, aktualizacje i rozwój Usługi, wsparcie w zakresie § 9 oraz przetwarzanie danych osobowych zgodnie z DPA. Abonament obejmuje wszystkie funkcje Usługi, bez płatnych modułów, w zakresie zamówionych pul (§ 6 ust. 4); bez limitu jednostek organizacyjnych, użytkowników Panelu, rezerwacji i terminów zajęć, z zastrzeżeniem zasady uczciwego korzystania (Regulamin § 9).
3. Umowa nie jest umową licencyjną. Zamawiający nie otrzymuje egzemplarza oprogramowania, kodu źródłowego ani klucza licencyjnego i nie instaluje oprogramowania na własnej infrastrukturze. Zamawiający otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo korzystania z Usługi przez czas obowiązywania Umowy, w zakresie niezbędnym do korzystania z jej funkcji przez Zamawiającego, jego jednostki organizacyjne, pracowników i mieszkańców. Prawa do oprogramowania pozostają przy ZAJMIJ.TO lub jej licencjodawcach (Regulamin § 15).
4. Z Usługi w ramach jednego Konta Zamawiającego mogą korzystać jednostki organizacyjne Zamawiającego. Zmiana tej listy odbywa się w Panelu i nie wpływa na wysokość Abonamentu.
5. Umowa nie obejmuje:
   1. Wdrożenia, zamawianego w Panelu na zasadach § 18;
   2. usług operatora płatności, z którym Zamawiający lub jego jednostka organizacyjna zawiera odrębną umowę o przyjmowanie płatności od mieszkańców, i jego prowizji;
   3. tworzenia funkcji na zamówienie.

§ 3. Zawarcie Umowy i Dokumenty usługi

1. Umowa jest wzorcem umowy jednakowym dla wszystkich Zamawiających, publikowanym na stronie zajmij.to i w Panelu. Postanowienia indywidualne Strony ustalają wyłącznie przez Zamówienia składane w Panelu.
2. Po pierwszym zalogowaniu Administrator Konta akceptuje w Panelu wszystkie Dokumenty usługi w wersjach obowiązujących, podając imię i nazwisko, stanowisko i podstawę umocowania oraz składając oświadczenie, że jest umocowany do działania w imieniu Zamawiającego, a jeżeli przepisy lub akty wewnętrzne Zamawiającego wymagają zgody innej osoby (np. kontrasygnaty skarbnika albo głównego księgowego), została ona udzielona. Z chwilą akceptacji Umowa zostaje zawarta. Do czasu akceptacji Panel administratora jest zamknięty.
3. Zawarcie Umowy nie rodzi obowiązku zapłaty. W Okresie testowym Usługa jest bezpłatna. Abonament jest płatny z góry i należy się wyłącznie za Okresy rozliczeniowe, za które Płatność została zaksięgowana: za pierwszy Okres rozliczeniowy - po złożeniu Zamówienia włączenia Abonamentu i zaksięgowaniu Płatności (§ 4 ust. 2), za kolejne - po zaksięgowaniu Płatności za dany Okres rozliczeniowy (§ 7 ust. 3). Samo rozpoczęcie Płatności, która nie zostanie zaksięgowana, nie włącza Abonamentu, nie przedłuża Opłaconego okresu i nie rodzi obowiązku zapłaty. Obowiązek zapłaty powstaje ponadto za Wdrożenie zamówione zgodnie z § 18.
4. Każde Zamówienie składa Administrator Konta z takim samym oświadczeniem o umocowaniu jak w ust. 2. Zamawiający odpowiada za to, że rolę administratora Konta Zamawiającego otrzymują wyłącznie osoby umocowane do działania w jego imieniu (§ 10 ust. 8). ZAJMIJ.TO może polegać na złożonym oświadczeniu, a w razie wątpliwości co do umocowania może zażądać dokumentu, który je potwierdza.
5. ZAJMIJ.TO zapisuje dowód akceptacji i każdego Zamówienia: identyfikator i wersję dokumentu, skrót pliku PDF zaakceptowanej kopii, datę i godzinę, konto użytkownika, imię i nazwisko, stanowisko i adres e-mail osoby, podstawę umocowania, treść oświadczenia, dane identyfikujące Zamawiającego (nazwa, NIP, kod TERC) i jednokierunkowy skrót adresu IP, a po każdym Zamówieniu wysyła Potwierdzenie zamówienia. Zamawiający może w każdej chwili otrzymać kopię tych danych.
6. W razie sprzeczności postanowień pierwszeństwo mają kolejno: DPA (w zakresie ochrony danych osobowych), Umowa, Załącznik SLA, Załącznik cenowy, Regulamin usługi.
7. Zmiany Dokumentów usługi następują w trybie § 16.

§ 4. Okres testowy i włączenie Abonamentu

1. Okres testowy trwa 60 dni od uruchomienia Konta Zamawiającego, jest bezpłatny i nie zobowiązuje Zamawiającego do włączenia Abonamentu (Regulamin § 4). ZAJMIJ.TO może na prośbę Zamawiającego przedłużyć Okres testowy.
2. Włączenie Abonamentu. W Okresie testowym albo po jego zakończeniu, do czasu archiwizacji Konta Zamawiającego, Administrator Konta włącza Abonament w Panelu: wybiera zakres (pakiet Basic i ewentualne Pakiety dodatkowe), podaje dane do faktury (nabywca - Zamawiający z NIP-em z danych Konta Zamawiającego w Panelu, odbiorca, adres e-mail do faktur; innego nabywcę ZAJMIJ.TO wpisuje wyłącznie na wniosek Zamawiającego), składa Zamówienie i rozpoczyna Płatność za pierwszy Okres rozliczeniowy. Abonament zostaje włączony z chwilą zaksięgowania Płatności; Zamówienie bez zaksięgowanej Płatności - także z Płatnością rozpoczętą, lecz niezakończoną - nie wywołuje skutków.
3. Abonament rozpoczyna się w dniu następującym po ostatnim dniu Okresu testowego, a jeżeli zostaje włączony po zakończeniu Okresu testowego - w dniu zaksięgowania Płatności. Włączenie Abonamentu w trakcie Okresu testowego nie skraca Okresu testowego. Pierwszy Okres rozliczeniowy trwa od dnia rozpoczęcia Abonamentu do końca tego miesiąca. Jeżeli w dniu Zamówienia do końca tego miesiąca zostaje 14 dni albo mniej (płatność za następny miesiąc byłaby już otwarta), pierwszy Okres rozliczeniowy obejmuje także cały następny miesiąc - jedna Płatność i jedna faktura.
4. Jeżeli Abonament nie zostanie włączony do końca Okresu testowego, Konto Zamawiającego przechodzi w Tryb tylko do odczytu i stosuje się § 11. Włączenie Abonamentu w tym czasie przywraca pełny dostęp z chwilą zaksięgowania Płatności.
5. Przed rozpoczęciem Okresu testowego, a także później, dane Konta Zamawiającego są przetwarzane na podstawie DPA zaakceptowanej zgodnie z § 3 ust. 2.

§ 5. Czas trwania, zakończenie i rozwiązanie Umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony. Abonament jest rozliczany miesięcznie, z góry, bez zobowiązania do korzystania z Usługi przez określony czas.
2. Zakończenie Abonamentu przez Zamawiającego. Administrator Konta może w każdej chwili zakończyć Abonament w Panelu („Zakończ abonament”). Abonament kończy się z końcem Opłaconego okresu; do tego dnia Usługa działa w pełni, a Zamawiający może cofnąć zakończenie w Panelu. ZAJMIJ.TO potwierdza zakończenie i jego cofnięcie e-mailem. Zakończenie może być też złożone w formie dokumentowej na adres biuro@zajmij.to; ZAJMIJ.TO wprowadza je wtedy w Panelu z tym samym skutkiem.
3. Wygaśnięcie z braku zapłaty. Abonament wygasa bez wypowiedzenia, jeżeli Zamawiający nie zapłaci za kolejny Okres rozliczeniowy w terminie z § 7 ust. 7.
4. Zmiana warunków na niekorzyść. Po zawiadomieniu o zmianie Załącznika cenowego na niekorzyść Zamawiającego (§ 6 ust. 8) Zamawiający może zakończyć Abonament ze skutkiem na koniec ostatniego miesiąca przed wejściem nowych warunków.
5. Zamawiający może zakończyć Abonament ze skutkiem na dzień wejścia w życie zmiany, w przypadkach przewidzianych w DPA § 8 ust. 2 i 6 (sprzeciw wobec nowego podprzetwarzającego, także zastąpionego w trybie pilnym), w Regulaminie § 10 ust. 5 (istotne ograniczenie funkcji) i w § 16 ust. 3 (nowa wersja Dokumentu usługi). ZAJMIJ.TO zwraca wtedy część Abonamentu zapłaconą za okres po tym dniu, proporcjonalnie do liczby dni, przez operatora płatności, z fakturą korygującą.
6. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli druga Strona rażąco narusza Umowę i nie usunie naruszenia w terminie 30 dni od otrzymania wezwania w formie dokumentowej, wskazującego naruszenie i zapowiadającego rozwiązanie. ZAJMIJ.TO informuje o rozwiązaniu e-mailem, podając przyczynę.
7. ZAJMIJ.TO może wypowiedzieć Umowę w dowolnym czasie, w formie dokumentowej, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, w którym wypowiedzenie dotarło do Zamawiającego, nie wcześniej jednak niż z końcem Opłaconego okresu.
8. Zakończenie, wygaśnięcie i rozwiązanie Umowy wywołują skutki opisane w § 11.

§ 6. Abonament, pule i Pakiety dodatkowe

1. Abonament za całą Usługę to cena pakietu Basic i wybranych Pakietów dodatkowych według Załącznika cenowego w wersji obowiązującej w danym Okresie rozliczeniowym, powiększona o podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu powstania obowiązku podatkowego. Abonament obejmuje wszystkie funkcje Usługi; Umowa nie przewiduje płatnych modułów, opłat za włączenie funkcji ani warunków indywidualnych - ceny są jednakowe dla wszystkich Zamawiających.
2. Okres rozliczeniowy. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. Abonament za pierwszy Okres rozliczeniowy jest proporcjonalny do liczby dni: Abonament miesięczny × liczba dni od dnia rozpoczęcia Abonamentu do końca miesiąca ÷ liczba dni miesiąca, zaokrąglony do grosza (z dodaniem pełnego następnego miesiąca w przypadku z § 4 ust. 3 zdanie trzecie); kolejne Okresy rozliczeniowe są pełnymi miesiącami.
3. Zakres. Zakres Abonamentu (pakiet Basic i liczba Pakietów dodatkowych dla każdej puli) Zamawiający wybiera w Zamówieniu włączenia Abonamentu i zmienia na zasadach ust. 5-6. Aktualny zakres, cenę i historię zmian pokazuje Panel, a każdą zmianę - Potwierdzenie zamówienia.
4. Pule. Abonament obejmuje pule obiektów, definicji zajęć, wydarzeń jednocześnie (przyszłych i trwających) oraz plików w GB, liczone łącznie dla Konta Zamawiającego według Załącznika cenowego § 2. Pula ogranicza wyłącznie dodawanie nowych pozycji; po jej wyczerpaniu wszystko, co istnieje, działa dalej. Pule obowiązują także w Okresie testowym.
5. Dokupienie Pakietu dodatkowego. Po włączeniu Abonamentu, dopóki nie upłynął Opłacony okres i nie zgłoszono zakończenia Abonamentu (§ 5 ust. 2), Administrator Konta może dokupić Pakiet dodatkowy w Panelu. Panel pokazuje dopłatę za pozostałe dni Opłaconego okresu, liczone od dnia zakupu, a gdy Abonament jeszcze się nie rozpoczął (Okres testowy) - od dnia rozpoczęcia Abonamentu (cena Pakietu dodatkowego × liczba tych dni ÷ liczba dni miesiąca, dla każdego miesiąca osobno, zaokrąglona do grosza). Pula zwiększa się z chwilą zaksięgowania dopłaty, także w Okresie testowym; od następnego Okresu rozliczeniowego Pakiet dodatkowy wchodzi do Abonamentu. Dopłata niezapłacona do końca okresu, którego dotyczy, wygasa bez skutków, chyba że jej Płatność rozpoczęta wcześniej jest jeszcze w toku - wtedy Płatność zaksięgowaną po tym okresie rozlicza się, a Pakiet dodatkowy działa od dnia zaksięgowania.
6. Rezygnacja z Pakietu dodatkowego. Rezygnacja obowiązuje od pierwszego dnia po Opłaconym okresie, najwcześniej od pierwszego dnia następnego Okresu rozliczeniowego, bez zwrotu za Opłacony okres. Rezygnacji nie można złożyć, dopóki wykorzystanie puli przekracza pulę po zmianie - Panel wskazuje nadwyżkę, którą należy zarchiwizować albo zaplanować do archiwizacji (Załącznik cenowy § 2 ust. 6). Do dnia jej wejścia w życie rezygnację można cofnąć.
7. ZAJMIJ.TO nie pobiera innych opłat za Usługę ani opłat od zużycia, w szczególności za liczbę rezerwacji, terminów zajęć, uczestników, użytkowników Panelu i jednostek organizacyjnych, za kopie zapasowe, eksport danych ani DPA.
8. Zmiana Załącznika cenowego. Obniżka ceny albo zwiększenie pul obowiązuje Zamawiającego automatycznie od pierwszego dnia następnego Okresu rozliczeniowego. Podwyżka ceny albo zmniejszenie pul obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca, który rozpoczyna się co najmniej 90 dni po zawiadomieniu Zamawiającego e-mailem i w Panelu; Zamawiającemu przysługuje wtedy prawo z § 5 ust. 4. Podwyżka nie przekracza limitu z Załącznika cenowego § 5 ust. 7. Jeżeli nowe pule są mniejsze od wykorzystania, istniejące pozycje działają dalej, a nowych nie można dodać do czasu dopasowania.

§ 7. Płatności, faktury i brak zapłaty

1. Płatność wyłącznie w Panelu. Zamawiający płaci Abonament, dopłaty za Pakiety dodatkowe i Wdrożenie wyłącznie w Panelu, za pośrednictwem operatora płatności Przelewy24, z którym umowę zawarła ZAJMIJ.TO. Prowizję operatora płatności ponosi ZAJMIJ.TO. ZAJMIJ.TO nie przyjmuje przelewów na rachunek bankowy; omyłkowo wysłany przelew zwraca na rachunek nadawcy. Usługa nie przewiduje płatności kartą zapisaną na stałe ani automatycznego obciążania Zamawiającego.
2. Przed zapłatą. Przed rozpoczęciem Płatności Panel pokazuje kwotę netto, VAT i brutto, Okres rozliczeniowy i zakres, za które Zamawiający płaci. ZAJMIJ.TO nie wystawia faktur pro forma ani faktur przed zapłatą.
3. Kolejny Okres rozliczeniowy. Płatność za kolejny Okres rozliczeniowy można rozpocząć od 14 dni przed końcem Opłaconego okresu. ZAJMIJ.TO zawiadamia o tym administratorów Konta Zamawiającego e-mailem i w Panelu 14 dni przed końcem Opłaconego okresu oraz przypomina o niej 3 dni przed jego końcem. Terminem zapłaty jest ostatni dzień Opłaconego okresu.
4. Faktura VAT. Po zaksięgowaniu Płatności ZAJMIJ.TO wystawia fakturę VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), z danymi nabywcy i odbiorcy podanymi w Panelu (na fakturze nabywcą może być gmina, a odbiorcą urząd albo jednostka organizacyjna) i adnotacją o zapłacie. Datą otrzymania faktury przez Zamawiającego jest dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. ZAJMIJ.TO udostępnia wizualizację faktury w Panelu i wysyła ją na adres e-mail do faktur.
5. Dane do faktury zmienia Administrator Konta w Panelu; zmiana dotyczy faktur wystawianych po niej.
6. Brak zapłaty - pełny dostęp. Jeżeli Płatność za kolejny Okres rozliczeniowy nie zostanie zaksięgowana do końca Opłaconego okresu, przez kolejne 7 dni Usługa działa w pełni, a ZAJMIJ.TO przypomina o zapłacie e-mailem i w Panelu. Następnego dnia Konto Zamawiającego przechodzi w Tryb tylko do odczytu: Panel pozwala przeglądać i eksportować dane, a Portal jest zamknięty dla mieszkańców, z wyjątkiem dokumentów prawnych Zamawiającego, wyszukania rezerwacji i reklamacji po numerze oraz dokończenia płatności i zwrotów rozpoczętych wcześniej.
7. Wygaśnięcie Abonamentu. Jeżeli Płatność nie zostanie zaksięgowana w ciągu 30 dni od końca Opłaconego okresu, Abonament wygasa z upływem tego terminu, bez wypowiedzenia (§ 5 ust. 3), i stosuje się § 11.
8. Powrót. Zapłata w terminie z ust. 7 przywraca pełny dostęp z chwilą jej zaksięgowania i obejmuje pełny bieżący Okres rozliczeniowy, bez odsetek i opłat dodatkowych. Po wygaśnięciu Abonamentu, do czasu archiwizacji Konta Zamawiającego, Administrator Konta może ponownie włączyć Abonament (§ 4 ust. 2); Abonament za pierwszy Okres rozliczeniowy liczy się wtedy proporcjonalnie od dnia zapłaty, a za czas przerwy nie jest należny. Zasady te Panel pokazuje przed każdą Płatnością.
9. Za dni po końcu Opłaconego okresu, za które Zamawiający nie zapłacił, Abonament nie jest należny, jeżeli Abonament wygaśnie zgodnie z ust. 7; ZAJMIJ.TO nie dochodzi za nie zapłaty ani odsetek.

§ 8. Dostępność Usługi

1. ZAJMIJ.TO świadczy Usługę z należytą starannością i dąży do jej ciągłej dostępności przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Cel dostępności, sposób jego pomiaru, okna i prace serwisowe, komunikację o Niedostępności, wyłączenia oraz skutki nieosiągnięcia celu określa Załącznik SLA. Umowa nie przewiduje kar umownych (§ 13 ust. 5).
2. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że Usługa jest świadczona na wspólnej infrastrukturze (jeden serwer aplikacji i bazy danych dla wszystkich klientów ZAJMIJ.TO). Awaria tej infrastruktury może spowodować Niedostępność dla wszystkich klientów jednocześnie, do czasu usunięcia awarii albo odtworzenia danych z kopii zapasowej.
3. ZAJMIJ.TO stosuje następujące cele odtworzenia (nie są gwarancją):
   • maksymalna utrata danych w razie awarii (RPO): do 24 godzin - Konto Zamawiającego jest kopiowane raz na dobę. Cel RPO do 1 godziny obowiązuje od dnia wskazanego w zawiadomieniu ZAJMIJ.TO, przesłanym Zamawiającemu w formie dokumentowej po uruchomieniu i przećwiczeniu odtwarzania do punktu w czasie;
   • czas odtworzenia Konta Zamawiającego z kopii zapasowej (RTO): do 4 godzin, liczony od podjęcia decyzji o odtworzeniu;
   • szczegóły kopii zapasowych i testów odtworzenia określa Załącznik SLA § 8.
4. Prace serwisowe, które mogą powodować Niedostępność, ZAJMIJ.TO zapowiada w Panelu lub e-mailem do Administratora Konta co najmniej 48 godzin wcześniej i prowadzi je w miarę możliwości w oknie serwisowym określonym w Załączniku SLA § 4 ust. 1. Prace pilne, konieczne dla bezpieczeństwa Usługi, mogą być prowadzone bez zapowiedzi, z niezwłoczną informacją.
5. O Niedostępności trwającej dłużej niż 30 minut ZAJMIJ.TO informuje na stronie statusu https://status.zajmij.to oraz e-mailem do Administratora Konta, a po jej usunięciu przesyła na żądanie Zamawiającego opis przyczyny i podjętych działań.
6. Skutki nieosiągnięcia celu dostępności - opis przyczyn, plan działań naprawczych i prawo rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym po trzech kolejnych miesiącach z dostępnością niższą niż 97% - określa wyłącznie Załącznik SLA § 10. Strony nie przewidują obniżenia Abonamentu za Niedostępność. Niedostępność mieszcząca się w celu dostępności z Załącznika SLA nie stanowi nienależytego wykonania Umowy.
7. ZAJMIJ.TO nie odpowiada za Niedostępność wynikającą z: siły wyższej; działania operatora płatności, systemów bankowych, sieci internet lub dostawcy usług poczty elektronicznej odbiorcy; działań Zamawiającego lub jego użytkowników; zapowiedzianych prac serwisowych; zawieszenia Konta Zamawiającego na zasadach Regulaminu § 12.
8. Incydenty bezpieczeństwa. Niezależnie od zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych na zasadach DPA § 11, ZAJMIJ.TO zawiadamia Zamawiającego o incydencie bezpieczeństwa klasy krytycznej lub poważnej, który dotyczy albo może dotyczyć Konta Zamawiającego, także gdy nie obejmuje on danych osobowych, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia. Zawiadomienie jest wysyłane e-mailem do Administratora Konta i do osoby wskazanej przez Zamawiającego w Panelu jako kontakt do spraw cyberbezpieczeństwa (§ 10 ust. 3), a przy incydencie dotyczącym wielu Zamawiających - także w formie powiadomienia skierowanego do wszystkich Zamawiających, i zawiera opis incydentu, jego możliwy wpływ na Zamawiającego, podjęte działania i zalecenia dla Zamawiającego; dalsze informacje ZAJMIJ.TO przekazuje sukcesywnie.
9. Kopie zapasowe. Kopie zapasowe służą odtworzeniu Usługi po awarii, a nie przechowywaniu dokumentów Zamawiającego. Zamawiający, który na podstawie przepisów lub swoich aktów (np. instrukcji kancelaryjnej, przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) musi przechowywać dane dłużej albo niezależnie od Usługi, pobiera eksport danych (§ 11 ust. 2) i przechowuje go we własnym zakresie.

§ 9. Wsparcie

1. W ramach Abonamentu ZAJMIJ.TO zapewnia wsparcie w zakresie korzystania z Usługi i usuwania błędów. Kanały zgłoszeń, godziny wsparcia, priorytety, czasy pierwszej odpowiedzi i zasady zamykania zgłoszeń określa Załącznik SLA § 5-6.
2. Zgłoszenia przyjmowane są od użytkowników Panelu z rolą administratora lub kierownika (supervisor) - zgodnie z Załącznikiem SLA § 5 ust. 1. ZAJMIJ.TO nie udziela wsparcia bezpośrednio mieszkańcom; pytania mieszkańców obsługuje Zamawiający.
3. Wsparcie nie obejmuje: Wdrożenia, szkoleń wykraczających poza materiały dostępne w Panelu, konfiguracji usług operatora płatności po stronie Zamawiającego, przygotowania dokumentów Zamawiającego (regulaminy, cenniki, uchwały, klauzule informacyjne).
4. Dostęp pracownika ZAJMIJ.TO do Konta Zamawiającego w ramach wsparcia odbywa się na zasadach DPA § 3 ust. 4 i jest odnotowywany w dzienniku; Administrator Konta otrzymuje o nim powiadomienie. Pracownik ZAJMIJ.TO w ramach wsparcia nie akceptuje Dokumentów usługi, nie składa Zamówień w imieniu Zamawiającego, nie zarządza kontami użytkowników Panelu, nie wykonuje operacji na płatnościach i zwrotach, nie zmienia konfiguracji płatności online ani danych identyfikujących Zamawiającego i nie uruchamia Portalu.
5. Reklamacje dotyczące Usługi rozpatruje się na zasadach Regulaminu § 14.

§ 10. Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający korzysta z Usługi zgodnie z Umową, Regulaminem (w szczególności § 8 i § 9) i przepisami prawa.
2. Zamawiający odpowiada za treści i dane wprowadzane do Usługi, za konta swoich użytkowników i nadane im uprawnienia, za dokumenty udostępniane mieszkańcom w Portalu, za umowę z operatorem płatności przyjmującym płatności od mieszkańców oraz za deklarację dostępności Portalu.
3. Zamawiający utrzymuje w Panelu aktualne dane: osoby do kontaktu w sprawach rozliczeń i adres e-mail do faktur, inspektora ochrony danych (jeżeli został wyznaczony) i kontakt do spraw cyberbezpieczeństwa (§ 8 ust. 8). Zmiana tych danych w Panelu jest zawiadomieniem w formie dokumentowej; zawiadomienia wysłane na ostatnio wskazane adresy uważa się za doręczone.
4. Zamawiający terminowo płaci Abonament (§ 7), jeżeli chce korzystać z Usługi po końcu Opłaconego okresu.
5. Wzory dokumentów. Wzory dokumentów dla mieszkańców udostępniane w Panelu (Regulamin § 8 ust. 3) są materiałem pomocniczym i nie stanowią porady prawnej. Przed ich zatwierdzeniem Zamawiający sprawdza zgodność wzoru z przepisami prawa i ze swoimi aktami i odpowiada wobec mieszkańców i organów za treść przyjętego dokumentu. Nie zwalnia to ZAJMIJ.TO z odpowiedzialności za prawidłowe działanie funkcji Usługi, które z tych dokumentów korzystają.
6. Ceny, podatki i rozliczenia z mieszkańcami. Zamawiający ustala cenniki, ulgi i zniżki, stawki podatku VAT, zasady płatności, anulowania i zwrotów oraz odpowiada za ich zgodność z prawem i ze swoimi aktami, a także za własne obowiązki podatkowe, rachunkowe i fiskalne wobec mieszkańców. ZAJMIJ.TO odpowiada za to, że Usługa przetwarza te ustawienia zgodnie z dokumentacją Usługi i że funkcje, które Usługa oferuje, działają prawidłowo.
7. Konta i uprawnienia. Zamawiający nadaje i odbiera uprawnienia swoim użytkownikom (także przy zmianie stanowiska i ustaniu zatrudnienia), dba o poufność danych logowania i niezwłocznie zgłasza ZAJMIJ.TO podejrzenie nieuprawnionego dostępu do Konta Zamawiającego. ZAJMIJ.TO odpowiada za zabezpieczenia Usługi w swoim zakresie, opisane w DPA (Załącznik 1 do DPA).
8. Zamawiający odpowiada za prawdziwość danych podanych w Zgłoszeniu i za to, że rolę administratora Konta Zamawiającego mają wyłącznie osoby umocowane do działania w jego imieniu, w tym do akceptacji Dokumentów usługi i składania Zamówień (§ 3).

§ 11. Zakończenie Umowy: Tryb tylko do odczytu, eksport, Archiwum i usunięcie danych

1. Po zakończeniu Okresu testowego bez włączenia Abonamentu, po zakończeniu albo wygaśnięciu Abonamentu oraz po rozwiązaniu Umowy stosuje się następujący harmonogram (Regulamin § 11, DPA § 12):

2. Eksport danych. Przez cały czas obowiązywania Umowy oraz w Trybie tylko do odczytu Zamawiający może pobrać pełny eksport danych Konta Zamawiającego: plik z bazą danych, zestawienia CSV kluczowych danych (organizacje, obiekty, rezerwacje, klienci, płatności) oraz pliki. Eksport jest udostępniany przez podpisany link ważny 7 dni, może być generowany wielokrotnie i jest nieodpłatny. Eksport odzwierciedla stan danych w chwili jego wygenerowania, w formatach opisanych w Panelu. ZAJMIJ.TO nie odpowiada za przydatność eksportu w systemach innych dostawców ani za migrację danych do nich.
3. Archiwizacja nie następuje, dopóki w Koncie Zamawiającego są otwarte zwroty płatności.
4. Zamawiający może w każdej chwili, w formie dokumentowej, polecić wcześniejsze usunięcie danych (DPA § 12 ust. 6). Polecenie nie przyspiesza wygaśnięcia kopii zapasowych.
5. Po usunięciu danych ZAJMIJ.TO na żądanie Zamawiającego potwierdza usunięcie w formie dokumentowej (DPA § 12 ust. 7).
6. ZAJMIJ.TO informuje administratorów Konta Zamawiającego e-mailem o każdym przejściu opisanym w ust. 1, a o planowanej archiwizacji - co najmniej 7 dni wcześniej. Pobranie eksportu przed archiwizacją należy do Zamawiającego. Po upływie terminów z ust. 1 ZAJMIJ.TO nie ma obowiązku przechowywania ani odtworzenia danych.
7. Przez okres Trybu tylko do odczytu po zakończeniu Abonamentu i w okresie Archiwum Abonament nie jest należny. W okresie Archiwum ZAJMIJ.TO na wniosek Zamawiającego przywraca Konto Zamawiającego z Archiwum w terminie 3 Dni roboczych; po przywróceniu Administrator Konta włącza Abonament zgodnie z § 4 ust. 2.
8. Zakończenie Umowy nie zwalnia Zamawiającego z zapłaty za Wdrożenie wykonane przed tym dniem (§ 18), a ZAJMIJ.TO - z obowiązku zwrotu z § 5 ust. 5.

§ 12. Ochrona danych osobowych

1. W zakresie danych osobowych wprowadzanych do Konta Zamawiającego Zamawiający jest administratorem, a ZAJMIJ.TO podmiotem przetwarzającym. Strony zawierają DPA w wersji dpa-1.0 przez jej akceptację w Panelu razem z Umową (§ 3 ust. 2).
2. DPA określa w szczególności: przedmiot, charakter i cel przetwarzania, kategorie osób i danych, środki bezpieczeństwa, podprzetwarzających i tryb ich zmiany (30 dni na sprzeciw), zgłaszanie naruszeń ochrony danych w ciągu 24 godzin od ich stwierdzenia, zasady audytu oraz zwrot i usunięcie danych po zakończeniu Umowy.
3. W zakresie danych osób działających w imieniu Zamawiającego (w tym osób akceptujących Dokumenty usługi i składających Zamówienia), osób kontaktowych oraz danych Płatności za Usługę administratorem jest ZAJMIJ.TO. Informacje z art. 13 i 14 RODO, w tym o odbiorcach - operatorze płatności Przelewy24 i Krajowym Systemie e-Faktur - zawiera Polityka prywatności ZAJMIJ.TO w wersji polityka-prywatnosci-1.0 (część B), dostępna pod adresem https://zajmij.to/polityka-prywatnosci/. Zamawiający przekazuje te informacje osobom, których dane podał.
4. DPA obowiązuje także po rozwiązaniu Umowy - do usunięcia danych, w tym do wygaśnięcia kopii zapasowych (DPA § 2 ust. 6).
5. Okres przechowywania danych rezerwacji i klientów, po którym dane osobowe są anonimizowane, Zamawiający ustala w konfiguracji Usługi (od 12 do 120 miesięcy od ostatniej rezerwacji); do czasu jego ustawienia obowiązuje okres domyślny ZAJMIJ.TO - 36 miesięcy (DPA § 5 ust. 4).

§ 13. Odpowiedzialność

1. Strony odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem ust. 2-4.
2. Całkowita odpowiedzialność ZAJMIJ.TO z tytułu Umowy ogranicza się do szkody rzeczywistej i do kwoty Abonamentu netto zapłaconego przez Zamawiającego za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę (Regulamin § 13 ust. 3); gdy Abonament obowiązuje krócej - do dwunastokrotności Abonamentu netto za ostatni pełny Okres rozliczeniowy, a w Okresie testowym do kwoty dwunastokrotności ceny pakietu Basic netto z Załącznika cenowego.
3. ZAJMIJ.TO nie odpowiada za: treści i dane wprowadzone przez Zamawiającego i jego użytkowników; skutki udostępnienia danych logowania przez użytkowników Zamawiającego; działanie usług podmiotów trzecich, z którymi Zamawiający lub mieszkańcy zawierają odrębne umowy - operatora płatności Zamawiającego, banków, dostawców poczty elektronicznej odbiorców; ZAJMIJ.TO odpowiada natomiast za działanie integracji Usługi z tymi usługami, za podprzetwarzających wymienionych w DPA jak za własne działania oraz za obsługę Płatności za Usługę; zdarzenia wymienione w § 8 ust. 7.
4. Ograniczenia z ust. 2 i 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie lub z rażącego niedbalstwa ani odpowiedzialności, której nie można ograniczyć z mocy prawa, w tym odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą (art. 82 RODO).
5. Umowa nie przewiduje kar umownych.
6. Siła wyższa. Strona nie odpowiada za niewykonanie Umowy spowodowane siłą wyższą - zdarzeniem zewnętrznym, nieprzewidywalnym i niemożliwym do zapobieżenia mimo należytej staranności. Strona dotknięta siłą wyższą niezwłocznie zawiadamia drugą Stronę i podejmuje działania ograniczające skutki zdarzenia.
7. Roszczenia osób trzecich. Jeżeli osoba trzecia (w szczególności mieszkaniec, najemca obiektu albo organ) wystąpi przeciwko ZAJMIJ.TO z roszczeniem wynikającym z bezprawnych treści wprowadzonych przez Zamawiającego lub jego użytkowników, z ustawień Usługi ustalonych przez Zamawiającego albo z decyzji podjętych przez Zamawiającego przy użyciu Usługi (np. odmowa, odwołanie lub anulowanie rezerwacji, ustalenie ceny, zniżki albo potrącenia z kaucji), ZAJMIJ.TO niezwłocznie zawiadamia o tym Zamawiającego, a Zamawiający może przystąpić do sprawy i przekazuje ZAJMIJ.TO informacje potrzebne do obrony. Ustęp nie przenosi na Zamawiającego obowiązku zapłaty kwot zasądzonych od ZAJMIJ.TO ani kosztów jej obrony i nie ogranicza uprawnień osób trzecich ani kompetencji organów wynikających z przepisów.

§ 14. Zamówienia publiczne

1. Zamawiający oświadcza, że udziela zamówienia na Usługę i Wdrożenie zgodnie z obowiązującymi go przepisami i regulacjami wewnętrznymi; ustalenie wartości zamówienia i trybu jego udzielenia należy do Zamawiającego.
2. ZAJMIJ.TO nie odpowiada za ustalenie przez Zamawiającego wartości zamówienia ani za wybór trybu jego udzielenia. Informacje ZAJMIJ.TO o cenie (Załącznik cenowy § 8) nie stanowią oceny, czy Zamawiający jest zobowiązany stosować ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.

§ 15. Poufność i jawność

1. Strony zachowują w poufności informacje drugiej Strony uzyskane w związku z Umową, które nie są publicznie dostępne, w szczególności informacje o zabezpieczeniach Usługi, dane dostępowe i informacje techniczne o infrastrukturze ZAJMIJ.TO, przez czas obowiązywania Umowy i 3 lata po jej zakończeniu.
2. Obowiązek z ust. 1 nie dotyczy informacji, których ujawnienia wymaga prawo, w tym ustawa o dostępie do informacji publicznej, przepisy o jawności finansów publicznych i obowiązek ewidencjonowania lub publikowania umów przez Zamawiającego. Treść Umowy, dane Stron i wysokość wynagrodzenia nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa ZAJMIJ.TO.
3. Tajemnicę przedsiębiorstwa ZAJMIJ.TO stanowi wyłącznie pełna wersja pakietu KRI (w szczególności szczegółowy opis zabezpieczeń), udostępniana Zamawiającemu w Panelu i oznaczona jako tajemnica przedsiębiorstwa. Skrót pakietu KRI publikowany na stronie zajmij.to jest informacją jawną. Zamawiający może wykorzystywać pełną wersję w swojej dokumentacji bezpieczeństwa informacji i udostępniać ją osobom, które jej potrzebują do tego celu (w tym audytorom), bez publikacji. Przed udostępnieniem pełnej wersji na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej Zamawiający w miarę możliwości informuje ZAJMIJ.TO, aby umożliwić ocenę, czy zachodzi przesłanka ograniczenia jawności.
4. Ochronę danych osobowych reguluje DPA.

§ 16. Zmiany Dokumentów usługi

1. Każdy Dokument usługi ma identyfikator wersji (Umowa - umowa-subskrypcji-1.0) i wpis w rejestrze zmian. Zmiana następuje przez nową wersję dokumentu.
2. ZAJMIJ.TO publikuje nową wersję Dokumentu usługi na stronie zajmij.to i zawiadamia o niej administratorów Konta Zamawiającego e-mailem w dniu publikacji, co najmniej 30 dni przed dniem jej wejścia w życie. Krótszy termin jest dopuszczalny wyłącznie, gdy zmianę wymuszają przepisy prawa albo decyzja organu; ZAJMIJ.TO podaje wtedy jego przyczynę w zawiadomieniu. Zmiana Załącznika cenowego na niekorzyść Zamawiającego wymaga terminu z § 6 ust. 8.
3. Od dnia wejścia w życie nowej wersji Administrator Konta akceptuje ją w Panelu na zasadach § 3 ust. 2. Zamawiający, który nie akceptuje zmiany, może przed tym dniem zakończyć Abonament ze skutkiem z § 5 ust. 5; Okres testowy zakończyć może zawsze.
4. Zmiana na korzyść Zamawiającego (w szczególności wyższy cel dostępności, krótsze czasy odpowiedzi, niższa cena) obowiązuje bez akceptacji. Zmiana listy podprzetwarzających następuje w trybie DPA § 8 ust. 2 i nie wymaga akceptacji.
5. Zmiana wzoru nie zmienia Zamówień złożonych przed wejściem nowej wersji w życie ani rozliczeń za Opłacony okres.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.
2. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego, po uprzedniej próbie polubownego rozwiązania w terminie 30 dni od wezwania.
3. Strona nie może przenieść praw lub obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez zgody drugiej Strony wyrażonej w formie dokumentowej, z wyjątkiem przeniesienia przez ZAJMIJ.TO w ramach przekształcenia, połączenia lub podziału spółki. Przelew wierzytelności przysługujących ZAJMIJ.TO wymaga zgody Zamawiającego.
4. Zawiadomienia ZAJMIJ.TO doręcza e-mailem na adresy administratorów Konta Zamawiającego i adresy wskazane w Panelu oraz w Panelu; zawiadomienia Zamawiającego - w Panelu albo na adres biuro@zajmij.to.
5. Umowa jest w wersji umowa-subskrypcji-1.0. Tekst wzoru jest jednakowy dla wszystkich Zamawiających; miejsca wykropkowane uzupełniają dane Zamawiającego w kopii przygotowanej w Panelu.

§ 18. Wdrożenie

1. Wdrożenie jest usługą opcjonalną (Regulamin § 7). Administrator Konta zgłasza potrzebę Wdrożenia w Panelu, opisując oczekiwany zakres.
2. ZAJMIJ.TO weryfikuje zgłoszenie i przedstawia w Panelu szacunek kwoty netto i zakresu według stawek Załącznika cenowego § 3. Szacunek nie jest wiążący i nie rodzi obowiązku zapłaty. Akceptacja szacunku w Panelu jest Zamówieniem Wdrożenia.
3. Po wykonaniu Wdrożenia ZAJMIJ.TO wpisuje w Panelu kwotę końcową z opisem wykonanych prac. Kwota nie wyższa niż zaakceptowany szacunek staje się należna z chwilą jej wpisania; kwota wyższa wymaga akceptacji Zamawiającego w Panelu, a do czasu akceptacji należna jest kwota szacunku.
4. Po wykonaniu Wdrożenia ZAJMIJ.TO wystawia w KSeF fakturę VAT za Wdrożenie, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jego wykonania, z terminem płatności 14 dni od dnia wystawienia faktury. Zamawiający płaci fakturę przez Płatność w Panelu w tym terminie.
5. Po terminie płatności ZAJMIJ.TO przypomina o zapłacie i może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Jeżeli Zamawiający nie zapłaci w dodatkowym terminie co najmniej 7 dni od wezwania w formie dokumentowej, ZAJMIJ.TO może decyzją swojego pracownika wstrzymać pełne świadczenie Usługi i przełączyć Konto Zamawiającego w Tryb tylko do odczytu, w zakresie z § 7 ust. 6, do czasu zapłaty. Wstrzymanie jest zapowiadane w wezwaniu, nie ogranicza eksportu danych, dostępu mieszkańców do dokumentów Zamawiającego ani dokończenia rozpoczętych płatności i zwrotów, nie przedłuża terminów § 11 i ustaje z chwilą zaksięgowania zapłaty za Wdrożenie - także gdy Zamawiający w tym czasie zakończy Abonament i włączy go ponownie albo opłaci kolejny okres.
6. Uzasadnienie ust. 5: Wdrożenie jest świadczeniem wykonanym z góry, a jego cena nie jest objęta Abonamentem; wstrzymanie świadczenia jest odpowiedzią proporcjonalną do zwłoki Zamawiającego, nie dotyka praw osób, których dane dotyczą, i jest stosowane wyłącznie po indywidualnej decyzji ZAJMIJ.TO, nigdy automatycznie.
7. Zamawiający może wycofać zgłoszenie przed akceptacją szacunku, a ZAJMIJ.TO może odmówić Wdrożenia przed jego rozpoczęciem, informując o przyczynie.

§ 19. Dokumenty usługi

Umowę tworzą razem z nią następujące Dokumenty usługi, akceptowane w Panelu jednocześnie (§ 3 ust. 2) i publikowane na stronie zajmij.to:

Polityka prywatności ZAJMIJ.TO nie jest Dokumentem usługi - ma charakter informacyjny (§ 12 ust. 3).