Grafik orlika bez telefonów i zeszytu: jak zorganizować rezerwacje online

Na orliku w wielu jednostkach grafik prowadzi animator. Ma zeszyt albo kartkę na drzwiach kontenera, telefon, który dzwoni w trakcie zajęć, i stałe grupy, które „zawsze grały w czwartki”. Gdy animator jest na urlopie, nikt nie wie, kto zarezerwował boisko na sobotę. Gdy pada deszcz, informacja o zamknięciu dociera do połowy zainteresowanych.

Rezerwacje online nie rozwiązują wszystkiego. Orlik jest obiektem, z którego część mieszkańców korzysta bez zapisów, a animator prowadzi zajęcia otwarte. Dobrze zorganizowany grafik musi pogodzić te sposoby korzystania. Poniżej opisujemy, jak to zrobić krok po kroku.

Trzy rodzaje godzin na orliku

Przed przeniesieniem grafiku do systemu warto podzielić tydzień na trzy rodzaje godzin:

Ten podział trzeba zapisać w regulaminie orlika. Jeżeli regulamin mówi, że w godzinach wolnego grania boisko jest dostępne dla wszystkich, rezerwacja grupowa nie powinna móc tych godzin zająć. Mieszkaniec, który widzi w grafiku wolne godziny, musi wiedzieć, czy może je zarezerwować, czy po prostu przyjść.

Najczęstszy błąd to grafik, w którym wolne granie wygląda jak „wolny termin”. Grupa rezerwuje go online, przychodzi, a na boisku grają dzieci, które korzystają z niego zgodnie z regulaminem. Takie spory rozwiązuje jasny opis i blokada godzin otwartych.

Jak opisać boiska

Kompleks orlika to zwykle dwa boiska: piłkarskie i wielofunkcyjne. Czasem dochodzi bieżnia, siłownia zewnętrzna albo lodowisko sezonowe. W systemie rezerwacji każde z nich może być osobną częścią obiektu z własnym grafikiem i cennikiem.

Opis powinien odpowiadać na pytania, które animator słyszy przez telefon:

• jaka nawierzchnia i jakie obuwie jest dozwolone;
• czy są szatnie i prysznice, w jakich godzinach otwarte;
• czy jest oświetlenie i do której godziny;
• czy można przynieść własne bramki, siatki, sprzęt;
• jak dojechać i gdzie zaparkować;
• kto jest animatorem i jak się z nim kontaktować w sprawach organizacyjnych.

Dobry opis zmniejsza liczbę telefonów bardziej niż sam formularz rezerwacji.

Rezerwacje dla grup

Przy rezerwacji grupowej wystarczy jedna osoba kontaktowa. Nie jest potrzebna lista wszystkich zawodników ani ich dane. W ZAJMIJ.TO mieszkaniec rezerwuje bez zakładania konta: wybiera jeden albo kilka terminów, podaje dane kontaktowe i potwierdza rezerwację linkiem z e-maila. Do czasu potwierdzenia termin jest tymczasowo zablokowany, więc dwie grupy nie dostaną tej samej godziny.

Warto ustalić kilka zasad:

• limit rezerwacji dla jednej grupy w tygodniu, żeby jedna drużyna nie zajęła wszystkich wieczorów;
• wyprzedzenie - na przykład rezerwacje najwcześniej dwa tygodnie przed terminem;
• rezerwacje telefoniczne - animator może je przyjmować, ale zapisuje w tym samym systemie, nie w zeszycie;
• rezygnacja - do kiedy grupa może odwołać termin i jak się to robi.

W ZAJMIJ.TO przy obiekcie ustawia się, ile godzin przed terminem najpóźniej można go zarezerwować i do ilu godzin przed terminem można zrezygnować, oraz opis zasad rezygnacji. Limit rezerwacji jednej grupy w tygodniu i najdalszy termin, na jaki można rezerwować, pozostają zasadami organizacyjnymi z regulaminu: system pokaże pracownikowi wszystkie rezerwacje danej osoby, ale nie blokuje automatycznie kolejnej.

Zajęcia animatora z zapisami

Jeżeli animator prowadzi zajęcia z ograniczoną liczbą miejsc, na przykład treningi dla dzieci, można je obsłużyć jako zajęcia z harmonogramem. Wzór „wtorek i czwartek, 16:00-17:30” tworzy sesje na kolejne tygodnie, każda z limitem miejsc. Rodzic zapisuje dziecko online i widzi, ile miejsc zostało. Gdy animator odwołuje zajęcia, system anuluje zapisy i wysyła uczestnikom e-mail.

Zajęcia mogą być bezpłatne. Wtedy portal pokazuje to wprost, a zapis służy tylko do kontroli liczby uczestników. Animator może uzyskać dostęp do swojego harmonogramu kodem PIN, o który prosi we wniosku zatwierdzanym przez administratora albo kierownika, bez pełnego konta w panelu. Szczegóły na stronie zapisy na zajęcia.

Jeśli jednostka korzysta z programów dofinansowania pracy animatorów, warto sprawdzić ich aktualne warunki dotyczące godzin otwartych i dokumentowania zajęć. System nie prowadzi listy obecności, więc jeśli program wymaga jej przedstawienia, trzeba ją prowadzić osobno.

Turnieje i wydarzenia

Turniej sołectw albo festyn sportowy zajmuje boisko na cały dzień, razem z przygotowaniem i sprzątaniem. W systemie publikuje się go w portalu jako wydarzenie jednorazowe. Wydarzenie może mieć rezerwację miejsc, na przykład zapisy drużyn z limitem, albo być tylko informacją z linkiem do strony organizatora. Opcja „Blokuj obiekt w terminach” sprawia, że wydarzenie zajmuje boisko w kalendarzu i w tym czasie nikt go nie zarezerwuje; jeśli boisko ma już rezerwacje w tym czasie, system ich nie anuluje, tylko pokaże kolizję.

Gdy termin turnieju jest już zajęty przez grupy, na czas wydarzenia razem z przygotowaniem i sprzątaniem zakłada się blokadę obiektu. Przed jej zapisaniem system pokazuje, których istniejących rezerwacji dotyczy zmiana i jakie kwoty trzeba zwrócić. Dzięki temu animator wie, z kim się skontaktować, zanim grupa przyjdzie na boisko.

Pogoda i zamknięcia

Orlik jest obiektem zewnętrznym. Ulewa, oblodzenie albo naprawa nawierzchni zamykają go z dnia na dzień. Kilka wskazówek:

1. Kto decyduje o zamknięciu - animator, kierownik, urząd? Warto to zapisać w regulaminie.
2. Blokada w systemie - zamknięcie wpisuje się jako blokadę obiektu. Kolidujące rezerwacje zostają anulowane, rezerwujący dostają e-mail, a przy wpłatach online system przygotowuje zwroty. Przed zapisaniem pracownik widzi listę rezerwacji i kwoty do zwrotu.
3. Informacja dla grup - przy zamknięciu z dnia na dzień sam e-mail może nie wystarczyć. Warto ustalić, kiedy osoba zamykająca obiekt dzwoni do rezerwujących z listy.
4. Zasady zwrotów - zamknięcie z winy zarządcy to inna sytuacja niż rezygnacja grupy. Obie warto opisać w regulaminie. Szerzej piszemy o tym w artykule o zwrotach opłat za odwołane rezerwacje.

Powiadomienia w ZAJMIJ.TO idą e-mailem i do panelu. System nie wysyła SMS-ów.

Co pokaże raport, a czego nie

Raport „Obłożenie obiektów” pokazuje, ile godzin było dostępnych i ile zarezerwowano. Raport „Ruch w danych godzinach” to tabela dni tygodnia i godzin, z której od razu widać, że boisko jest pełne w środy od 17:00 do 21:00, a puste w niedzielne przedpołudnia. Takie dane pomagają ustalić godziny animatora i zasady rezerwacji.

Raport nie pokaże jednak, ile osób przyszło na wolne granie. Ten ruch nie jest rejestrowany, więc raport rezerwacji nie jest pełnym pomiarem frekwencji na orliku. Jeżeli takie dane są potrzebne, na przykład do sprawozdania, animator musi je zbierać osobno. Więcej o zakresie raportów na stronie raporty i statystyki.

Pytania, które warto rozstrzygnąć w regulaminie

Zanim portal ruszy, warto odpowiedzieć na pytania, które animator i tak usłyszy w pierwszym tygodniu:

• Czy dzieci i młodzież mają pierwszeństwo w określonych godzinach? Jeśli tak, w jakich i jak to pokazać w grafiku?
• Czy grupa może zarezerwować całe boisko, czy tylko jego część, gdy obok gra ktoś inny?
• Co z rezerwacją, na którą grupa się spóźnia? Po ilu minutach termin wraca do wolnego grania?
• Kto może rezerwować - tylko pełnoletni, czy także młodzież z opiekunem?
• Czy rezerwacje są bezpłatne, a jeśli płatne, to dla kogo i według jakiego cennika?

Odpowiedzi trafiają do regulaminu i do opisu obiektu w portalu. Wtedy animator nie musi ich powtarzać przez telefon, a mieszkańcy znają zasady przed przyjściem na boisko.

Plan na pierwszy miesiąc

Po miesiącu warto porozmawiać z animatorem. Ile telefonów ubyło? Czy grupy rozumieją, które godziny mogą rezerwować? Czy coś trzeba zmienić w regulaminie?

Jak wygląda grafik orlika w systemie, pokazujemy na stronie rezerwacja orlika i boisk gminnych online. Na prezentacji używamy danych przykładowych.

Wyślij zgłoszenie

Powiązane wpisy

• Jak mieszkańcy korzystają z Zajmij.To?
• Dlaczego Excel nie wystarczy do zarządzania rezerwacjami