Wrzesień w domu kultury wygląda podobnie w wielu jednostkach. Rodzice stoją w kolejce przed sekretariatem, telefony dzwonią od rana, a na biurku leżą kartki z listami: „Taniec 7-9 lat, wtorek”, „Ceramika dla dorosłych”, „Szachy”. Ktoś zapisał się telefonicznie, ktoś mailem, ktoś przez znajomą instruktorkę. Po tygodniu okazuje się, że na zajęcia z 12 miejscami zapisano 15 osób, a na inne nikt.

Zapisy online porządkują ten proces, ale tylko wtedy, gdy najpierw zostanie uporządkowana sama oferta. W tym artykule opisujemy, jak przygotować zajęcia do zapisów przez internet, jak ustawić limity i terminy, co zrobić z opłatami i gdzie system nie wystarczy.

Najpierw oferta, potem formularz

Na kartce wystarczy nazwa zajęć i dzień tygodnia, bo resztę wyjaśnia pani z sekretariatu. W internecie opis musi odpowiedzieć na pytania, które dziś zadaje się przez telefon:

  • dla kogo są zajęcia: wiek, poziom zaawansowania, czy potrzebne jest doświadczenie;
  • kiedy i gdzie: dzień, godzina, sala, czas trwania;
  • kto prowadzi: krótka informacja o instruktorze;
  • co przynieść: strój, materiały, instrument;
  • ile kosztuje i jak się płaci;
  • do kiedy można zrezygnować i co wtedy z opłatą.

Dobry opis to połowa sukcesu zapisów online. Jeśli rodzic nie wie, czy jego ośmiolatek pasuje do grupy „7-9 lat, średniozaawansowani”, i tak zadzwoni.

Cykl zajęć i pojedyncze terminy

Zajęcia w domu kultury mają zwykle dwa poziomy: stały opis („Taniec współczesny dla dzieci”) i konkretne spotkania (wtorek 15 października, 16:00-17:00). W ZAJMIJ.TO tak właśnie są zbudowane. Opis zajęć zawiera nazwę, salę, kategorię, liczbę miejsc, cenę i regulamin. Terminy, czyli sesje, mają datę, godzinę, prowadzącego i poziom.

Terminów nie trzeba wpisywać pojedynczo. Przy tworzeniu zajęć podaje się wzór, na przykład „wtorek i czwartek, 16:00-17:00”, a system tworzy sesje na kolejne tygodnie, do 100 powtórzeń w jednej definicji. Pojedynczą sesję można potem przenieść albo odwołać bez zmiany reszty cyklu. Przerwy świąteczne i ferie lepiej uwzględnić od razu, zanim rodzice zaczną się zapisywać.

Oprócz zajęć cyklicznych dom kultury organizuje wydarzenia: koncerty, warsztaty sobotnie, spotkania autorskie. To osobny rodzaj oferty z jedną datą. Wydarzenie może mieć limit miejsc i zapisy albo być tylko informacją w portalu.

Limit miejsc bez nadkompletu

Każde zajęcia mają minimalną i maksymalną liczbę uczestników. Mieszkaniec widzi, ile miejsc zostało w danym terminie. Do zajętych miejsc system wlicza także zapisy, które czekają na potwierdzenie linkiem z e-maila, więc dwie osoby nie dostaną ostatniego miejsca. Jeśli zapis nie zostanie potwierdzony w wyznaczonym czasie (domyślnie 15 minut), miejsce wraca do puli.

Dwie sprawy wymagają decyzji domu kultury:

  • Minimalna liczba uczestników jest informacją. System nie odwoła automatycznie zajęć, na które zapisało się za mało osób. Decyzję podejmuje kierownik, a odwołanie to jedna czynność w panelu.
  • Lista rezerwowa nie jest prowadzona. Gdy miejsc brakuje, zapis nie jest możliwy. Do zbierania chętnych na kolejną grupę potrzebny jest inny kanał, na przykład formularz kontaktowy.

Instruktorzy

Instruktor ma w systemie profil z opisem, specjalizacją i kolorem w harmonogramie. Przypisuje się go do konkretnych sesji. Jeśli ta sama osoba ma już zajęcia w nakładającym się czasie, system ostrzeże pracownika.

Instruktor nie potrzebuje pełnego konta w panelu. Może poprosić o kod PIN, który zatwierdza administrator albo kierownik, i po zalogowaniu widzi swoje przypisane sesje. Nie widzi rozliczeń ani danych innych grup. Harmonogram instruktora można pobrać jako PDF w widoku miesięcznym, tygodniowym albo listy, co przydaje się przy rozliczaniu umów zleceń.

Opłaty: za zajęcia, nie za semestr

To najczęstsze pytanie domów kultury, dlatego odpowiadamy na nie wprost. W ZAJMIJ.TO zajęcia mogą być bezpłatne albo płatne za udział w sesji. Każda sesja to osobny termin z osobną ceną. System nie obsługuje karnetów ani opłaty za cały semestr jedną płatnością.

Co to oznacza w praktyce:

  • jeśli opłata jest pobierana za każde zajęcia, model pasuje bezpośrednio;
  • jeśli opłata jest miesięczna albo semestralna, trzeba przed wdrożeniem sprawdzić na konkretnym przykładzie, czy da się ją odwzorować, czy opłata będzie pobierana poza systemem, a system posłuży tylko do zapisów i limitów;
  • zajęcia bezpłatne, na przykład finansowane z dotacji, da się obsłużyć bez zmian;
  • ulgi, na przykład dla seniorów albo posiadaczy Karty Dużej Rodziny, system nalicza sam na podstawie grup uprawnień i reguł zniżek ustawionych w panelu.

Przy płatnych zajęciach dom kultury decyduje, czy cena jest widoczna publicznie i czy można zapłacić online przez Przelewy24 skonfigurowane dla domu kultury. Wpłaty trafiają na rachunek instytucji, nie do ZAJMIJ.TO. Szczegóły na stronie płatności online i w artykule Płatności online za wynajem obiektów gminnych.

Odwołania i zastępstwa

Instruktor zachorował, sala jest potrzebna na wydarzenie, grupa się nie zebrała. Odwołanie sesji w systemie anuluje zapisy uczestników, zleca zwroty dla opłaconych miejsc i wysyła uczestnikom e-mail z nazwą, datą i godziną odwołanych zajęć. Odwołanej sesji nie można przywrócić; w razie potrzeby tworzy się nowy termin.

Gdy zajęcia poprowadzi inna osoba, wystarczy zmienić prowadzącego w danej sesji. Uczestnik może sam zrezygnować z wybranego terminu kodem dostępu z e-maila, w terminie ustawionym przy zajęciach razem z opisem zasad rezygnacji.

Dzieci i dane osobowe

Większość uczestników zajęć w domu kultury to dzieci, a zapisuje je rodzic. Formularz zapisu zbiera dane osoby zapisującej. Jeżeli potrzebne jest imię dziecka albo informacja o jego wieku, warto ustalić z inspektorem ochrony danych, jakie dane są niezbędne i jak je opisać w klauzuli informacyjnej. Informacji o zdrowiu dziecka nie należy zbierać w polach tekstowych formularza - to dane szczególnej kategorii, wymagające osobnej podstawy i ochrony.

Komunikacja z uczestnikami

Zapisy online zmieniają też sposób kontaktu. Uczestnik dostaje e-mail z potwierdzeniem zapisu, numerem rezerwacji i kodem dostępu. Przed zajęciami system przypomina o terminie, a po nich prosi o opinię w skali od 1 do 5. Opinie trafiają do raportu ocen; pracownik może ukryć opinię, która narusza zasady.

Kilka wskazówek z praktyki organizacji zapisów:

  • w opisie zajęć warto podać numer telefonu sekretariatu dla osób, które mają pytania przed zapisem;
  • jeżeli zajęcia wymagają zgody rodzica albo dodatkowego dokumentu, trzeba to napisać w opisie i w regulaminie, a nie dopiero w wiadomości po zapisie;
  • przy odwołaniu zajęć z ważnej przyczyny, na przykład awarii sali, warto oprócz automatycznego e-maila zadzwonić do grup dziecięcych - nie każdy rodzic czyta pocztę codziennie.

Czego system nie zrobi

Lepiej wiedzieć przed decyzją niż po niej:

  • brak listy obecności - pracownik widzi listę zapisanych osób na daną sesję, ale potwierdzanie obecności trzeba prowadzić poza systemem; jeśli dotacje rozlicza się na podstawie obecności, warto omówić to z nami przed decyzją;
  • brak karnetów i opłat semestralnych jedną płatnością;
  • brak listy rezerwowej;
  • brak SMS-ów - powiadomienia idą e-mailem.

System wysyła natomiast e-mail z potwierdzeniem zapisu, przypomnienie przed zajęciami i prośbę o opinię po nich. Portal działa w wersji polskiej, angielskiej i ukraińskiej.

Plan na pierwszy semestr

  1. Czerwiec-lipiec: spisać ofertę na nowy rok, z opisami odpowiadającymi na pytania z listy powyżej.
  2. Sierpień: utworzyć zajęcia i sesje w systemie, z przerwami świątecznymi. Przypisać instruktorów.
  3. Koniec sierpnia: ogłosić datę i godzinę otwarcia zapisów i o tej godzinie upublicznić zajęcia w portalu (pracownik robi to w panelu; system nie otwiera zapisów automatycznie o zadanej godzinie). Zapisy w sekretariacie przyjmować od tej samej chwili, żeby wszyscy mieli równe szanse.
  4. Wrzesień: sekretariat przyjmuje zapisy telefoniczne i osobiste dla osób bez internetu, ale wpisuje je do tego samego systemu.
  5. Październik: sprawdzić, które zajęcia mają wolne miejsca, i zdecydować o grupach z niską frekwencją.
  6. Koniec semestru: raport „Statystyki prowadzących” pokazuje sesje, godziny i przychody każdego instruktora.

Jak może wyglądać grafik zajęć i sal w domu kultury, opisujemy na stronie zapisy na zajęcia i rezerwacja sal w domu kultury. Szczegóły funkcji: zapisy na zajęcia online z limitem miejsc.

Wyślij zgłoszenie

Powiązane wpisy